ในฐานะที่เป็น Knowledge Workers ในองค์กรชั้นนำ (HPO) การประชุมถือเป็นส่วนสำคัญที่กินเวลานานพอสมควรของเรา การเตรียมตัวที่ดีก่อนการประชุมจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายของการประชุม บทความนี้ขอนำเสนอ 6 แนวทางที่จะช่วยให้คุณเตรียมตัวก่อนการประชุมได้อย่างมืออาชีพ
1. อ่านบันทึกการประชุมครั้งก่อน
2. ศึกษาข้อมูลสำหรับหัวข้อประชุมครั้งนี้
3. ระบุคำถามที่คิดว่าน่าจะมีการถาม และแนวทางตอบ
4. ระบุคำถามที่เราอยากจะถาม และแนวทางการตอบ
5. ระบุประเด็นที่เราควรแสดงความคิดเห็น
6. ซักซ้อมการแสดงความคิดเห็น
เรามาเจาะลึกรายละเอียดในแต่ละข้อกันดูครับ
1. อ่านบันทึกการประชุมครั้งก่อน
ก่อนการประชุมครั้งใหม่ สิ่งสำคัญคือต้องทบทวนเนื้อหาจากการประชุมครั้งก่อน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทราบถึงประเด็นสำคัญที่ได้มีการพูดคุย ความคืบหน้าของงาน และคำถามที่ยังไม่ได้รับคำตอบ ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจบริบทของการประชุมครั้งใหม่ได้ดียิ่งขึ้น และสามารถเตรียมตัวมาเพื่อตอบคำถามหรือเสนอแนะเพิ่มเติมได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. ศึกษาข้อมูลสำหรับหัวข้อประชุมครั้งนี้
ใช้เวลาสักครู่เพื่อศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุม อาจรวมถึงเอกสารประกอบ รายงาน หรือบทความที่เกี่ยวข้อง การทำความเข้าใจหัวข้ออย่างถ่องแท้จะช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ แสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ และเสนอแนะแนวทางแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์
3. ระบุคำถามที่คิดว่าน่าจะมีการถาม และแนวทางตอบ
ลองคิดดูว่าผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ อาจมีคำถามอะไรบ้างเกี่ยวกับหัวข้อการประชุม เตรียมคำตอบล่วงหน้าสำหรับคำถามเหล่านี้ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจและดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นเมื่อต้องตอบคำถามในระหว่างการประชุม
4. ระบุคำถามที่เราอยากจะถาม และแนวทางการตอบ
เตรียมคำถามที่คุณอยากจะถามเกี่ยวกับหัวข้อการประชุม การถามคำถามแสดงให้เห็นว่าคุณมีส่วนร่วมและสนใจในหัวข้อ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจหรือดำเนินการต่อ
5. ระบุประเด็นที่เราควรแสดงความคิดเห็น
คิดประเด็นที่คุณอยากจะแสดงความคิดเห็น เตรียมข้อมูลและหลักฐานเพื่อสนับสนุนความคิดเห็นของคุณ การแสดงความคิดเห็นอย่างมีเหตุผลและสร้างสรรค์จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
6. ซักซ้อมการแสดงความคิดเห็น
ลองซ้อมการแสดงความคิดเห็นของคุณล่วงหน้า การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจและสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อต้องพูดในระหว่างการประชุม
การเตรียมตัวที่ดีก่อนการประชุม จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายของการประชุม แสดงความเป็นมืออาชีพ และสร้างความประทับใจให้กับผู้อื่น ลองนำเคล็ดลับทั้ง 6 ข้อนี้ไปใช้ รับรองว่าคุณจะพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไปของคุณ