- Town Hall Meeting (THM) คืออะไร
- THM ใช้บริหารทีมงานได้อย่างไร
- THM ต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง
- THM มีขั้นตอนอย่างไร
- THM Do & Don’t อะไร
- THM มีข้อควรระวังอะไร
- ตัวอย่างสถานการณ์ที่การประยุกต์ใช้ THM
- Town Hall Meeting (THM) คืออะไร
Town Hall Meeting (THM) คือการประชุมแบบเปิดที่องค์กรนำมาใช้เพื่อสื่อสารกับพนักงาน
และสร้างโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างทีมผู้บริหารและพนักงานในทุกระดับ
การประชุมแบบนี้มีบรรยากาศที่ไม่เป็นทางการมากนัก โดยเน้นสื่อสารสองทางแบบสร้างสรรค์
เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถพูดคุยและสอบถามข้อสงสัยได้อย่างเสรี
ที่มาของ THM
THM มีที่มาจากการประชุมชุมชนในแต่ละเมือง ในยุคก่อนของอเมริกา
ที่ชาวเมืองจะมารวมตัวกันเพื่อพูดคุยและตัดสินใจเรื่องราวต่าง ๆ
ที่เกี่ยวข้องกับชุมชนของตน
ปัจจุบันการประชุมแบบนี้ได้ถูกนำมาใช้ในองค์กร
เพื่อสร้างการมีส่วนร่วมและเปิดโอกาสให้ทุกคนได้มีเสียง
- THM ใช้บริหารทีมงานได้อย่างไร
สำหรับทีมงาน หัวหน้าทีม/ผจก.ทีม สามารถนำมาประยุกต์ใช้
เพื่อช่วยให้ทุกคนในทีมได้รับทราบถึงเป้าหมายร่วม
ความคืบหน้าของโครงการ
และช่วยแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นร่วมกัน
นอกจากนี้ยังช่วยเสริมสร้างความเข้าใจและความไว้วางใจภายในทีมอีกด้วย
- THM ต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง
- กำหนดเป้าหมายของการประชุม: เข้าใจว่าคุณต้องการอะไรจากการประชุมนี้
- จัดเตรียมวาระการประชุม: มีการกำหนดหัวข้อที่จะพูดคุยอย่างชัดเจน
- เชิญผู้เข้าร่วมประชุม: แจ้งให้ทีมทราบล่วงหน้าเพื่อเตรียมความพร้อม
- การจัดสถานที่: สถานที่ควรเอื้อต่อการสนทนาแบบสื่อสารสองทางอย่างสร้างสรรค์
- THM มีขั้นตอนอย่างไร
- การเปิดการประชุม: นำเสนอวัตถุประสงค์ของการประชุม
- การนำเสนอข้อมูล: แบ่งปันข้อมูลหรือการอัปเดตจากทีมผู้บริหาร
- การอภิปราย: ให้โอกาสสำหรับผู้เข้าร่วมในการตั้งคำถามและให้ความเห็น
- การสรุป: สรุปความคืบหน้าและขั้นตอนต่อไป
- THM Do & Don’t
Do: สร้างบรรยากาศที่เปิดกว้าง รับฟังอย่างจริงใจ และให้ความสำคัญกับทุกความคิดเห็น
Don’t: หลีกเลี่ยงการประชุมที่เป็นการสั่งการ หรือคำสั่งจากบนลงล่าง อย่าเพิกเฉยต่อข้อเสนอแนะ
- THM มีข้อควรระวังอะไร
หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลมากเกินไปจนไม่มีเวลาสำหรับการอภิปราย
ควรมีการควบคุมเวลาให้เหมาะสมเพื่อให้ทุกคนได้มีโอกาสพูด
- ห้าตัวอย่างสถานการณ์ที่การประยุกต์ใช้ THM
- การเปิดตัวโปรเจกต์ใหม่: ใช้ THM เพื่อชี้แจงเป้าหมายและแรงบันดาลใจในโปรเจกต์นั้น ๆ
- การอัปเดตความคืบหน้าโปรเจกต์: นำเสนอความคืบหน้าและรับฟังข้อเสนอแนะจากทีม
- การวางแผนกลยุทธ์ประจำปี: ระดมสมองกับทีมเพื่อหาทิศทางใหม่ ๆ และวางแผนอนาคต
- การจัดการกับวิกฤต: ใช้ THM เพื่อแบ่งปันแผนการแก้ไขปัญหาและเสริมสร้างความเชื่อมั่นในทีม
- การฉลองความสำเร็จ: ใช้ THM เพื่อเฉลิมฉลองความสำเร็จและขอบคุณทีมสำหรับความพยายาม
สรุป
THM สามารถใช้เป็นเครื่องมือที่มีค่าสำหรับหัวหน้าทีม
ในการบริหารผลงานที่ดี และมีต้นทุนต่ำ
แต่ต้องมีการวางแผนงานที่ดีด้วยเช่นกัน
ลองนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะกับบริบทดูครับ
