แผนงานทุกอย่าง มักไม่เป็นไปตามแผน
เพราะการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นตลอดเวลา
เมื่อเราวางแผน เรามีการกำหนดช่วงเวลาทำงานของแต่ละงาน
โดยมีสมมติฐานว่า งานต่าง ๆ ควรใช้เวลาและทรัพยากรอย่างไร
เมื่อถึงเวลาทำงานจริง มักเกิดสิ่งที่ไม่คาดคิด เช่น
คน: วางแผนน้อยไป / มีทักษะจริงน้อยกว่าแผน / วัฒนธรรมองค์กร / ใช้เวลาเรียนรู้งานมากกว่าแผน
วัตถุดิบ: ส่งมอบช้า / ส่งมอบน้อย / คุณภาพด้อยกว่ามาก / ราคาสูงขึ้นมาก
เงิน: อัตราค่าเงิน / ถูกตัดงบ / หาทุนไม่ทัน / ถูกฉ้อฉล
อุปกรณ์: เครื่องชำรุดโดยไม่คาดคิด / ขาดการซ่อมบำรุงที่ดีในอดีต / อุบัติเหตุจากคนประมาท
ระบบ: มีการเปลี่ยนแปลงระบบโดยไม่บอกล่วงหน้า / ระบบขัดข้อง / ถูกกระทบจากระบบอื่นที่มีปัญหา
ภัยธรรมชาติ: นำ้ท่วม / ฟ้าผ่า / แผ่นดินไหว / ภัยแล้ง
ดังนั้น ผลลัพธ์ส่วนใหญ่จึงมักไม่ตรงกับแผนงาน
เมื่อหลาย ๆ ผลลัพธ์ไม่ตรงตามแผนงาน
แผนงานใหญ่จึงมักถูกกระทบ
สิ่งที่คนวางแผน ควรทำคืออะไร
ในขั้นตอนการวางแผน ควรประเมินว่า
- อาจเกิดปัญหาอะไรขึ้นได้บ้าง
- แต่ละเรื่องมี โอกาสเกิด และ ผลกระทบเพียงใด
- เรื่องไหน ควรนำมาวางแผนเพิ่มเติม
- เรื่องนั้น น่าจะเกิดจากสาเหตุใด
- จะป้องกันแต่ละสาเหตุอย่างไร
- และหากเกิดจริง แผนรองรับคืออะไร
- เราจะกลับไป ปรับ แผนเดิมอย่างไร
หากเราประเมินตามแนวทางนี้ เราจะวางแผนได้ดีขึ้น
และลดโอกาสเกิดของปัญหามากขึ้น
แต่เราจะต้องทำงานมากขึ้น
คนส่วนใหญ่จึงใช้ข้ออ้างว่า “เราไม่มีเวลา”
ทำให้รอบคอบและรัดกุมในตอนแรก
แต่เมื่อปัญหาเกิด
“เรามักมีเวลาแก้ปัญหาเสมอ”
ซึ่งส่วนใหญ่ใช้เวลาและทุนมากกว่าความรอบคอบแต่แรก
