การรายงานผลความคืบหน้าในงาน

ในการทำงานของ Knowledge Workers 

การรายงานผลความคืบหน้าในงานต่อหัวหน้างาน

เป็นบทบาทที่สำคัญ และส่งผลต่อความสำเร็จของเราและหัวหน้า

การรายงานความคืบหน้า ไม่มีสูตรสำเร็จ

แต่ละองค์กร และแต่ละคน มีรูปแบบที่แตกต่างกัน

ดังนั้น สิ่งที่ควรคำนึงถึงคือ

ก. บริบทของธุรกิจ

ข. วัฒนธรรมองค์กร

ค. จริตของผู้รับสาร

ก. บริบทของธุรกิจ เช่น

ข้าราชการ มีระบบรายงานแบบเป็นทางการ และให้ความสำคัญในลำดับขั้นขั้นตอน

ในขณะที่เอกชน อาจไม่เป็นทางการ และอาจให้ความสำคัญน้อยในลำดับขั้น

ข. วัฒนธรรมองค์กร

บางแห่งมีรูปแบบและแนวทางที่ชัดเจน

บางแห่งมีระบบควบคุมคุณภาพที่กำหนดแนวทางให้

บางแห่งอาจจะไม่มีกรอบ ยืดหยุ่นตามหน่วยงาน

ค. จริตของผู้รับสาร

ต้องการรู้รายละเอียดทุกเรื่อง หรือ ต้องการเพียงภาพกว้าง

ต้องการให้รายงานเป็นระยะ หรือ เป็นครั้งคราว

ต้องการให้ เชิงรุก (Pro-active) หรือ เชิงรับ (Re-active)

หากมีปัญหา ให้รายงานให้ทราบ หรือ ต้องมีข้อเสนอแนะ

นอกจากนี้ขอเสนอ Tips & Techniques เพิ่มเติมให้ดังนี้ครับ

แง่คิดเกี่ยวกับการรายงานความคืบหน้า

1. หัวหน้าไม่ชอบความแปลกใจ (Surprise)

2. เรื่องร้ายควรบอกตั้งแต่ความเสียหายเล็ก ๆ

3. คาดการณ์สถานการณ์และบริบทหัวหน้าล่วงหน้า

4. เตรียมคำตอบสำหรับคำถามที่อาจถูกถาม 

5. ให้ข้อมูลเหมาะสม ไม่มากไป เขาอยากรู้เขาถามเอง

6. สื่อสารเป็นระยะจากเรา ดีกว่าถูกตามเป็นระยะ

7. ตกลงกับหัวหน้าถึงแนวทางที่ถูกจริตเขา

ที่เหลือก็ต้องเรียนรู้จากประสบการณ์ แล้วปรับใช้ให้เหมาะ

โดยสังเกต บริบท องค์กร วัฒนธรรม และลักษณะของแต่ละบุคคลครับ