Agile เป็นแนวทางการทำงานที่ให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีม การสื่อสาร การปรับเปลี่ยน และการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง การทำงานแบบ Agile นั้นเหมาะกับงานที่มีความซับซ้อน เปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว หรือมีความต้องการที่หลากหลายจากลูกค้า โดยทีม Agile จะทำงานเป็นระยะ ๆ หรือที่เรียกว่า Sprint โดยในแต่ละ Sprint ทีมจะทำงานให้เสร็จตามเป้าหมายที่วางไว้
จากประสบการณ์ที่ผมมีโอกาสสังเกตการณ์การทำงานของทีมงาน Knowledge Workers ในงานโครงการหนึ่ง พบว่าทีมงานประสบความสำเร็จในการทำงานแบบ Agile ได้อย่างยอดเยี่ยม โดยปัจจัยแห่งความสำเร็จของทีมงานนั้นสามารถสรุปได้ดังนี้
1. ศีลเสมอกัน
ทีมงานมีอุดมการณ์ ค่านิยม และชุดความคิดที่ใกล้เคียงกัน สิ่งนี้ทำให้ทีมงานมีเป้าหมายร่วมกันและทำงานไปในทิศทางเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ทีมงานมีเป้าหมายร่วมกันในการสร้างสรรค์ผลงานที่มีคุณภาพสูง และพร้อมที่จะทำงานหนักเพื่อบรรลุเป้าหมายนั้น
2. ไว้วางใจกันสูง
ทีมงานไว้วางใจซึ่งกันและกัน โดยแต่ละคนอาสาใช้จุดแข็งของตัวเองเพื่อสร้างผลงานให้ทีม ตัวอย่างเช่น ทีมมีนักออกแบบที่เก่งมาก ทีมจึงมอบหมายให้นักออกแบบคนนี้รับผิดชอบการออกแบบผลิตภัณฑ์ทั้งหมด
3. กระตุ้นให้เพื่อนออกจาก Comfort Zone
ทีมงานกระตุ้นให้เพื่อนออกจาก Comfort Zone เพื่อเป็นการฝึกฝนและพัฒนาตัวเอง ตัวอย่างเช่น ทีมมีนักพัฒนาที่เก่งแต่มีความกลัวในการนำเสนอผลงานต่อหน้าผู้อื่น ทีมจึงให้นักพัฒนาคนนี้นำเสนอผลงานต่อหน้าลูกค้าอยู่บ่อย ๆ เพื่อฝึกฝนทักษะการนำเสนอ
4. ควบคุมตัวเองไม่ให้ใช้จุดแข็ง Dominate คนอื่นมากเกินไป
ทีมงานควบคุมตัวเองไม่ให้ใช้จุดแข็งของตัวเอง Dominate คนอื่นมากเกินไป ตัวอย่างเช่น ทีมมีหัวหน้าทีมที่เก่งมาก แต่หัวหน้าทีมคนนี้ก็รู้ว่าต้องฟังความคิดเห็นของสมาชิกในทีมด้วยเช่นกัน
5. Feedback กันแบบสุภาพและตรงไปตรงมา
ทีมงาน Feedback กันแบบสุภาพและตรงไปตรงมา โดยเน้นที่การปรับปรุงงาน ไม่ใช่การโจมตีบุคคล ตัวอย่างเช่น ทีมมีสมาชิกคนหนึ่งที่ทำงานช้า ทีมจึง Feedback ให้สมาชิกคนนั้นทราบอย่างสุภาพว่าควรปรับปรุงการทำงานให้รวดเร็วขึ้น
6. รับฟังเหตุผลและพร้อมจะเปลี่ยนความคิด
ทีมงานรับฟังเหตุผลและพร้อมจะเปลี่ยนความคิด ตัวอย่างเช่น ทีมมีสมาชิกคนหนึ่งเสนอไอเดียที่แปลกใหม่ ทีมก็รับฟังไอเดียนั้นอย่างตั้งใจ และพร้อมที่จะพิจารณาใช้ไอเดียนั้นหากเห็นว่ามีประโยชน์
7. เมื่อใครทำอะไรดี จะได้รับคำชมเป็นรางวัล
ทีมงานชื่นชมเมื่อใครทำอะไรดี สิ่งนี้จะช่วยสร้างแรงจูงใจในการทำงานของทุกคน ตัวอย่างเช่น ทีมมีสมาชิกคนหนึ่งทำงานหนักจนทำให้โครงการเสร็จทันเวลา ทีมจึงมอบคำชมให้กับสมาชิกคนนั้น
8. เมื่อเพื่อนพลาด ไม่ซ้ำเติม และให้กำลังใจ
ทีมงานไม่ซ้ำเติมเมื่อเพื่อนพลาด แต่จะให้กำลังใจเพื่อนเพื่อให้เพื่อนสามารถก้าวข้ามความผิดพลาดไปได้ ตัวอย่างเช่น ทีมมีสมาชิกคนหนึ่งทำผิดพลาดจนทำให้โครงการล่าช้า ทีมจึงให้กำลังใจสมาชิกคนนั้นและให้คำแนะนำในการแก้ไขข้อผิดพลาด
9. AAR – After Action Review หลังจบประชุม ทำให้ยกระดับการพัฒนาของทีมในเวลาอันสั้น
ทีมงานทำ AAR – After Action Review หลังจบประชุม สิ่งนี้จะช่วยสะท้อนผลการทำงานที่ผ่านมาและหาแนวทางปรับปรุงการทำงานในอนาคต ตัวอย่างเช่น ทีมพบว่าการประชุมใช้เวลานานเกินไป ทีมจึงหาวิธีทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
10. มีการใช้เทคโนโลยีช่วยทำงานอย่างมาก
ทีมงานใช้เทคโนโลยีช่วยทำงานอย่างมาก สิ่งนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดเวลาในการทำงาน ตัวอย่างเช่น ทีมใช้เครื่องมือ Collaboration ในการแชร์ไฟล์และความคิดเห็นในการทำงานร่วมกัน
11. สื่อสารแบบไม่เป็นทางการข้ามกลุ่มย่อยบ่อยมาก
ทีมงานสื่อสารแบบไม่เป็นทางการข้ามกลุ่มย่อยบ่อยมาก สิ่งนี้ช่วยให้ทีมสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ทีมมีสมาชิกจากหลายกลุ่มย่อย ทีมจึงจัดให้มีกิจกรรมสังสรรค์นอกเวลางานเพื่อให้สมาชิกจากกลุ่มย่อยต่างๆ สามารถรู้จักกันและสื่อสารกันได้
12. ยืดหยุ่นเวลาทำงาน เย็น / ค่ำ / วันหยุด
ทีมงานยืดหยุ่นเวลาทำงาน เย็น / ค่ำ / วันหยุด สิ่งนี้ช่วยให้ทีมสามารถทำงานให้เสร็จตามเป้าหมายได้แม้จะมีอุปสรรคต่างๆ ตัวอย่างเช่น ทีมมีสมาชิกบางคนต้องทำงานประจำนอกเวลางาน ทีมจึงอนุญาตให้สมาชิกคนนั้น
ทำงานในโครงการ Agile ในเวลาอื่น ๆ ได้
ปัจจัยแห่งความสำเร็จเหล่านี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการทำงานแบบ Agile Team ขององค์กรต่าง ๆ ได้ โดยองค์กรควรพิจารณาปัจจัยเหล่านี้และปรับให้เหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์กรและลักษณะของงาน
