การทำงานเชิงรุก (Proactive) หมายถึง การทำงานที่คาดการณ์ล่วงหน้าและวางแผนอย่างรอบคอบ เพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น หรือเพื่อพัฒนางานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น การทำงานเชิงรุกเป็นทักษะสำคัญที่พนักงานทุกคนควรมี เพราะจะช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในการทำงาน
หากทำงานในองค์กรสมรรถนะสูง มีหัวหน้ามืออาชีพ แนวทางที่หัวหน้าส่วนใหญ่มองหาคือ
การทำงานเชิงรุกในลักษณะต่อไปนี้
1. คิดแทนหัวหน้าสามก้าว
การคิดแทนหัวหน้าสามก้าว หมายถึง การคิดถึงผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตจากงานที่ได้รับมอบหมาย คิดถึงสิ่งที่อาจเกิดขึ้นและอาจส่งผลกระทบต่องาน และคิดถึงแนวทางแก้ไขหรือป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า
ตัวอย่าง:
พนักงานได้รับมอบหมายให้จัดทำแผนการตลาดสำหรับสินค้าใหม่ พนักงานควรคิดถึงผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นจากแผนการตลาด เช่น ยอดขาย ยอดกำไร อัตราการใช้สินค้า ฯลฯ นอกจากนี้ พนักงานควรคิดถึงสิ่งที่อาจเกิดขึ้นและอาจส่งผลกระทบต่อแผนการตลาด เช่น การเปลี่ยนแปลงของพฤติกรรมผู้บริโภค คู่แข่งรายใหม่ ฯลฯ และควรคิดถึงแนวทางแก้ไขหรือป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า เช่น การทำวิจัยตลาดเพื่อสำรวจพฤติกรรมผู้บริโภค การทำแผนสำรองในกรณีที่คู่แข่งรายใหม่เข้ามาในตลาด
2. ฟังการมอบหมายงานอย่างตั้งใจ
การฟังการมอบหมายงานอย่างตั้งใจ หมายถึง การตั้งใจฟังสิ่งที่หัวหน้าสื่อสาร เข้าใจรายละเอียดของงานที่ได้รับมอบหมาย และถามคำถามเพื่อขอความกระจ่างหากไม่เข้าใจ
ตัวอย่าง:
หัวหน้ามอบหมายงานให้พนักงานนำเสนอผลงานต่อผู้บริหารระดับสูง พนักงานควรตั้งใจฟังสิ่งที่หัวหน้าสื่อสารเกี่ยวกับงานนำเสนอ เช่น หัวข้องาน วัตถุประสงค์ของงาน กำหนดเวลา ฯลฯ และควรถามคำถามเพื่อขอความกระจ่างหากไม่เข้าใจ เช่น หัวข้องานควรเน้นประเด็นใดบ้าง ผู้บริหารระดับสูงคาดหวังอะไรจากงานนำเสนอ ฯลฯ
3. ทวนสิ่งที่เข้าใจ และถามแจกแจงสิ่งที่ไม่แน่ใจ
การทวนสิ่งที่เข้าใจ และถามแจกแจงสิ่งที่ไม่แน่ใจ หมายถึง การทวนสิ่งที่เข้าใจเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมาย และถามคำถามเพื่อขอความกระจ่างหากไม่เข้าใจ เพื่อสร้างความมั่นใจว่าเข้าใจงานที่ได้รับมอบหมายอย่างถูกต้องตรงกันกับที่หัวหน้าต้องการ
ตัวอย่าง:
พนักงานได้รับมอบหมายให้เขียนรายงานสรุปผลการประชุม พนักงานควรทวนสิ่งที่เข้าใจเกี่ยวกับการประชุม เช่น ประเด็นสำคัญในการประชุม ความเห็นของที่ประชุม ฯลฯ และควรถามคำถามเพื่อขอความกระจ่างหากไม่เข้าใจ เช่น ประเด็นสำคัญในการประชุมควรเน้นประเด็นใดบ้าง ความเห็นของที่ประชุมมีประเด็นใดที่ควรนำมาเขียนในรายงาน ฯลฯ
4. บอกแผนงานคร่าว ๆ ว่าจะทำอะไร
การบอกแผนงานคร่าว ๆ ว่าจะทำอะไร หมายถึง การบอกหัวหน้าถึงแผนงานคร่าว ๆ ว่าจะทำอย่างไรเพื่อบรรลุเป้าหมายของงานที่ได้รับมอบหมาย เพื่อแสดงถึงความกระตือรือร้นในการทำงานและความพร้อมในการรับผิดชอบงาน
ตัวอย่าง:
พนักงานได้รับมอบหมายให้จัดทำแผนการตลาดสำหรับสินค้าใหม่ พนักงานควรบอกแผนงานคร่าว ๆ ว่าจะทำอะไร เช่น ขั้นตอนในการทำแผนการตลาด ระยะเวลาในการทำแผนการตลาด บุคคลที่เกี่ยวข้องในการทำแผนการตลาด ฯลฯ
5. รับฟังความเห็นมาบูรณาการแผน
การรับฟังความเห็นมาบูรณาการแผน หมายถึง การรับฟังความคิดเห็นจากผู้อื่น เช่น หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า ฯลฯ เพื่อนำมาปรับปรุงแผนงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ตัวอย่าง:
พนักงานได้รับมอบหมายให้จัดทำแผนการตลาดสำหรับสินค้าใหม่ พนักงานควรรับฟังความคิดเห็นจากหัวหน้า เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า ฯลฯ เพื่อนำมาปรับปรุงแผนการตลาด เช่น ปรับปรุงเนื้อหาของแผนการตลาดให้น่าสนใจยิ่งขึ้น ปรับปรุงราคาของสินค้าให้เหมาะสมยิ่งขึ้น ฯลฯ
6. ประเมินความเสี่ยง ปรับแผน แล้วลงมือ
การประเมินความเสี่ยง การปรับแผน และการลงมือ หมายถึง การประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากแผนงาน การปรับแผนงานให้เหมาะสมกับความเสี่ยงที่ประเมินได้ และการลงมือทำตามแผนงาน
ตัวอย่าง:
พนักงานได้รับมอบหมายให้จัดทำแผนการตลาดสำหรับสินค้าใหม่ พนักงานควรประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากแผนการตลาด เช่น ความเสี่ยงที่ลูกค้าไม่สนใจสินค้า ความเสี่ยงที่คู่แข่งรายใหม่เข้ามาในตลาด ฯลฯ และควรปรับแผนงานให้เหมาะสมกับความเสี่ยงที่ประเมินได้ เช่น เพิ่มงบประมาณในการโฆษณาเพื่อกระตุ้นความสนใจของลูกค้า เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ ๆ ให้กับสินค้าเพื่อแข่งขันกับคู่แข่ง ฯลฯ
สรุป:
การทำงานเชิงรุกในลักษณะที่กล่าวมาข้างต้น จะช่วยให้พนักงานได้รับความไว้วางใจจากหัวหน้า มีโอกาสได้รับการมอบหมายงานที่สำคัญ ๆ และมีโอกาสประสบความสำเร็จในการทำงานมากขึ้น
