สู่ความเป็นหนึ่ง—สร้างสะพานการสื่อสารที่หัวหน้ารับฟัง

ในโลกที่ต้องการประสิทธิผลและการแข่งขันสูงสุด การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพระหว่าง ‘Knowledge Workers’ กับผู้นำของพวกเขาไม่เพียงแค่เป็นสิ่งที่ต้องการ แต่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อความก้าวหน้าและการเติบโตของทั้งบุคคลและองค์กร 

เราจะสำรวจทีละขั้นตอนว่า ‘Knowledge Workers’ 

สามารถเพิ่มโอกาสที่จะได้รับการฟังจากหัวหน้าได้อย่างไร 

ผ่านการเตรียมการ การนำเสนอ และการวางแผนที่ดีที่สุด

1. เข้าพบหัวหน้าด้วยใจที่เปิดกว้างและไร้อคติ

การที่หัวหน้าจะรับฟังคุณมากขึ้น เริ่มต้นจากความพร้อมทางใจของคุณเอง มาดูตัวอย่างของภัสสร วิศวกรซอฟต์แวร์ที่มีประสบการณ์ 15 ปี ที่สามารถนำเสนอความคิดใหม่ ๆ ให้กับหัวหน้าที่มักมีความคิดแบบอนุรักษนิยมได้อย่างไร ด้วยการเข้าหารือในทุกๆ ครั้งด้วยใจที่เปิดกว้างและปราศจากอคติ ภัสสรจึงสามารถสร้างพื้นที่สำหรับการสนทนาที่สร้างสรรค์ได้

2. การเข้าใจแรงจูงใจ สไตล์ และจริตการฟังของหัวหน้า

หัวหน้าของคุณมีแรงจูงใจอะไร พวกเขาฟังข้อมูลแบบไหนได้ดีที่สุด สุภาพิณ ผู้จัดการโครงการ IT ตระหนักดีว่าหัวหน้าของเธอชื่นชอบข้อมูลที่มีตัวเลขสนับสนุน ดังนั้นเธอจึงจัดทำรายงานผลลัพธ์ของโครงการในรูปแบบที่หัวหน้าสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ทันที

3. ความเคารพต่อเวลาด้วยการเตรียมตัวอย่างดี

หัวหน้าของคุณมีเวลาจำกัด การนำเสนอข้อมูลที่กระชับและครบถ้วนเป็นสิ่งสำคัญ สมชายผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาด ที่เตรียมข้อมูลการตลาดของเขาอย่างละเอียดและชัดเจน ทำให้หัวหน้าสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว

เราควรวางแผนการประชุมของเราให้จบก่อนเวลา เช่นหัวหน้าให้เวลา 30 นาที หากคุณสามารถจบได้ใน 25 นาที หัวหน้าจะประทับใจมาก เพราะคนส่วนใหญ่มักกินเวาลนานเกินนัดหมาย

4. การประเมินผลกระทบของข้อมูลที่นำเสนอ

พิจารณาว่าข้อมูลที่คุณนำเสนอจะส่งผลอย่างไรต่อหัวหน้าและองค์กร หากคุณสามารถชี้แจงว่าข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้หัวหน้าทำงานได้ดีขึ้นอย่างไร โอกาสที่คุณจะได้รับการฟังก็มีมากขึ้น

ถามตัวเองเสมอว่า “งานที่เราส่งให้หัวหน้าเรา เขาจะนำไปทำอะไรต่อ 

และเราจะทำให้เขาทำงานให้ง่ายที่สุดได้อย่างไร” 

5. การวางแผนคำถามและเตรียมพร้อมสำหรับการตอบ

คำถามที่มีการวางแผนมาอย่างดีสามารถกระตุ้นให้เกิดการสนทนาที่มีคุณภาพ และการเตรียมตัวสำหรับการตอบคำถามที่อาจเกิดขึ้นจะช่วยให้คุณมีความมั่นใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการสื่อสาร

6. การซักซ้อมและการนำเสนอที่กระชับและตรงประเด็น

การซักซ้อมเป็นประจำจะช่วยให้คุณสามารถนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ เน้นย้ำความกระชับและความสามารถในการสื่อสารที่ตรงประเด็น เพื่อไม่ให้เสียเวลาที่มีค่า

7. การวางแผนสำหรับการนำเสนอแบบ Elevator Pitch

เพียง 2 นาที คุณสามารถสร้างความประทับใจที่มีพลังให้กับหัวหน้าได้ จงมี Elevator Pitch ที่สามารถชี้แจงประเด็นสำคัญและสิ่งที่คุณต้องการสื่อสารให้หัวหน้าฟังได้อย่างชัดเจน

การเป็น ‘Knowledge Worker’ ไม่ใช่เพียงแค่การทำงานหนัก แต่ยังรวมถึงการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพด้วย