มืออาชีพเตรียมตัวก่อนการประชุมอย่างไร

ในฐานะที่เป็น Knowledge Workers ในองค์กรชั้นนำ (HPO) การประชุมถือเป็นส่วนสำคัญที่กินเวลานานพอสมควรของเรา  การเตรียมตัวที่ดีก่อนการประชุมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายของการประชุม  บทความนี้ขอนำเสนอ 6 แนวทางที่จะช่วยให้คุณเตรียมตัวก่อนการประชุมได้อย่างมืออาชีพ

1. อ่านบันทึกการประชุมครั้งก่อน 

2. ศึกษาข้อมูลสำหรับหัวข้อประชุมครั้งนี้

3. ระบุคำถามที่คิดว่าน่าจะมีการถาม และแนวทางตอบ

4. ระบุคำถามที่เราอยากจะถาม และแนวทางการตอบ

5. ระบุประเด็นที่เราควรแสดงความคิดเห็น

6. ซักซ้อมการแสดงความคิดเห็น

เรามาเจาะลึกรายละเอียดในแต่ละข้อกันดูครับ 

1. อ่านบันทึกการประชุมครั้งก่อน

ก่อนการประชุมครั้งใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องทบทวนเนื้อหาจากการประชุมครั้งก่อน  สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทราบถึงประเด็นสำคัญที่ได้มีการพูดคุย  ความคืบหน้าของงาน  และคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบ  ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจบริบทของการประชุมครั้งใหม่ได้ดียิ่งขึ้น  และสามารถเตรียมตัวมาเพื่อตอบคำถามหรือเสนอแนะเพิ่มเติมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. ศึกษาข้อมูลสำหรับหัวข้อประชุมครั้งนี้

ใช้เวลาสักครู่เพื่อศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม  อาจรวมถึงเอกสารประกอบ  รายงาน  หรือบทความที่เกี่ยวข้อง  การทำความเข้าใจหัวข้ออย่างถ่องแท้จะช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ  แสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์  และเสนอแนะแนวทางแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์

3. ระบุคำถามที่คิดว่าน่าจะมีการถาม และแนวทางตอบ

ลองคิดดูว่าผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ อาจมีคำถามอะไรบ้างเกี่ยวกับหัวข้อการประชุม  เตรียมคำตอบล่วงหน้าสำหรับคำถามเหล่านี้   การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจและดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นเมื่อต้องตอบคำถามในระหว่างการประชุม

4. ระบุคำถามที่เราอยากจะถาม และแนวทางการตอบ

เตรียมคำถามที่คุณอยากจะถามเกี่ยวกับหัวข้อการประชุม   การถามคำถามแสดงให้เห็นว่าคุณมีส่วนร่วมและสนใจในหัวข้อ   นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจหรือดำเนินการต่อ

5. ระบุประเด็นที่เราควรแสดงความคิดเห็น

คิดประเด็นที่คุณอยากจะแสดงความคิดเห็น  เตรียมข้อมูลและหลักฐานเพื่อสนับสนุนความคิดเห็นของคุณ   การแสดงความคิดเห็นอย่างมีเหตุผลและสร้างสรรค์จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

6. ซักซ้อมการแสดงความคิดเห็น

ลองซ้อมการแสดงความคิดเห็นของคุณล่วงหน้า   การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจและสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อต้องพูดในระหว่างการประชุม

การเตรียมตัวที่ดีก่อนการประชุม  จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายของการประชุม  แสดงความเป็นมืออาชีพ  และสร้างความประทับใจให้กับผู้อื่น  ลองนำเคล็ดลับทั้ง 6 ข้อนี้ไปใช้  รับรองว่าคุณจะพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไปของคุณ