คนสองคนที่มีผลงานพอ ๆ กัน คนที่พูดเก่งจะคอยพูดรายงานผลงานบ่อย ๆ ทำให้ดูเป็นคนมีผลงานมาก คนที่เงียบ ๆ รายงานสั้น ๆ แบบถ้าไม่ถามก็ไม่พูด จะดูเป็นคนที่ไม่มีผลงานเท่าไร ดังนั้น คนที่เงียบ ๆ จึงต้องหาทางเสริมในเรื่องของการสื่อสาร
คนที่เงียบมักจะช่างสังเกต คิดวิเคราะห์ดี และน่าจะเขียนได้ดีกว่าพูด จึงควรเขียนให้เก่ง เพื่อสื่อสารผลงานชดเชยการพูดไม่เก่ง จึงขอแนะนำการเขียนรายงานผลงานโดยใช้แบบจำลอง ABC (ABC Model) ดังนี้
A มาจากคำว่า Audience : ผู้อ่านคือใคร และเขามีจริตในเรื่องการอ่านอย่างไร
B มาจากคำว่า Benefit : ประโยชน์ที่จะได้รับคืออะไร
C มาจากคำว่า Consequence : ผลลัพธ์ที่เราต้องการให้เกิดเมื่อเขาอ่านจบคืออะไร
เรามาเจาะลึกทีละข้อกัน
A (Audience) ผู้อ่านคือใคร และเขามีจริตในเรื่องการอ่านอย่างไร
การเขียนรายงานเพื่อให้หัวหน้าทราบว่าเราสร้างคุณค่าอะไรให้องค์กร ต้องวิเคราะห์ว่าหัวหน้าถนัดการอ่านแบบไหน เช่น
– ต้องมีการปูพื้นเล่าบริบทก่อน วิเคราะห์ข้อดีและข้อเสีย นำเสนอทางเลือกสองทาง แล้วเสนอสิ่งที่เราคิดว่าเหมาะที่สุด
– มั่นใจในดุลพินิจของเรา ขอข้อมูลสั้น ๆ แล้วบอกมาเลยว่าต้องการอะไร
– แบบอื่น ๆ แล้วแต่บุคคล
เราจะรู้ได้อย่างไรว่า เขามีจริตเรื่องการอ่านอย่างไร
– ถามเลขานุการ
– สังเกตจากรายงานในอดีต
– สอบถามตรง ๆ เลย
B (Benefit) ประโยชน์ที่จะได้รับคืออะไร
เรามักจะนำเสนอข้อมูล แต่ไม่บอกประโยชน์หรือนัยสำคัญที่สร้างคุณค่าให้องค์กร ตัวอย่างประโยชน์หรือคุณค่าสำคัญขององค์กรคือ ลูกค้ากลับมาใช้บริการอีก ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มรายได้ เช่น
– เราเสนอให้ลดขั้นตอนเพื่อกระชับกระบวนการ
– เราเสนอลดขั้นตอนเพื่อลดค่าใช้จ่าย 5%
C (Consequence) ผลลัพธ์ที่ต้องการ
การเขียนของเราหวังผลอะไร
– ให้เขาเข้าใจว่าเราต้องการสร้างคุณค่าอะไร
– โน้มน้าวให้มั่นใจว่าเราสามารถสร้างคุณค่าอะไร
– ต้องการให้เขาตัดสินใจอนุมัติ
ฝึกฝน สังเกต ปรับปรุง และพัฒนา ทำให้บ่อยก็จะเขียนเก่ง
ที่มา: Leadership Mentor – พี่เลี้ยงผู้นำภาคปฏิบัติ โดยเกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศัย
