“พี่เปรมผมไม่มีเวลาเลย งานมากจริง ๆ มีอะไรต้องทำเยอะแยะไปหมด ผมจะบริหารเวลาอย่างไรดีพี่ช่วยสอนผมหน่อยครับ ร้านพี่ใหญ่กว่าผมตั้งเยอะ แต่ดูพี่ไม่ยุ่งเลย มีเคล็ดลับในการบริหารเวลาอย่างไรครับ”
ไมตรีเพิ่งได้รับการเลื่อนตำแหน่งจากพนักงานบริการลูกค้าวุโสเป็นผู้จัดการร้านเสื้อผ้าแฟชั่นชั้นนำแห่งหนึ่ง ซึ่งมีร้านหลายสาขาทั่วประเทศ ไมตรีมาขอคำแนะนำสำหรับการเป็นผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพ จากเปรม ซึ่งเป็นผู้จัดการร้านรุ่นพี่ ของอีกสาขาหนึ่ง
“ไมตรีจากการที่ผมสังเกตุวิธีการทำงานของคุณนะ ผมว่าไม่ใช่เรื่องบริหารเวลาหรอกที่คุณต้องการ ผมคิดว่าคุณมอบหมายงานน้อยเกินไป ซึ่งคงน่าจะมาจากสองสาเหตุก็คือ ข้อแรกคุณเกรงใจลูกน้องมากไปหน่อย และอีกข้อหนึ่งก็คือ คุณอาจจะยังไม่รู้วิธีมอบหมายงาน
คุณเกรงใจลูกน้องมากเกินไปเอง เพราะว่าคุณได้รับการโปรโมทมาจากระดับเดียวกัน จากความเป็นเพื่อนขึ้นเป็นหัวหน้าเขาก็เลยวางตัวไม่ถูก ความจริงแล้วคุณคิดมากไปเอง เพื่อนคุณนะเขายอมรับฝีมือคุณ และเขาก็เข้าใจว่าหัวหน้าต้องมอบหมายภาระกิจให้ลูกน้อง นอกจากนี้บริษัทเราก็คาดหวังว่าผู้จัดการคือ ผู้ที่ทำให้งานสำเร็จได้ด้วยผู้ใต้บังคับบัญชาหรือฝรั่งเรียกว่า Get things done through others ไม่งั้นบริษัทคงเรียกคุณว่าพนักงานอาวุโสไปแล้วหละ พี่ว่าคุณเกรงใจบริษัทน่าจะเหมาะกว่า เพราะว่าการที่คุณในฐานะที่เป็นผู้จัดการแล้วไม่สามารถบริหารงานได้ตามเป้าหมาย เพราะมัวแต่มายุ่งกับการทำงานอยู่คนเดียวนั้นไม่ถูกต้อง เพราะผลเสียหายมันตกกับการบริการลูกค้า สำหรับเรื่องการมอบหมายงานนั้น ผมจะแนะนำให้ สนใจไหมละ”
“พี่เปรมครับ รีบไขความลับเลย ผมรอจดอยู่แล้วพี่” ไมตรีพูดด้วยท่าทีที่กระตือรือร้น
เปรมเริ่มต้นว่า “เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ผมต้องมอบหมายงานหน้าที่ผู้จัดการร้านในเรื่องของการประชุมช่วงเช้าที่เรียกว่า Morning Brief ระหว่าง 08:00-09:30 น. ก่อนเปิดร้าน ซึ่งผู้ร่วมประชุมคือพนักงานบริการลูกค้าสี่คนและแคชเชียร์หนึ่งคน ผมต้องไปอบรมที่สำนักงานใหญ่จึงบอกทีมงานว่าสามวันที่ไม่อยู่ จะให้สมชายพนักงานบริการลูกค้าที่อาวุโสที่สุดทำหน้าที่แทน
เย็นวันนั้นผมก็เชิญสมชายมาคุยเพื่อมอบหมายงาน
ผมเริ่มต้นการสนทนา โดยกล่าวว่า: สมชาย ตามที่พี่ได้แจ้งในที่ประชุมเช้านี้ว่า ในสัปดาห์หน้าพี่จะให้คุณทำหน้าที่ประธานในที่ประชุม เมื่อเช้าเท่าที่สังเกต เพื่อน ๆ เขาก็ไม่มีใครต่อต้าน พี่มั่นใจว่าคุณจะทำได้ดี เดี๋ยวพี่จะแนะนำแนวทางเพื่อให้คุณมั่นใจยิ่งขึ้น มีอะไรหนักใจมั๊ย
สมชายกล่าวตอบผมว่า: พี่ครับงานผมก็มากพออยู่แล้ว ยังต้องรับผิดชอบเพิ่มอีก ทำไมไม่เว้นการประชุมไปก่อน จนกว่าพี่จะกลับมาละครับ หรือไม่ก็ให้คนอื่นเป็นแทนก็ได้นี่
ผมยิ้มแล้วจึงบอกไปอย่างนิ่มนวลว่า: สมชายก็รู้นี่ว่าการประชุมทุกเช้ามันช่วยให้เราแก้ปัญหาได้วันต่อวัน อีกอย่างหนึ่งที่พี่มอบหมายคุณก็เพราะว่าคุณมีทักษะพร้อม อีกทั้งการยอมรับจากเพื่อน ๆ ก็ไม่มีปัญหา คุณจึงเป็นผู้ที่เหมาะสมที่สุด…และที่สำคัญคือสมชายเคยบอกพี่ว่าต้องการความก้าวหน้าขึ้นเป็นฝ่ายบริหารในอนาคต หน้าที่สำคัญของฝ่ายบริหารคือการสื่อสารด้วยการประชุม สมชายก็ได้ประโยชน์ตรงที่มีโอกาสฝึกการนำการประชุมและทักษะผู้นำด้วย นั่นแหละ เขาถึงยอมรับ
ผมจึงพูดต่อ: การนำประชุมในตอนเช้านั้นมีจุดมุ่งหมายสามอย่างคือ สอบถามปัญหาที่เกิดขึ้นเมื่อวันก่อน วางแผนงานประจำวัน และสื่อสารข่าวสารและความเคลื่อนไหวต่าง ๆ ที่ได้รับจากสำนักงานใหญ่ สิ่งที่สำคัญก็คือทุกคนเข้าใจตรงกัน มิใช่ผู้นำการประชุมเข้าใจคนเดียว จากประสบการณ์ของพี่เวลานำประชุมในช่วงแรก สิ่งที่มักพลาดคือ พูดไม่ครบหัวข้อที่ต้องการ แนวทางป้องกันปัญหานี้ก็คือก่อนเข้าประชุมสิบนาทีให้เตรียมหัวข้อที่จะเข้าประชุมและทบทวนว่าครบถ้วนหรือไม่ ศึกษาเรื่องต่าง ๆ โดยเฉพาะข่าวสารจากสำนักงานใหญ่ หากมีซองสีน้ำตาลจากสำนักงานใหญ่ที่จ่าหน้ามาถึงพี่โดยไม่มีข้อความว่า Confidential ขอให้สมชายเปิดดูได้ เพราะส่วนใหญ่จะเป็นคำสั่งต่าง ๆ
เมื่อพูดแล้ว ผมก็ต้องมีความใจเย็น รอจังหวะให้สมชายเขาจดให้ทันด้วย
เมื่อสมชายจดเสร็จเขากล่าวว่า: พี่ครับผมขอทบทวนสิ่งที่พี่พูดมาหน่อยครับ สมชายกล่าวทวนจนครบพร้อมกับถามว่า: พี่ครับแล้วแฟกซ์จากสำนักงานใหญ่ที่มาถึงพี่ละครับ
ผมจึงตอบไปว่า: เก่งมากที่ทบทวนได้ครบ เอ้อดีแล้ว ที่ถามเกี่ยวกับเรื่องแฟกซ์ พี่ขอโทษลืมไปเลย แฟกซ์ยิ่งสำคัญใหญ่สมชายช่วยดูให้ด้วย แล้วลงมือดำเนินการตามแฟกซ์ ไปเลย
ผมพูดต่อว่า: เวลาพี่ไปอบรม พอถึงสิบโมงครึ่งเขาจะมีเบรคทานกาแฟ พี่จะโทรมาหาคุณเผื่อมีคำถามอะไร หากระหว่างประชุมมีคำถามหรือสิ่งที่ไม่คาดคิด หากไม่เร่งด่วนบอกเพื่อน ๆ ว่าจะเช็คกับพี่ตอนพี่เบรค พี่คิดว่ามีเท่านี้แหละ
สมชายกล่าวทวนอีกครั้งแบบเร็ว ๆ เขายังเสนอแนะไอเดียเพิ่มโดยกล่าวว่า พี่ครับหากผมจะเตรียมการประชุมของวันจันทร์ โดยกลับไปซักซ้อมการนำประชุมที่บ้านมาก่อนสองสามรอบในช่วงเสาร์อาทิตย์ พี่มีความเห็นอย่างไรครับ
ผมจึงกล่าวชมกลับไปว่า เป็นความคิดที่ดีมาก การเตรียมตัวจะช่วยคุณได้มากทีเดียวโดยเฉพาะครั้งแรก…”
ผมจึงลองทดสอบความเข้าใจกับสมชายว่า ขอเช็คความเข้าใจหน่อยนะว่าเราเข้าใจตรงกันทั้งหมดหรือไม่
ปัญหาที่เกิดบ่อยๆในการประชุมครั้งแรกๆคืออะไร สมชายตอบอย่างคล่องแคล่ว ผมก็โล่งใจ”
ไมตรีจึงถามเปรมขึ้นมาบ้าง “พี่เปรม มันไม่ลงรายละเอียดจนหยุมหยิมเกินไปหน่อยหรือครับ วิธีนี้นะ ผมคงจะไม่มีเวลามากพอ ที่จะมามอบหมายงานกันยาวขนาดนี้ ผมไม่เหมือนพี่นี่ครับ เพราะว่าที่ร้านของผม ปัญหามันบานตะไท เลยครับ”
เปรมจึงบอกว่า “ไมตรี เวลามอบหมายงานเราก็ต้องสังเกตุด้วยว่าลูกน้องเราเขามีความถนัดในการรับฟังข้อมูลแบบใด แล้วก็ปรับวิธีของเราให้เหมาะกับแต่ละคนไป หากว่าเขาเป็นคนที่บอกเพียงหัวข้อหลัก ๆ โดยไม่ต้องลงรายละเอียด และมีประสบการณ์ที่จะลงมือทำงานตามมอบหมายงานได้อย่างไม่น่าจะมีปัญหา ก็เอาเฉพาะเป้าหมายหลัก ๆ ก็น่าจะพอ คุณไม่ต้องพูดวิธีเดียวกัน กับทุกคนหรอก
แต่ว่าสำหรับพี่ถ้าเราเห็นเขาเป็นประเภทที่เรียกว่ามือใหม่หัดขับละก็ ยิ่งอธิบายละเอียดและชัดเจนเขายิ่งน่าจะนำไปปฏิบัติได้ตรงตามความคาดหวังของเราผู้มอบหมายได้มากที่สุด และการตรวจสอบความเข้าใจก็คุ้มเพราะเราจะได้รู้ว่ามีอะไรตกหล่นไปบ้าง พี่เองยอมเสียเวลาลงรายละเอียดตอนมอบหมายงานจะดีกว่ามอบหมายงานแบบลวก ๆ โดยอ้างว่าไม่มีเวลา
เพราะในท้ายที่สุดก็ต้องมาตามแก้ไขปัญหา ซึ่งน่าจะเสียเวลามากกว่าด้วยซ้ำ ผู้จัดการมือใหม่ส่วนใหญ่เปรียบเสมือนพนักงานดับเพลิงที่เก่งแต่การดับไฟ แต่อ่อนเรื่องการป้องกันไฟ เขาเหล่านี้เข้าใจผิดคิดว่าการที่ทำตัวให้ยุ่งตลอดเวลานั้นคนอื่นเขาจะคิดว่าเป็นผู้บริหารที่ขยัน ที่จริงแล้วนายหลายคนเขาต้องการให้ผู้บริหารทำงานหนักและฉลาด ไม่ใช่…อืม…ขยันเยอะแต่ฉลาดน้อย”
