นำเสนอบอร์ดยอดเยี่ยมหรือยอดแย่

ผู้บริหารระดับสูงส่วนใหญ่จะต้องมีการนำเสนอแผนงาน/โครงการเพื่อให้บอร์ดหรือกรรมการบริษัทอนุมัติ

ผู้บริหารระดับสูงที่นำเสนอบอร์ดมีสามกลุ่มคือ

ก. กลุ่มที่นำเสนอได้ยอดเยี่ยม

ข. กลุ่มที่นำเสนอได้ปานกลาง

ค. กลุ่มที่นำเสนอได้ยอดแย่

เรามาดูตัวอย่างในบริษัทหนึ่ง ที่มีประชุมบอร์ดทุกเดือน ใช้เวลาประมาณ 3 ชั่วโมงต่อครั้ง

โดยมีเวลา 1 ชั่วโมงเป็นการอนุมัติแผนงานโครงการจากผู้บริหารระดับสูง

โดยปกติจะมีวาระนำเสนอ 4 วาระ โดยให้เวลานำเสนอวาระ/คนละ 10 นาที และถามตอบ 5 นาที

เรามาดูตัวอย่างยอดแย่ก่อน แล้วดูตัวอย่างยอดเยี่ยมเปรียบเทียบ

ปรีชา รองกรรมการผู้จัดการสายปฎิบัติการ เสนอแผนลงทุนซื้อเครื่องจักรใหม่ที่มีเทคโนโลยีชั้นสูงที่ซับซ้อน

เขาใช้เวลา 2 นาทีแรก เพื่อจะบอกว่า เวลาที่ให้น้อยไป ถ้าจะนำเสนอเรื่องนี้ให้เข้าใจ ต้องใช้เวลาอย่างน้อย 2 ชั่วโมง แล้วเขาใช้เวลาที่เหลือ 8 นาทีให้ข้อมูลด้านเทคนิค จนครบสิบนาทีก็ยังไม่จบ จนกรรมการต้องตัดบทว่าขอเป็นช่วงถามตอบ

เมื่อครบ 15 นาที กรรมการส่วนใหญ่ยังไม่ได้ข้อยุติ จึงขอให้ปรีชานำเสนอใหม่ในการประชุมบอร์ดเดือนต่อไป

ปรีชาไม่รู้ว่าการที่บ่น 2 นาทีว่าเวลาที่ให้น้อยไปนั้น กรรมการบริษัทส่วนใหญ่อาจมองเขาเป็นลบได้ เช่น…

1.เมื่อเขารู้ว่ามีเวลาน้อย แล้วใช้เวลา 20% บ่นในสิ่งที่ไม่มีคุณค่าอะไร สะท้อนว่าเขาน่าจะมีดุลพินิจที่ไม่ดี และคงจะตัดสินใจเรื่องสำคัญได้ไม่ดีไปด้วย

2. คำพูดของเขาสะท้อนว่าเขาไม่ได้วางแผนการนำเสนอมาดีพอ เพราะเขารู้ล่วงหน้าว่ามีเวลา 10 นาที เขาก็ต้องวางแผนการสื่อสารให้บรรลุเป้าหมายได้ใน 10 นาที

3. เขาขาดความยืดหยุ่นและปรับตัว หรือขาด Agility ในการทำงาน เพราะแทนที่จะปรับตัวตามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญคือกรรมการบริษัท เขาเลือกจะบ่นและไม่สามารถสื่อสารให้กรรมการเข้าใจได้ตามเป้าหมาย

ลองมาดูตัวอย่างคนถัดไปคือยอดชาย ตัวแทนของคนที่นำเสนอยอดเยี่ยม

ยอดชายนำเสนอแผนงานการลงทุนในต่างประเทศครั้งแรกที่ต้องใช้งบการลงทุนสูงพอสมควร

เขาเริ่มต้นด้วยการเกริ่นนำว่า “แผนการลงทุนครั้งนี้สำคัญต่อยุทธศาสตร์บริษัท ผมได้หารือนอกรอบกับกรรมการทุกท่านในเดืนอที่ผ่านมา จนได้ข้อสรุปมาเป็นสามประเด็นหลักคือ ก.การลงทุนครั้งนี้จะใช้เวลาคืนทุนกี่ปี ข.มีความเสี่ยงสำคัญอะไรบ้าง ค.แผนการบริหารความเสี่ยงอต่ละข้ออย่างรัดกุมเป็นอย่างไร

การนำเสนอใน 8 นาทีต่อจากนี้จะช่วยตอบคำถามความกังวลใจของกรรมการทุกท่านในห้องนี้

และใน 5 นาทีสุดท้าย ผมยินดีชี้แจงสำหรับคำถามที่มีเพิ่มเติมขึ้นมา และผมพร้อมน้อมรับคำแนะนำอื่น ๆ จากกรรมการ เพื่อให้โครงการนี้สำเร็จได้ตามยุทธศาสตร์บริษัทของเราครับ….”

ยอดชายได้รับการอนุมัติเมื่อนำเสนอจบ

อะไรคือความแตกต่างระหว่าง ยอดชาย และปรีชา ครับ 

Unhealthy Ego creates conflict

ระดับอัตตาที่ไม่เหมาะสม อาจสร้างความขัดแย้งในองค์กรได้อย่างไรบ้าง

เราจะมีวิธีป้องกันได้อย่างไรบ้าง

หากเกิดความขัดแย้งขึ้นเรามีวิธีบริหารจัดการอย่างไร

Assignment:

ใน 2 สัปดาห์ข้างหน้า ระบุว่า 

a. มีงานไหนบ้าง ที่เราคิดว่าเราไม่ควรเป็นคนทำ

b. มีงานไหนบ้าง ที่เป็นการแก้ปัญหา เพราะคนของเราเป็นสาเหตุ

c. มีงานไหนบ้าง ที่เป็นงานแก้ปัญหา เพราะเราเป็นสาเหตุ