บริหารจัดการงาน “เร่งด่วน” ได้อย่างไร

ในโลกที่ผันผวน เปลี่ยนแปลง คาดการณ์ได้ยาก งานเร่งด่วน มีเยอะขึ้นเป็นเงาตามตัว

ผมเคยคิดว่า เราบริหารจัดการงานเร่งด่วนไม่ได้

เราทำได้แต่เพียงทำตามระดับความเร่งด่วนคือ ก.ด่วน ข.ด่วนมาก ค.ด่วนที่สุด (ด่วน Ship หาย)

แต่ผมเห็นผู้บริหารหลายคน บริหารจัดการงานด่วนได้ดีกว่าคนอื่น

เขาทำได้อย่างไรกัน

เรื่องแรกเลย เขาวิเคราะห์ปัจจัยของงานด่วนก่อนว่ามีอะไรบ้าง

ปัจจัยที่ทำให้เกิดงานด่วนมากกว่าปกติ คือ

1. บริบทของอุตสาหกรรม 

แข่งขันสูง เปลี่ยนแปลงเร็ว เช่น FMCG

2. วัฒนธรรมองค์กร

มุ่งสัมฤทธิ์ผล Agile เช่น Apple Inc.

3. ตัวผู้นำ

ตื่นตัว บุกเบิก เช่น Elon Musk

หากเราสามารถประเมินปัจจัยต่าง ๆ ในงานของเราได้ดี

เราก็พอจะประเมินว่า “โอกาสที่เราจะมีงานด่วนสูงเพียงใด” ได้มากขึ้น

คนเก่ง ๆ หลายคนสามารถจะประเมินได้ด้วยวิธีการดังนี้

1. ติดตามแนวโน้มบริบทอุตสาหกรรมในประเทศ ต่างประเทศ และ Megatrends 

2. เข้าใจองค์กรของตนว่า มีวิสัยทัศน์ ยุทธศาตร์ และค่านิยมอย่างไร ใน 1-3 ปี ข้างหน้า

3. ประเมินสไตล์การบริหารจัดการและภาวะผู้นำของเบอร์หนึ่งในองค์กร และคนที่เป็นหัวหน้าโดยตรงของเรา

แล้วกลับมาวางแผนการทำงานของตน

สมมติว่า

หากเราประเมินว่า โอกาสที่งานของเราจะต้องสนองตอบต่องานด่วน 50%

ดังนั้น เราต้องจัดลำดับงานสำคัญ 50% แรกให้ดี และใกล้เคียงมากที่สุด 

แล้ววางแผนที่ยืดหยุ่น พร้อมขยับงานลำดับความสำคัญน้อยออกไปให้เป็น

สื่อสารให้ทีมเข้าใจชุดความคิดนี้

พยายามติดตามข่าวสารของหัวหน้าเรา และผู้นำองค์กรอย่างใกล้ชิด

เราควรคาดการณ์ให้ได้ว่า เดือนหน้า ไตรมาสหน้า และปีหน้า องค์กรมีเป้าหมายอย่างไร 

หากองค์กรเรามีลักษณะงานด่วนเยอะเป็นปกติ เราควรมีทีมงานที่มีทัศนคติพร้อมปรับตัวสูงมากหน่อย