ปัญหาใหญ่ที่ทำให้หัวหน้าและทีมงานแต่ละคนขัดแย้งกัน
คือเรื่องของการสื่อสารระหว่างบุคคล
สาเหตุคือ หัวหน้ามีเจตนาดี แต่สื่อสารไปแล้วทีมงานแต่ละคนตีความต่างกัน
ทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้
ดังนั้น หากเราเป็นหัวหน้าใหม่ เราควรทำความรู้จักทีมงานเราแต่ละคน
โดยที่มีสามเรื่องที่เราควรถามเขาว่า “แต่ละคนปรารถนาจะให้เราปฎิบัติกับเขาอย่างไร” คือ
- ในการมอบหมายงานกรณีที่ไม่ปกติควรสื่อสารอย่างไร
- เมื่อผิดพลาดโดยที่เขาไม่ทราบ หัวหน้าควรจะสื่อสารอย่างไร
- การจูงใจที่ตรงกับเขาเป็นพิเศษคืออะไร
โดยแต่ละกรณี หัวหน้าควรคิดสาม Scenarios แล้วถามเขาว่า “เขาคิดว่าแบบไหนที่เหมาะสมกับเขามากที่สุด”
ก. แบบที่ไม่พึงปรารถนา (เพื่อหัวหน้าจะได้รับทราบ และหลีกเลี่ยงที่จะไม่ทำ)
ข. แบบทั่วไป คนส่วนใหญ่ทำกัน เขาพอรับได้
ค. แบบที่เขาชอบ
โดยหัวหน้าอาจจะทำตัวอย่างของตัวเองให้ดูก่อน แล้วถามให้เขาตอบของเขา
ยกตัวย่างเช่น ผมเป็นหัวหน้าใหม่คุณสมชาย ผมจะเชิญเขาเข้ามาคุย โดยบอกว่า
“คุณสมชายครับ เพื่อให้ผมเข้าใจคุณมากขึ้น เมื่อทำงานกัน จะไดสื่อสารให้เข้าใจตรงกันให้มากที่สุด ผมมีสามสถานการณ์คือ มอบหมายงาน การให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลงาน และการจูงใจ โดยแต่ละสถานการณ์ผมมีแบบจำลองสาม Scenarios คือ แบบที่ไม่พึงปรารถนา แบบทั่วไป และแบบในฝัน ผมอยากให้คุณกลับไปคิด โดยที่ผมจะทำตัวอย่างของผมให้คุณดูครับ”
- ในการมอบหมายงานกรณีที่ไม่ปกติควรสื่อสารอย่างไร
ตัวอย่างเหตุการณ์สมมติ: ผมขอให้คุณไปประชุมกับประธานบริษัทแทนผมวันในอาทิตย์นี้
ก. แบบที่ไม่พึงปรารถนา “ผมไม่สนใจว่าวันอาทิตย์นี้คุณจะติดอะไร ไปประชุมกับท่านประธานฯแทนผมหน่อย”
ข. แบบทั่วไป คนส่วนใหญ่ทำกัน เขาพอรับได้ “วานไปประชุมกับท่านประธานฯแทนผมหน่อย ผมติดธุระสำคัญ”
ค. แบบที่เขาชอบ “อาทิตย์นี้ติดอะไรไหม ผมมีเรื่องรบกวน สำคัญมากแต่ผมเชื่อมั่นว่าคุณทำได้ดี…” - เมื่อผิดพลาดโดยที่เขาไม่ทราบ หัวหน้าควรจะสื่อสารอย่างไร
ตัวอย่างเหตุการณ์สมมติ: ปกติทำรายงานสำคัญไม่เคยผิด ครั้งนี้ทำงบสำคัญตกเลข “0” ไปหนึ่งตัวในรายงาน
ก. แบบที่ไม่พึงปรารถนา “เรื่องแค่นี้ไม่น่าจะสะเพร่า ทำงานมาตั้งนานแล้ว”
ข. แบบทั่วไป คนส่วนใหญ่ทำกัน เขาพอรับได้ “รายงานผิด เป็นรายงานสำคัญ ครั้งหน้าระวังให้มากนะ”
ค. แบบที่เขาชอบ “ปกติคุณไม่เคยพลาด แต่ว่าการทำงานพลาดเป็นบทเรียนทำให้รอบคอบครั้งต่อไปนะ” - การจูงใจที่ตรงกับเขาเป็นพิเศษคืออะไร
ตัวอย่างเหตุการณ์สมมติ: ผลงานปีนี้ดีเกินคาด 100% บริษัทอยากตอบแทนคุณเป็นพิเศษ
ก. แบบที่ไม่พึงปรารถนา – แค่คำขอบคุณสั้น ๆ
ข. แบบทั่วไป คนส่วนใหญ่ทำกัน เขาพอรับได้ – ให้โบนัสพิเศษเพิ่มแบบจุใจ
ค. แบบที่เขาชอบ – ให้หยุดงานเพิ่มสองสัปดาห์ไปใช้เวลากับครอบครัว
