การสร้างการมีส่วนร่วมในการประชุม

High Performance Organization ที่ประสบความสำเร็จ  จะมีการประชุมที่มีประสิทธิภาพ  

โดยเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีส่วนร่วมในการประชุมแบบมืออาชีพ

คำถามมีอยู่ว่า…

1. การมีส่วนร่วมในการประชุมแบบมืออาชีพคืออะไร

2. มีประโยชน์อย่างไร

3. มีวิธีการใดบ้างที่จะทำให้การประชุมเกิดการมีสวนร่วมแบบมืออาชีพ

4. องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการประชุมแบบมืออาชีพบรรยากาศเป็นอย่างไร

5. องค์กรเหล่านั้นเขามีวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร

6. จะปรับเปลี่ยนองค์กรให้มีการประชุมแบบมีส่วนร่วมมากขึ้นควรทำอย่างไร

7. เราจะมีวิธีประเมินอย่างไรว่าการประชุมเรามีส่วนร่วมแบบมืออาชีพ

8. เทคนิคอย่าง “round-robin” ในการประชุมคืออะไร มีวิธีการอย่างไร

1. การมีส่วนร่วมในการประชุมแบบมืออาชีพคืออะไร: 

การมีส่วนร่วมในที่นี้หมายถึงการที่ ทุกคนในการประชุมสามารถเข้ามามีส่วนร่วมใน การสื่อสาร และการตัดสินใจอย่างเต็มที่ มีโอกาสได้แสดงความคิดเห็นพอสมควรในทุกขั้นตอนและกิจกรรม

2. มีประโยชน์อย่างไร: 

ประโยชน์คือการที่พนักงานรู้สึกว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของทีม และมีสิทธิในการสร้างภาพรวม ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มผลงานและลดความเครียด

3. มีวิธีการใดบ้างที่จะทำให้การประชุมเกิดการมีสวนร่วมแบบมืออาชีพ: 

ให้ทุกคนมีโอกาสพูด ปัจจัยสำคัญคือการให้เวลาในการประชุม เช่น ใช้เทคนิคอย่าง “round-robin” ในการสื่อสาร 

4. องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการประชุมแบบมืออาชีพบรรยากาศเป็นอย่างไร: 

มักจะเป็นองค์กรที่มีความเปิดกว้าง ซื่อสัตย์ และมีการสื่อสารที่เป็นระบบ 

5. องค์กรเหล่านั้นเขามีวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร: 

วัฒนธรรมขององค์กรเหล่านี้มักจะเน้นไปที่การเปิดเผย การส่งเสริมการเรียนรู้ และการให้พนักงานมีส่วนร่วม

6. เราจะปรับเปลี่ยนองค์กรให้มีการประชุมแบบมีส่วนร่วมมากขึ้นควรทำอย่างไร: 

การเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรและการปรับเปลี่ยนโครงสร้างการประชุมให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

7. เราจะมีวิธีประเมินอย่างไรว่าการประชุมเรามีส่วนร่วมแบบมืออาชีพ: 

ใช้เครื่องมืออย่างเช่นแบบสอบถามหลังการประชุม หรือการสังเกตจากผลการดำเนินงานที่ได้จากการประชุม

8. เทคนิคอย่าง “round-robin” ในการประชุมคืออะไรมีวิธีการอย่างไร

เทคนิค “Round-Robin” ในการประชุมเป็นวิธีที่ใช้ในการเชิญชวนทุกคนในห้องประชุมได้มีส่วนร่วมในการพูดหรือแสดงความคิดเห็นโดยเท่าเทียมกัน เพื่อป้องกันหลายปัญหา เช่น คนบางคนคิดว่าพวกเขาไม่ได้รับคำสั่งหรือไม่สามารถสื่อสารได้เต็มที่

 วิธีการดำเนินการ:

1. ตั้งเวลา: กำหนดเวลาที่เหมาะสมในการประชุม หรือให้เวลาพูดให้แต่ละคนเท่า ๆ กัน

2. เรียงลำดับ: ขั้นตอนนี้สำคัญ คุณต้องให้ทุกคนทราบลำดับที่จะต้องพูด เพื่อให้พวกเขารู้ว่าเมื่อไหร่ถึงคิวของพวกเขา

3. ขอความคิดเห็นจากทุกคน: เมื่อถึงคิว ให้ทุกคนในห้องมีโอกาสพูด ใช้คำถามหรือประโยคเปิด เช่น “คุณคิดยังไงเกี่ยวกับ…” เพื่อให้พนักงานสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างเป็นระบบ

4. สรุปและเรียกใช้: หลังจากทุกคนได้พูดแล้ว คุณควรที่จะสรุปความคิดเห็นที่ได้รับ และนำมันไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจหรือวางแผนในอนาคต

5. ป้องกันการแทรกแซง: ในระหว่างการใช้เทคนิคนี้ ห้ามให้คนในห้องแทรกแซงหรือขัดจังหวะคนอื่น ให้ทุกคนมีโอกาสพูดตามลำดับ

6. ปิดท้ายด้วยการยืนยัน: คุณควรปิดท้ายด้วยการยืนยันว่าทุกคนได้รับโอกาสมีส่วนร่วม และว่าคุณจะใช้ข้อมูลหรือความคิดเห็นที่ได้มาในการสร้างสิ่งที่ดีขึ้น

การใช้เทคนิค “Round-Robin” ในการประชุมจะช่วยให้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลและความคิดเห็นจากทุกคนในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ