ซีอีโอท่านหนึ่งขอให้ผมมาสังเกตการณ์การนำการประชุมผู้บริหาร หรือ Management Committee (MANCOM) ซึ่งมีเขาและผู้บริหารหัวหน้าฝ่าย Department Heads (DH) 8 คน ประชุมกันทุกสองสัปดาห์
ซีอีโอท่านนี้คิดว่าตนเองนำประชุมได้ดีพอสมควร แต่เชื่อว่าสามารถยกระดับจากดีไปยอดเยี่ยมได้หากมีคนนอกที่ไม่มีอคติมาสังเกตการณ์และให้ Feedback
การประชุมควรจะเป็น 3 ชั่วโมงแต่จบลงจริง ๆ ที่ 4 ชั่วโมง
หลังจากจบแล้วผมให้ Feedback ทั้งสิ่งที่ทำได้ดีและควรปรับปรุง เขารับฟังด้วยใจเปิดกว้าง
เนื่องจากเขามีความเชื่อใจในตัวผมสูง เขาขอให้ผมสาธิตการนำการประชุม MANCOM ให้เขาดูในครั้งต่อไป
ผมตอบรับด้วยความยินดี แต่ต้องเตรียมความพร้อมให้ผู้เข้าร่วมประชุมก่อนการประชุมจริง
ผมขอนัดผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน 1 ชั่วโมง เพื่อมาซักซ้อมความเข้าใจก่อนการประชุมจริงหนึ่งสัปดาห์
ในการเตรียมความพร้อมนั้น ผมแจ้งว่า MANCOM ครั้งต่อไป ผมจะสาธิตบทบาทการเป็นประธานการประชุมให้ซีอีโอ โดยท่านจะเป็นผู้สังเกตการณ์เพื่อเรียนรู้กระบวนการการนำการประชุม
การประชุม MANCOM นั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อ แจ้งสิ่งที่ทำไปสองสัปดาห์ก่อน สื่อสารสิ่งที่จะทำในสองสัปดาห์หน้า ตัดสินใจร่วมกันในประเด็นที่เกี่ยวข้องระหว่างทีมงาน และสุดท้ายคือเป็นโอกาสในการพัฒนาภาวะผู้นำสำหรับทุกคน
โดยผมเน้นย้ำประเด็นการพัฒนาภาวะผู้นำมาก
เพราะอะไรหรือครับ
เพราะว่า MANCOM คือกองบัญชาการที่นำองค์กรไปสู่กิจกรรมสำคัญต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น จึงเป็นเวทีที่ผู้บริหารระดับสูงทุกคนต้องแสดงศักยภาพภาวะผู้นำ มันเป็นห้องทดลองที่จะเรียนรู้เรื่องภาวะผู้นำ มีโอกาสเรียนรู้จากการสังเกตคนอื่น และได้มีโอกาสใช้ภาวะผู้นำในทุกเรื่อง
จึงเป็นความจำเป็นอย่างยิ่งที่ทุกคนจะต้องมีส่วนร่วมและทุ่มเทข้อมูลและปัญญาให้เต็มร้อยในระหว่างการประชุม ที่สำคัญคือเวลาส่วนใหญ่ควรจัดสรรไปกับการหารือที่มีคุณค่ามากกว่าการแจ้งข่าวสารความคืบหน้าที่หาอ่านกันได้ด้วยตนเอง
ผมเสนอว่า DH 8 คน มีเวลาคนละ 15 นาทีตามที่พวกเขาเคยตกลงกันในอดีต แต่ต้องบริหารเวลา ดังนั้น 8 คนเท่ากับใช้เวลา 2 ชั่วโมง และซีอีโอมีเวลาอีก 1 ชั่วโมงเพื่อหารือประเด็นที่สำคัญเพื่อเปิดโอกาสให้ผู้บริหารได้ใช้ดุลพินิจอย่างคุ้มค่า
15 นาทีของแต่ละ DH คือ 5 นาทีแรกแจ้งสิ่งสำคัญ 3 เรื่องในอดีต 5 นาทีถัดไปแจ้ง 3 เรื่องสำคัญในอนาคต และ 5 นาทีสุดท้ายสำหรับหารือเรื่องสำคัญหนึ่งเรื่องที่เกี่ยวข้องกับคนอื่น
คนส่วนใหญ่จะบริหารเวลา 5 นาทีสุดท้ายในเรื่องที่นำมาหารือไม่จบ ดังนั้น เราต้องแน่ใจว่าเรื่องนั้นสำคัญจริง แนวทางก็คือ ต้องเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องสามฝ่ายขึ้นไป
หากเป็นเรื่องของสองฝ่ายงานทั้งสอง DH คู่กรณีควรไปหารือกันนอกรอบ MANCOM
ที่เป็นเช่นนี้เพราะบ่อยครั้งที่คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยถนัดในการสื่อสารโน้มน้าวกันสองต่อสอง ดังนั้นแทนที่เขาจะรับผิดชอบคุยกันแค่สองคนพวกเขากลับนำประเด็นมาใช้เวลาในที่ประชุม MANCOM แทน
นอกจากนี้หากประเด็นไม่จบใน 5 นาที ซีอีโอมีสิทธิ์ที่จะเลือกที่จะ “พัก” ประเด็นนั้นไว้ก่อน แล้วค่อยมาพิจารณาทีหลังว่าจะใช้เวลาของตนที่มี 1 ชั่วโมงในตอนท้ายการือต่อเรื่องที่ “พัก” ไว้ดีหรือไม่
ผมแนะนำการเตรียมตัวการนำเสนอของแต่ละคน ให้ 15 นาทีมีประสิทธิผลสูงสุดคือ
1. ชัดเจน ตรงประเด็น
2. อย่าขี่ม้ารอบเมือง
3. อย่าโหมโรงเล่าบริบทนานไป
4. ไม่ต้องมาบอกว่าตัวเองทำอะไรไปมากมาย
5. อย่ากลัวคนไม่เข้าใจ เขาสงสัยเขาก็ถามเอง
6. คาดหมายคำถามที่อาจะถูกถามให้มากที่สุด
7. เตรียมข้อมูลสำรองสำหรับตอบให้เยอะที่สุด
ต่อจากนั้น ผมแนะนำแนวทางการมีส่วนร่วมระหว่างประชุมคือ
ระหว่างที่คนอื่นนำเสนอทุกคนต้องตั้งใจฟังให้เต็มที่ ห้ามเล่นอุปกรณ์ Gadgets มือถือ หรือทำงานบนคอมพิวเตอร์ ทุกคนต้องตั้งใจฟังคนที่นำเสนอ เพราะว่าเราต้องการปัญญาของทุก ๆ คนไม่ใช่แค่ต้องการให้ “ร่างกาย” มานั่งในที่ประชุมเท่านั้น หลายคนคิดว่าการมา “นั่ง” คือการร่วมประชุมในขณะที่ใจคิดเรื่องอื่น
เทคนิคสุดท้ายคือการเตรียมตัวถาม
ระหว่างฟัง คุณต้องหมั่นถามตนเองว่า
1. เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับลูกค้าภายนอกเราอย่างไร
2. เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับฝ่ายเราอย่างไร
3. เราจะเพิ่มคุณค่าเราให้ผู้นำเสนอได้อย่างไรบ้าง
4. เราจะสนับสนุนเขาอย่างไรได้บ้างให้เขาบรรลุเป้าหมาย
5. หากเราทำตามนี้จะมีความเสี่ยงอะไร
6. เรากังวลใจอะไร
7. เราจะแสดงความชื่นชมเชิงสร้างสรรค์กับเขาได้อย่างไร
หลังจากนั้นหนึ่งสัปดาห์ ผมก็สาธิตการนำประชุมจริง
ในตอนจบ ผมถามความเห็นจากทุกคน พวกเขายอมรับว่าการประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น พวกเขาคิดจะใช้กระบวนการนี้ต่อไป และยังเสนอว่าเนื่องจากเป็นกระบวนการที่ดี ดังนั้นพวกเขาจะสลับกันนำการประชุมในคราว ต่อไป
