ในการทำงานของ Knowledge Workers
การรายงานผลความคืบหน้าในงานต่อหัวหน้างาน
เป็นบทบาทที่สำคัญ และส่งผลต่อความสำเร็จของเราและหัวหน้า
การรายงานความคืบหน้า ไม่มีสูตรสำเร็จ
แต่ละองค์กร และแต่ละคน มีรูปแบบที่แตกต่างกัน
ดังนั้น สิ่งที่ควรคำนึงถึงคือ
ก. บริบทของธุรกิจ
ข. วัฒนธรรมองค์กร
ค. จริตของผู้รับสาร
ก. บริบทของธุรกิจ เช่น
ข้าราชการ มีระบบรายงานแบบเป็นทางการ และให้ความสำคัญในลำดับขั้นขั้นตอน
ในขณะที่เอกชน อาจไม่เป็นทางการ และอาจให้ความสำคัญน้อยในลำดับขั้น
ข. วัฒนธรรมองค์กร
บางแห่งมีรูปแบบและแนวทางที่ชัดเจน
บางแห่งมีระบบควบคุมคุณภาพที่กำหนดแนวทางให้
บางแห่งอาจจะไม่มีกรอบ ยืดหยุ่นตามหน่วยงาน
ค. จริตของผู้รับสาร
ต้องการรู้รายละเอียดทุกเรื่อง หรือ ต้องการเพียงภาพกว้าง
ต้องการให้รายงานเป็นระยะ หรือ เป็นครั้งคราว
ต้องการให้ เชิงรุก (Pro-active) หรือ เชิงรับ (Re-active)
หากมีปัญหา ให้รายงานให้ทราบ หรือ ต้องมีข้อเสนอแนะ
นอกจากนี้ขอเสนอ Tips & Techniques เพิ่มเติมให้ดังนี้ครับ
1. หลีกเลี่ยงความแปลกใจ
หัวหน้ามักไม่ชอบ surprises การรายงานความคืบหน้าควรเป็นการอัปเดตสถานการณ์งานตามปกติ ไม่ควรมีเรื่องที่หัวหน้าไม่เคยรับรู้มาก่อน โดยเฉพาะปัญหาใหญ่ ควรแจ้งให้ทราบล่วงหน้าตั้งแต่เนิ่น ๆ เพื่อหัวหน้าได้มีเวลาเตรียมรับมือ
2. แจ้งเรื่องร้ายตั้งแต่เนิ่น ๆ
หากงานเกิดปัญหา ควรแจ้งให้หัวหน้าทราบล่วงหน้า ตั้งแต่ปัญหาเริ่มเกิด หรือเมื่อคาดการณ์ว่าจะเกิดปัญหา ไม่ควรเก็บไว้จนปัญหาบานปลาย เพราะจะยิ่งแก้ไขยาก และสร้างความเสียหายมากขึ้น
3. คาดการณ์สถานการณ์และบริบทหัวหน้าล่วงหน้า
ก่อนรายงานความคืบหน้า ควรคิดวิเคราะห์สถานการณ์ และบริบทของหัวหน้า ว่าหัวหน้ากำลังกังวลเรื่องอะไร กำลังเผชิญกับปัญหาอะไรอยู่ ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณเลือกนำเสนอข้อมูลที่ตรงประเด็น และตอบโจทย์ความต้องการของหัวหน้า
4. เตรียมคำตอบสำหรับคำถามที่อาจถูกถาม
เตรียมคำตอบสำหรับคำถามที่หัวหน้าอาจถาม โดยเฉพาะคำถามเกี่ยวกับปัญหา อุปสรรค แนวทางการแก้ไข ระยะเวลา และทรัพยากรที่ต้องการ การเตรียมคำตอบที่ดี จะช่วยให้การรายงานของคุณดูน่าเชื่อถือ และสร้างความมั่นใจให้กับหัวหน้า
5. ให้ข้อมูลเหมาะสม ไม่มากไป
ให้ข้อมูลที่จำเป็น ครบถ้วน ชัดเจน ไม่มากจนเกินไป ข้อมูลที่มากเกินไปจะสร้างความสับสน และทำให้หัวหน้าเสียเวลา ควรเน้นข้อมูลสำคัญ และอธิบายเพิ่มเติมเฉพาะประเด็นที่หัวหน้าสงสัย
6. สื่อสารเป็นระยะ
สื่อสารกับหัวหน้าเป็นระยะ ไม่จำเป็นต้องรอให้ถึงเวลาประชุม หากมีข้อมูลสำคัญ หรือปัญหาเกิดขึ้น ควรแจ้งให้หัวทราบโดยทันที การสื่อสารที่สม่ำเสมอ จะช่วยให้หัวหน้าเข้าใจสถานการณ์งาน และสามารถให้คำแนะนำได้อย่างเหมาะสม
7. ตกลงกับหัวหน้าถึงแนวทางที่ถูกจริตเขา
หัวหน้าแต่ละคนมีสไตล์การทำงาน และวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกัน ควรหาเวลาพูดคุยกับหัวหน้า เพื่อเรียนรู้ว่าเขาต้องการรับข้อมูลแบบไหน ต้องการรายงานความคืบหน้าบ่อยแค่ไหน และต้องการข้อมูลอะไรเพิ่มเติม การปรับวิธีการรายงานให้เหมาะกับหัวหน้า จะช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง
สรุป
การรายงานความคืบหน้าที่มีประสิทธิภาพ เป็นการสื่อสารที่ชัดเจน ตรงประเด็น ครบถ้วน และน่าสนใจ หัวหน้าจะรู้สึกพึงพอใจ และมั่นใจในการทำงานของคุณ นำไปสู่ความสำเร็จของงาน และความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง
