คู่มือการประชุมแบบมืออาชีพ

การประชุมที่มีคุณภาพเป็นสิ่งที่สำคัญ ไม่เพียงแต่เป็นเวลาที่ทีมรวมตัวเข้าด้วยกัน

เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล แต่ยังเป็นเวลาที่ทุกคนมีโอกาสประเมินและปรับปรุงวิธีการทำงาน

1. การประชุมแบบมืออาชีพคืออะไร

2. เราประชุมแบบมืออาชีพไปเพื่ออะไร

3. ทำไมการประชุมส่วนใหญ่มีประสิทธิภาพไม่ดี

4. การประชุมที่ดีควรทำอย่างไร

5. เราจะพัฒนาทักษะการประชุมให้เก่งขึ้นอย่างไร

6. ผู้นำประชุมที่ดีมีคุณสมบัติอย่างไร

7. ผู้เข้าร่วมประชุมที่ดีมีคุณสมบัติอย่างไร

8. Checklist การประชุมแบบมืออาชีพควรเป็นอย่างไร

9. เราควรมีวิธีการจัดการอย่างไร กับอุปกรณ์ดิจิทัล

1. การประชุมแบบมืออาชีพคืออะไร: 

การประชุมที่มีการเตรียมตัวที่ดี มีวัตถุประสงค์ชัดเจน 

และสามารถเป็นประโยชน์ในการแก้ปัญหาหรือขับเคลื่อนโครงการไปสู่เป้าหมาย

2. เราประชุมแบบมืออาชีพไปเพื่ออะไร: 

เพื่อแก้ปัญหา ตัดสินใจ และปรับปรุงการทำงานในทีม 

ในกระบวนการนี้ ความสื่อสารและการประสานงานเป็นสิ่งที่สำคัญ

3. ทำไมการประชุมส่วนใหญ่มีประสิทธิภาพไม่ดี: 

ขาดการเตรียมตัว ขาดวัตถุประสงค์ หรือมีการเสียเวลากับเรื่องที่ไม่สำคัญ

4. การประชุมที่ดีควรทำอย่างไร: 

    – มี Agenda ชัดเจน

    – ให้ทุกคนมีโอกาสเข้าร่วมแสดงความคิดเห็น

    – ทำการบันทึกหรือเขียน Minutes การประชุม

    – มีการติดตามผล

5. เราจะพัฒนาทักษะการประชุมให้เก่งขึ้นอย่างไร: 

ฝึกการสื่อสาร การฟัง และการเชื่อมโยงความคิด รวมถึงการทบทวนและประเมินการประชุมที่ผ่านมา

6. ผู้นำประชุมที่ดีมีคุณสมบัติอย่างไร:

    – มีการวางแผนและการเตรียมตัวที่ดี

    – สามารถดึงความคิดเห็นจากทุกคนในทีม

    – มีทักษะในการตัดสินใจ

7. ผู้เข้าร่วมประชุมที่ดีมีคุณสมบัติอย่างไร: 

    – ตั้งใจฟัง

    – มีการเตรียมตัว

    – ไม่สร้างความสับสนหรือเสียเวลา

8. Checklist การประชุมแบบมืออาชีพ: 

    – ตรวจสอบว่าทุกคนมี Agenda

    – มีเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุดที่ชัดเจน

    – บันทึกการประชุม

    – มีการนัดหมายเพื่อติดตามผล

การบริหารจัดการประชุมเป็นส่วนหนึ่งของความสามารถในการนำทีม

ให้เคลื่อนที่ไปในทิศทางที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ

ปัจจุบันนี้ คนเข้าร่วมประชุมมักจะนำ อุปกรณ์ดิจิทัล (Devices) ต่าง ๆ เข้ามาใช้ประกอบการประชุมด้วย เช่น Computer Notebook, Tablet, Smartphone ฯลฯ 

การนำเข้าอุปกรณ์ดิจิทัลเหล่านี้เข้ามาในการประชุมมักจะเป็นดาบสองคม ทั้งสะดวกในการบันทึกข้อมูลและการสื่อสาร แต่ก็มักจะเป็นสาเหตุที่ทำให้คนวอกแวก หรือไม่อยู่กับปัจจุบันเท่าที่ควร

9. เราควรมีวิธีการจัดการอย่างไรกับอุปกรณ์ดิจิทัล:

วิธีการจัดการ

1. กำหนดนโยบาย: 

กำหนดนโยบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีในห้องประชุม และแน่ใจว่าทุกคนทราบและเข้าใจ

2. ให้คำแนะนำในการใช้: 

ก่อนที่การประชุมจะเริ่ม อาจขอให้ผู้เข้าร่วมปิดแอปที่ไม่จำเป็น 

หรือใช้โหมด “Do Not Disturb” เพื่อลดการขัดจังหวะ

3. สร้างวัฒนธรรมที่ดี: 

ผู้นำประชุมควรเป็นตัวอย่าง ในการใช้อุปกรณ์ในแบบที่ไม่ขัดขวางการประชุม

4. กำหนดเวลาตรวจสอบอุปกรณ์: 

ถ้าจำเป็นต้องใช้อุปกรณ์ คุณอาจจะกำหนดเวลาเฉพาะในการประชุม

ที่จะให้ทุกคนเช็คอีเมลหรือทำธุระอื่น ๆ บนอุปกรณ์ของตน

5. ใช้เทคโนโลยีให้มีประสิทธิภาพ: 

ถ้าการประชุมมีองค์ประกอบที่ต้องใช้เทคโนโลยี (เช่น การนำเสนอ PowerPoint) 

ควรเตรียมอุปกรณ์และเทคโนโลยีล่วงหน้าเพื่อไม่เสียเวลาในการประชุม

6. บันทึกการประชุมดิจิทัล: 

แทนการใช้กระดาษและปากกา คุณอาจจะใช้แอปพลิเคชันสำหรับบันทึกการประชุมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

7. พักสั้น ๆ ในระหว่างการประชุม: 

ให้เวลาสั้น ๆ ในระหว่างการประชุมให้ผู้เข้าร่วมได้เช็คอุปกรณ์ของตน 

ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาไม่ต้องเช็คอุปกรณ์ในระหว่างการประชุม

โดยรวมแล้ว การจัดการอุปกรณ์ในการประชุมนั้นจำเป็นต้องอาศัยความเข้าใจและความร่วมมือ

จากทุกคนในทีม ต้องมีการตกลงบรรทัดฐานของทีมที่ทุกคนเห็นด้วยและปฏิบัติตามให้สอดคล้องกัน 

เพื่อที่จะทำให้การประชุมเป็นไปในแนวทางที่มีประสิทธิภาพและผลสัมฤทธิ์ที่ดี