คนสองคนผลงานพอ ๆ กัน
คนที่พูดเก่ง คอยพูดรายงานผลงานบ่อย ๆ ดูเป็นคนมีผลงานมาก
คนเงียบ ๆ รายงานสั้น ๆ ถ้าไม่ถามก็ไม่พูด ดูเป็นคนไม่มีผลงานเท่าไร
ดังนั้น คนเงียบ ๆ อาจจะต้องหาทางเสริมในเรื่องการสื่อสาร
คนเงียบ มักช่างสังเกต คิดวิเคราะห์ดี และน่าจะเขียนได้ดีกว่าพูด
จึงควรเขียนให้เก่ง เพื่อสื่อสารผลงานชดเชยการพูดไม่เก่งของเรา
เราจะเขียนรายงานผลงานอย่างไร
ใช้กฎ ABC ครับ
A มาจาก Audience “ผู้อ่านคือใคร” “เขามีจริตในการอ่านอย่างไร”
B มาจาก Benefit “ประโยชน์ที่เขาจะได้รับคืออะไร”
C มาจาก Consequence “ผลลัพธ์ที่เราต้องการให้เกิดเมื่อเขาอ่านจบคืออะไร”
เรามาเจาะลึกทีละข้อกันครับ
A ในการเขียนรายงาน เพื่อให้หัวหน้าเราทราบว่าเราสร้างคุณค่าอะไรให้องค์กร
เราต้องวิเคราะห์ว่าหัวหน้าเราถนัดการอ่านแบบไหน เช่น
ก. ต้องมีการปูพื้น เล่าบริบทก่อน วิเคราะห์ข้อดี/ข้อเสีย
นำเสนอทางเลือกสองทาง แล้วเสนอสิ่งที่เราคิดว่าเหมาะที่สุด
ข. มั่นใจในดุลพินิจของเรา ขอข้อมูลสั้น ๆ แล้วบอกมาเลยว่าต้องการอะไร
ค. แบบอื่น ๆ แล้วแต่บุคคล
เราจะรู้ได้อย่างไร
ก. ถามเลขา
ข.สังเกตรายงานในอดีต
ค. ถามตรงเลย
B ประโยชน์ที่เขาจะได้รับคืออะไร
คนมักจะนำเสนอข้อมูล แต่ไม่บอกประโยชน์ หรือนัยสำคัญที่สร้างคุณค่าให้องค์กร
ตัวอย่าง ประโยชน์ หรือคุณค่าสำคัญขององค์กร คือ ลูกค้ากลับมาใช้บริการอีก / ลดค่าใข้จ่าย / เพิ่มรายได้
เช่น
เราเสนอให้ลดขั้นตอนเพื่อกระชับกระบวนการ
เราเสนอลดขั้นตอน เพื่อลดค่าใช้จ่าย 5%
C ผลลัพธ์ที่ต้องการ
การเขียนของเราหวังผลอะไร
ก. เข้าใจว่าเราต้องการสร้างคุณค่าอะไร
ข. โน้มน้าวให้มั่นใจว่าเราสามารถสร้างคุณค่าอะไร
ค. ต้องการให้ตัดสินใจอนุมัติ
ฝึกฝน สังเกต ปรับปรุง พัฒนา ทำให้บ่อย เดี๋ยวก็เขียนเก่งครับ
