เพื่อนคนหนึ่งขอให้ผมช่วยสังเกตทีมงานของเขาว่าต้องมีการพัฒนาอะไรบ้าง ผมจึงไปเข้าร่วมการประชุมผู้บริหารระดับสูงโดยมีเพื่อนผมซึ่งเป็นซีอีโอเป็นประธาน และผู้บริหารอีกหกคนเป็นผู้ร่วมประชุม การประชุมมีทุกสัปดาห์
ในการประชุมนี้แต่ละคนจะนำคอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊คของตนมา แล้วรายงานผลงานในสัปดาห์ที่ผ่านมาของแต่ละฝ่ายจากเครื่องของแต่ละคน ผมจึงนำโน๊ตบุ๊คของผมขึ้นมาและทำงานอื่น ๆ ของผมบ้าง
ในระหว่างประชุมผมเช็คอีเมล์แล้วมีเรื่องสำคัญที่ต้องตอบด่วน จึงตอบอีเมล์ไป
หลังจากนั้นพักหนึ่ง ผมก็ได้รับ SMS จากลูกค้าอีกรายขอให้โทรกลับเพื่อเลื่อนตารางการนัดในสัปดาห์ถัดไป ผมจึงออกนอกห้องมาโทรศัพท์
พอจบการประชุม เพื่อนผมถามความเห็นว่าผู้บริหารแต่ละคนควรจะต้องได้รับการพัฒนาในเรื่องอะไรบ้าง
ผมรีบขอโทษเพื่อนผมพร้อมกับบอกกับเขาไปตามตรงว่าเก็บข้อมูลไม่ครบ ผมจึงขอเข้าประชุมใหม่อีกครั้งในสัปดาห์ถัดไป เท่ากับผมเสียเวลาสองชั่วโมงในการประชุมครั้งแรก
ถัดจากนั้นอีกหนึ่งวัน ระหว่างที่ผมเตรียมงานด้วยการหาข้อมูลจากอินเตอร์เน็ท ผมบังเอิญไปพบวีดีโอคลิปที่น่าสนใจที่ www.ted.com เป็นการนำเสนอของวิทยากรท่านหนึ่งยาวสิบสี่นาที ผมดูไปได้ห้านาทีจากเครื่องไอแมค 24” แล้วก็เกิดอยากรู้ประวัติวิทยากรท่านนี้ จึงหาข้อมูลจากกูเกิ้ลโดยเครื่องแมคบุ๊คโปร 17” อีกเครื่องหนึ่ง เมื่ออ่านประวัติท่านแล้วก็สนใจจนลืมดูและฟังวีดีโอคลิ๊ป พอคลิ๊ปจบลง ผมก็ต้องเปิดดูใหม่อีกสิบสี่นาที
ผมพยายามทำอะไรหลายอย่างพร้อมๆกันเพื่อประหยัดเวลา แต่ว่ากลับทำให้เสียเวลามากขึ้นไปกว่าเดิม
ในหนังสือ The myth of multitasking (How ‘doing it all’ gets nothing done) โดย Dave Crenshaw เขาเขียนว่าจากงานวิจัยพบว่าคนเราเสียเวลาวันละประมาณ 28% ไปกับการมีงานแทรกซ้อน และการทำงานที่ไม่มีประสิทธิผล ประเมินกันว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือการสลับสับเปลี่ยนการทำงานเป็นสาเหตุใหญ่ของความสูญเสียนี้
ขณะเดียวกันในหนังสือ Brain Rules – 12 principles for surviving and thriving at work, home and school โดย John Medina เขียนไว้ว่าเมื่อเราถูกขัดจังหวะในระหว่างการทำงาน เราจะเสียเวลาเพิ่มอีกกว่า 50% เพื่อที่จะทำงานให้เสร็จ ยิ่งกว่านั้นเรามีโอกาสที่จะทำงานผิดพลาดเพิ่มขึ้นอีกถึง 50%
เขายังบอกอีกว่า สมองเราทำงานตามลำดับ เราไม่สามารถที่จะตัดสินใจเรื่องสองเรื่องในเวลาเดียวกันได้ บริษัทและสถาบันการศึกษาพยายามบอกให้เราทำอะไรหลายๆอย่างพร้อมๆกัน แต่ว่าผลงานวิจัยบอกว่าประสิทธิผลตกลงและความผิดพลาดมีมากขึ้น เขาแนะนำว่าพยายามทำงานโดยหลีกเลี่ยงการแทรกซ้อน ปิดอีเมล์ Instant Messaging ของคุณเป็นระยะ ๆ แล้วคุณจะพบว่าผลงานของคุณมีเพิ่มมากขึ้น
มีชีวิตอยู่กับปัจจุบันคือหัวใจ คนส่วนใหญ่อยู่กับอดีตหรืออนาคต
อยู่กับอดีตเช่นเวลาเราฟังใครพูด หากเรื่องตรงกับประสบการณ์เรา เรามักจะฉายภาพในหัวของเรานึกถึงเหตุการณ์ที่คล้าย ๆ กัน หรือหากไม่ตรงกับประสบการณ์เรา เราก็อาจจะคิดแย้งแต่แสร้งทำเป็นฟัง ไม่ว่ากรณีใดเราก็ไม่ได้ใส่ใจฟังอย่างเต็มที่ ข้อมูลสำคัญอาจตกหล่นไปได้
อยู่กับอนาคตเช่น เวลาเราฟังใครพูด เราอาจจะนึกถึงสิ่งที่จะเกิดตามมาในอนาคต เราอาจจะตั้งคำถามกับตนเองว่า สิ่งที่จะเกิดตามมาหลังการสนทนาคืออะไร อาจจะเกิดปัญหาอะไรตามมาบ้าง ประโยชน์ที่จะเกิดกับฉันคืออะไร ฉันอาจจะต้องมีภาระอะไรเพิ่มขึ้นบ้าง เช่นกัน เราไม่ได้มีสมาธิและสติอยู่กับปัจจุบัน เราก็อาจจะไม่ได้ยินข้อมูลสำคัญด้วยเช่นกัน
หากเราอยู่กับปัจจุบันอย่างมีสติ เราจะมีโอกาสเข้าใจเรื่องราวและเหตุการณ์ต่าง ๆ มากขึ้น แล้วจึงค่อยมาคิดวางแผนการทำงานในลำดับต่อไป
มีเทคนิคอื่น ๆ เกี่ยวกับการทำงานหลายๆอย่างในเวลาเดียวกันเช่น
มีรายการสิ่งที่จะต้องทำในแต่ละวัน ในตอนเช้าวางแผนสิ่งที่จะทำ และพยายามทำทีละเรื่อง ใช้กระดาษบันทึก เพื่อเก็บข้อมูลเล็ก ๆ น้อย ๆ ระหว่างวัน
ปิดเสียงมือถือ พยายามโทรกลับวันละสองครั้งถ้าเป็นไปได้ เราบริหารมัน ไม่ใช่เราเป็นทาสมือถือ
คุณอาจจะดูอีเมล์ได้บ่อย ๆ แต่เลือกตอบเพียงวันละหนึ่งหรือสองครั้งก็พอ
