ความท้าทายสำหรับ Knowledge Workers ใน High Performance Organizations
คือการบริหารเวลา หากคุณเป็นคนที่
ก. มีความสามารถ หัวหน้าจึงมักมอบหมายงานให้คุณด้วยความไว้วางใจ
ข. ทำงานในโครงสร้างองค์กรแบบ Matrix หรือโครงสร้างที่มีหัวหน้าหลายคน ทำให้หัวหน้าทุกคนไม่รู้ว่าคุณงานเยอะเพียงใด
ค. ทำงานในทีมที่มีคนไม่ครบตำแหน่ง หรือทีมที่มีคนเก่งน้อย งานจึงถูกเทมาที่คุณเยอะ
ง. หัวหน้าทำงานไม่เก่ง และหัวหน้าของหัวหน้ามอบหมายงานข้ามหัวหัวหน้าคุณมาที่คุณบ่อย ๆ
จ. คุณเองบริหารเวลาไม่เก่ง
ฉ. คุณทำงานไม่เก่ง งานเลยมาค้างที่คุณเยอะ
และคุณเริ่มสงสัยว่า คุณบริหารเวลาได้ดีเพียงใด
ลองศึกษาดูว่า
1. การบริหารเวลาแบบมืออาชีพคืออะไร
2. มีประโยชน์อย่างไร
3. มีขั้นตอนอย่างไร
4. มี Models อะไรบ้าง
5. แต่ละ Model มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร
6. คนที่เก่งและความรับผิดชอบมาก เขาบริหารเวลาอย่างไร
7. สาเหตุ 10 ข้อ ที่อาจทำให้คุณบริหารเวลาได้ไม่ดี
1. การบริหารเวลาแบบมืออาชีพคืออะไร
การบริหารเวลาแบบมืออาชีพคือการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพและมีจุดมุ่งหมาย โดยใช้เครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสม เพื่อทำให้งานที่คุณรับผิดชอบสำเร็จได้ตรงตามเป้าหมาย
2. มีประโยชน์อย่างไร
– เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
– ลดความเครียดจากงานที่ค้าง
– สร้างภาพลักษณ์ที่ดีในองค์กร
– ช่วยให้คุณมีเวลาสำหรับการพัฒนาตนเองและสิ่งที่คุณมีความสนใจ
3. มีขั้นตอนอย่างไร
1. วางแผน: ระบุเป้าหมายและกำหนดลำดับความสำคัญ
2. จัดการ: ใช้เครื่องมือเช่น ปฏิทิน, To-Do List
3. ติดตาม: ตรวจสอบและปรับปรุงแผน
4. ประเมิน: ทบทวนผลลัพธ์และปรับปรุง
4. มี Models อะไรบ้าง
– Eisenhower Matrix
– Pomodoro Technique
– Time Blocking
– ABCDE Method
5. แต่ละ Model มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร
– Eisenhower Matrix: ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญ แต่อาจทำให้งานที่ไม่เร่งด่วนถูกละเลย
– Pomodoro Technique: ช่วยในการสร้างโฟกัส แต่อาจไม่เหมาะสำหรับงานที่ต้องใช้เวลานาน
– Time Blocking: ช่วยในการจัดการเวลาที่ซับซ้อน แต่อาจไม่เหมาะกับงานที่เปลี่ยนแปลงบ่อย
– ABCDE Method: ช่วยในการจัดลำดับงาน แต่อาจใช้เวลาในการวางแผนมากเกินไป
6. คนที่เก่งและความรับผิดชอบมากเขาบริหารเวลาอย่างไร
– ใช้เครื่องมือและเทคนิคที่เหมาะสม
– มีการวางแผนและติดตามผลอย่างใกล้ชิด
– รู้จักวิธีการปรับตัวและเปลี่ยนแผนเมื่อเกิดสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด
7. สาเหตุ 10 ข้อที่อาจทำให้คุณบริหารเวลาได้ไม่ดี
การบริหารเวลาไม่ดีอาจมีสาเหตุจากหลายปัจจัย ดังนี้:
1. ขาดการวางแผน
ไม่มีการวางแผนหรือตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน ทำให้เวลาที่ใช้ไปไม่มีประสิทธิภาพ
2. การหลีกเลี่ยงการตัดสินใจ
ไม่อยากตัดสินใจในการเลือกงานที่ควรทำ หรือเลือกทำงานที่ง่ายแทนที่จะทำงานที่สำคัญ
3. ความขาดแคลนในการจัดลำดับความสำคัญ
ไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ ทำให้เสียเวลากับงานที่ไม่สำคัญ
4. การถูกขัดขวางจากภายนอก
เช่น การถูกขัดขวางด้วยการประชุมที่ไม่ได้วางแผนไว้ หรือการต้องรับผิดชอบงานที่ไม่ใช่หน้าที่ของตน
5. ความขาดแคลนในด้านทักษะการจัดการเวลา
ไม่รู้จักเทคนิคหรือเครื่องมือที่จะช่วยในการบริหารเวลา
6. ความเครียดและอารมณ์
ความเครียดหรืออารมณ์ที่ไม่ดีอาจทำให้คุณไม่สามารถใช้เวลาได้เต็มประสิทธิภาพ
7. การขาดความรับผิดชอบ
ไม่รู้จักการตั้งเป้าหมายและติดตามผล หรือไม่ยอมรับผิดชอบในผลงานของตนเอง
8. การไม่สามารถบอก “ไม่”
ความไม่สามารถในการบอก “ไม่” ทำให้คุณรับงานเกินความสามารถ
9. การไม่มีความรู้สึกความเร่งด่วน
คิดว่ายังมีเวลาอีกมาก จนกระทั่งเวลาใกล้หมด
10. การขาดการติดตามและประเมิน
ไม่มีการติดตามผลหรือประเมินผลการทำงาน ทำให้ไม่รู้ว่าตนเองทำได้หรือไม่ดีเพียงใด
การบริหารเวลาเป็นสิ่งที่คุณสามารถพัฒนาได้ และมันจะช่วยให้คุณสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
