สิ่งที่เห็นพลาดกันบ่อย ในหัวหน้า/ผู้จัดการ/ผู้อำนวยการ คือการขยันแต่ประสิทธิผลต่ำ
คนที่ทำงานเก่ง ได้โปรโมทเป็นหัวหน้า จึงทำงานของตนเองหนักขึ้น แทนที่จะขับเคลื่อนงานให้สำเร็จผ่านพนักงานที่สังกัดของตน
หัวหน้าได้โปรโมทเป็นผู้จัดการ จึงทำหน้าที่หัวหน้ามากขึ้นโดยเน้นที่การลงมือทำงานและการติดตามงาน ซึ่งมักจะเกี่ยวเนื่องไปเรื่องการลงมือแก้ไขปัญหางานของพนักงาน แทนที่จะจัดการงานผ่านหัวหน้าที่สังกัดของตน
ผู้จัดการได้โปรโมทเป็นผู้อำนวยการ แต่กลับไปทำหน้าที่ของผู้จัดการบ้าง/หัวหน้าบ้าง/พนักงานบ้าง แทนที่จะอำนวยการงานให้สำเร็จผ่านผู้จัดการ
เราจึงเห็นผู้บริหาร (หัวหน้า/ผจก./ผอ.) ยุ่ง แต่ปัญหาระระยาวกลับไม่ได้รับการจัดการ พนักงานทำงานไม่เก่งไปเรื่อย ๆ
ตารางนี้อาจพอช่วยให้เราเข้าใจบทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ และการจัดสรรเวลาของแต่ละตำแหน่งได้ดีขึ้น และนำไปสู่การขับเคลื่อนงาน การจัดการงาน และการอำนวยการงานที่เหมาะสม
% ที่ให้ไว้ในแต่ละช่องนั้น ไม่ได้เป็นการตายตัวว่าจะต้องเป๊ะ ๆ แบบนั้นไปทุกช่อง แต่ให้ไว้เพื่อให้เห็นเป็นการเปรียบเทียบการจัดสรรเวลาของแต่ละระดับ เช่น หัวหน้า วางแผนน้อยกว่า ผู้จัดการ และผู้จัดการวางแผนน้อยกว่าผู้อำนวยการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริบทและประเภทธุรกิจของแต่ละองค์กรด้วยครับ
แนวทางการประยุกต์ใช้แนวคิดนี้
1. ทบทวนแผนที่คิดว่าควรจะเป็น: นั่งลงแล้วประเมินว่า ในหกเดือนที่ผ่านมา เราควรจัดสรรเวลาอย่างไร
2. วิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้นจริง: ลองเก็บข้อมูลจากตารางการทำงานในหกเดือนที่ผ่านมา แล้วเทียบแผน
3. วางแผนใหม่: หากมีสิ่งที่ควรปรับปรุง ให้จัดทำแผนใหม่สำหรับหกเดือนถัดไป
4. ติดตามประเมินผล: ลงมือทำตามแผน และเมื่อผ่านไปหนึ่งเดือน ลองวิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้นจริง
