ในสถานการณ์ที่ลูกทีมทำงานพลาด หลายคนอาจเผลอตำหนิลูกทีมทันที โดยคิดว่าลูกทีมเป็นสาเหตุหลักของความผิดพลาดทั้งหมด หัวหน้าที่มี “อัตตา” สูง มักมีแนวโน้มที่จะคิดแบบนี้
อย่างไรก็ตาม หัวหน้าที่ดี เข้าใจดีว่า ปัญหาที่เกิดขึ้น อาจไม่ได้เกิดจากลูกทีมเพียงฝ่ายเดียว ยังมีปัจจัยอื่น ๆ อีกมากมายที่ส่งผลต่อผลงาน หัวหน้าที่ดีจึงมีมุมมองที่กว้างกว่า พร้อมที่จะรับผิดชอบร่วม และมองหาโอกาสพัฒนาตัวเองและลูกทีมไปพร้อมกัน
หัวหน้าที่ดีมักมีสมมติฐานที่แตกต่างออกไปดังนี้
– ลูกทีมอาจกำลังเผชิญกับปัญหาส่วนตัว ส่งผลต่อสมาธิและประสิทธิภาพการทำงาน
– ลูกทีมอาจขาดทักษะหรือความรู้ที่จำเป็นสำหรับงานนั้น ๆ
– ลูกทีมอาจได้รับมอบหมายงานที่ไม่ชัดเจน หรือไม่ตรงกับความสามารถ
– ระบบการทำงาน หรือ เครื่องมือที่ใช้ทำงาน อาจมีข้อบกพร่อง
– หัวหน้าเอง อาจไม่ได้สื่อสาร หรือ อธิบายงานให้ลูกทีมเข้าใจอย่างถ่องแท้
เมื่อลูกทีมทำงานพลาดหัวหน้าที่ดีจะใช้ Checklist นี้เพื่อวิเคราะห์หาสาเหตุและหาวิธีแก้ไขดังนี้
1. เราสื่อสารงานชัดเจนเพียงใด
– อธิบายรายละเอียดงาน เป้าหมาย และ ขอบเขตงาน ให้ลูกทีมเข้าใจอย่างถ่องแท้หรือไม่
– กำหนด Deadline ที่ชัดเจน และ เหมาะสมหรือไม่
– มีช่องทางการสื่อสารที่ลูกทีมสามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้หรือไม่
2. เราฝึกอบรมลูกทีมมากเพียงใด
– ลูกทีมมีทักษะและความรู้ที่จำเป็นสำหรับงานนั้นๆ หรือไม่
– เคยจัดอบรม หรือ สอนงานลูกทีมเกี่ยวกับงานประเภทนี้มาก่อนหรือไม่
– มีคู่มือ หรือ เอกสารอ้างอิง ให้ลูกทีมศึกษาเพิ่มเติมหรือไม่
3. เราติดตามผลงานลูกทีมเหมาะสมเพียงใด
– สังเกตพฤติกรรม การทำงานของลูกทีม ว่ามีปัญหาหรืออุปสรรคอะไรหรือไม่
– พูดคุยกับลูกทีมเป็นประจำ ถามไถ่ปัญหา และ ให้คำแนะนำ
– ประเมินผลงานลูกทีมอย่างสม่ำเสมอ และ ให้ Feedback ที่เป็นประโยชน์
4. เราทราบหรือไม่ว่าลูกทีมขาดทักษะอะไร
– วิเคราะห์จากข้อผิดพลาด ว่าลูกทีมขาดทักษะด้านใด
– หาแนวทางพัฒนาทักษะลูกทีม เช่น การฝึกอบรม การหา Mentor
– สนับสนุนให้ลูกทีมเรียนรู้เพิ่มเติมด้วยตัวเอง
5. ลูกทีมขาดความรู้อะไร
– วิเคราะห์จากข้อผิดพลาด ว่าลูกทีมขาดความรู้ด้านใด
– หาแหล่งข้อมูล หรือ เอกสารอ้างอิง ให้ลูกทีมศึกษาเพิ่มเติม
– สนับสนุนให้ลูกทีมเข้าร่วมอบรม หรือ สัมมนาที่เกี่ยวข้อง
6. ลูกทีมมีดุลพินิจที่เหมาะสมเพียงใด
– วิเคราะห์จากข้อผิดพลาด ว่าลูกทีมตัดสินใจผิดพลาดอย่างไร
– อธิบายหลักการคิด วิเคราะห์ และ ตัดสินใจ ให้ลูกทีมเข้าใจ
– ฝึกฝนให้ลูกทีมสามารถคิดวิเคราะห์ และ ตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ
7. เราควร Feedback ลูกทีมอย่างไร
– Feedback ในเชิงบวก เน้นย้ำจุดแข็ง และ ชื่นชมความพยายาม
– อธิบายข้อผิดพลาดอย่างชัดเจน โดยไม่ชี้นิ้วว่ากล่าว
– แนะนำแนวทางแก้ไข และ วิธีป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดซ้ำ
– เน้นย้ำบทเรียนที่ได้เรียนรู้ และ โอกาสในการพัฒนา
8. เราควรแนะนำอะไรเพิ่มเติมเพื่อป้องกันไม่ให้ลูกทีมพลาดแบบเดิมอีก
– ปรับปรุงวิธีการสื่อสารงาน
– พัฒนาระบบการทำงาน
– จัดหาเครื่องมือที่จำเป็น
– สนับสนุนให้ลูกทีมเรียน
