ประเภทการประชุม รูปแบบ และข้อควรทำและไม่ควรทำ

ในการบริหารผลงาน ผู้จัดการต้องนำการประชุมทีมงานหลายประเภทเพื่อให้บรรลุเป้าหมายต่าง ๆ 

ต่อไปนี้เป็นประเภทการประชุมที่พบบ่อย รูปแบบ และข้อควรทำและไม่ควรทำ:

1. การประชุมอัพเดตสถานะงาน (Status Update Meeting)

• รูปแบบ: สมาชิกทีมรายงานความคืบหน้าของงาน ปัญหา อุปสรรค และแผนงานต่อไป
• Do:
  • เตรียมอัพเดตให้กระชับและตรงประเด็น
  • เน้นการแก้ปัญหาและหาทางออกร่วมกัน
  • จัดสรรเวลาให้ทุกคนได้พูด
• Don’t:
  • ใช้วิธีตำหนิหรือกล่าวโทษ
  • ปล่อยให้การประชุมออกนอกประเด็น
  • ใช้เวลาเกินความจำเป็น

2. การประชุมวางแผนงาน (Planning Meeting)

• รูปแบบ: กำหนดเป้าหมาย วางแผนกลยุทธ์ และแบ่งงานให้สมาชิกทีม
• Do:
  • กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน
  • ส่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ทีมล่วงหน้า
  • เปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความคิดเห็น
• Don’t:
  • ตัดสินใจโดยพลการ
  • ละเลยการประเมินความเสี่ยง
  • ไม่กำหนดเส้นตายและผู้รับผิดชอบ

3. การประชุมระดมสมอง (Brainstorming Meeting)

• รูปแบบ: รวบรวมไอเดียใหม่ ๆ อย่างสร้างสรรค์และเปิดกว้าง
• Do:
  • สร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลายและเป็นกันเอง
  • กระตุ้นให้ทุกคนมีส่วนร่วม
  • จดบันทึกไอเดียทั้งหมด
• Don’t:
  • วิจารณ์หรือตัดสินไอเดียในทันที
  • ปล่อยให้คนใดคนหนึ่งครอบงำการสนทนา
  • ไม่สรุปผลและขั้นตอนต่อไป

4. การประชุมแก้ปัญหา (Problem-Solving Meeting)

• รูปแบบ: วิเคราะห์ปัญหา หาสาเหตุ และหาทางแก้ไข
• Do:
  • กำหนดปัญหาให้ชัดเจน
  • รวบรวมข้อมูลและข้อเท็จจริง
  • พิจารณาทางเลือกต่าง ๆ อย่างรอบคอบ
• Don’t:
  • มุ่งเน้นที่การกล่าวโทษ
  • ตัดสินใจโดยใช้อารมณ์
  • ไม่ติดตามผลการแก้ปัญหา

5. การประชุมประเมินผลงาน (Performance Review Meeting)

• รูปแบบ: ให้ข้อเสนอแนะและประเมินผลงานของสมาชิกทีม
• Do:
  • เตรียมข้อมูลและหลักฐานประกอบ
  • ให้ข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์และเป็นประโยชน์
  • ตั้งเป้าหมายการพัฒนาต่อไป
• Don’t:
  • ใช้วาจาที่รุนแรงหรือดูถูก
  • เน้นแต่ข้อเสีย
  • ไม่เปิดโอกาสให้พนักงานแสดงความคิดเห็น

6. การประชุมเชิงกลยุทธ์ (Strategic Meeting)

• รูปแบบ: ประเมินสถานการณ์ กำหนดกลยุทธ์และวิสัยทัศน์
• Do:
  • มีข้อมูลและการวิเคราะห์ที่เพียงพอเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ
  • มุ่งเน้นที่การสร้างคุณค่าและความยั่งยืนในระยะยาว
  • เปิดรับความคิดเห็นจากทุกคน โดยเฉพาะผู้ที่มีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ
• Don’t:
  • อย่าปล่อยให้การประชุมมุ่งเน้นที่รายละเอียดมากเกินไปจนลืมมองภาพรวม
  • อย่าให้การตัดสินใจเป็นการพิจารณาจากมุมมองเดียว
  • อย่าใช้วิธีปรับเพิ่มหรือลด จากฐานปีก่อน 

เคล็ดลับทั่วไปสำหรับการประชุมทุกประเภท:

• แจ้ง Norms ของการประชุมแต่ละครั้ง ให้สอดคล้องประเภทการประชุม
• กำหนดวาระการประชุมและแจ้งให้ทราบล่วงหน้า
• เริ่มและจบการประชุมตรงเวลา
• มีผู้จดบันทึกการประชุม
• บางคนอาจจะเข้ามาและออกไป เฉพาะประเด็นที่เกี่ยวข้อง
• สรุปประเด็นสำคัญและมติที่ประชุม
• ติดตามผลหลังการประชุม

การเลือกประเภทการประชุมที่เหมาะสมและการนำการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ผู้จัดการสามารถบริหารผลงานของทีมได้อย่างมีประสิทธิผลและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้สำเร็จ