“วันนี้อยากคุยเรื่องอะไรครับคุณถาวร” ถาวรเพิ่งได้รับการแต่งตั้งเป็นซีอีโอ จากผู้บริหารที่เคยผ่านงานขายและพัฒนาธุรกิจมา
“ผมต้องนำเสนอคณะกรรมการบริษัทสัปดาห์หน้า บอร์ดชุดนี้มีสิบท่าน เป็นชาวต่างชาติสองท่านทำให้ต้องนำเสนอเป็นภาษาอังกฤษ และมีบอร์ดใหม่ซึ่งเป็นคนนอกสองท่านที่ไม่มีพื้นเรื่องของธุรกิจเราเลย”
“กังวลใจอะไรครับ”
“ผมต้องนำเสนอเรื่องการลงทุนในเครื่องจักรใหม่”
“ต้องการให้ได้อะไรจากการนำเสนอครับ”
“การอนุมัติในการลงทุนครั้งนี้ครับ โค้ชมีคำแนะนำอะไรบ้าง”
“ผมอาจจะมีนะครับ แต่ผมอยากช่วยคิดในฐานะ Sounding Board หรือคู่คิดมากว่า ขอให้ผมช่วยโดยการถามก่อนละกัน โอเคไหมครับ”
“ก็ดีครับ ผมอยากลองซ้อมการนำเสนอของผมหน่อย”
ถาวรใช้เวลา 30 นาทีนำเสนอแบบจริงเลยให้ผมฟัง
“คุณถาวรบอร์ดเขาให้เวลาคุณเท่าไรครับ”
“ประชุมงวดนี้มีวาระมากมาย ผมได้ 20 นาทีครับ แล้วผมใช้เวลาเท่าไรครับ”
“30 นาทีครับ คุณจะทำอย่างไรที่จะนำเสนอภายใน 20 นาทีโดยคงสาระดีเหมือนเดิม”
ถาวรลองทบทวนสไลด์ของเขาสองสามนาที แล้วบอกว่า “ผมคิดว่าผมไม่ต้องนำเสนอรายละเอียดด้านเทคนิคของเครื่องจักรก็ได้ ข้อมูลชุดนี้ไม่จำเป็นในระดับบอร์ด”
“เห็นด้วยครับ”
“คิดว่าอาจจะมีปัญหาอะไรอีกในกรณีที่มีวาระมากแบบนี้”
“ธรรมดาจะมีบางคนที่ไม่สามารถรักษาเวลาได้ ผมเป็นคนสุดท้ายตามตารางคือ 11:40-12:00 น. แล้วจบการประชุมเพราะว่าประธานบอร์ดต้องเดินทางไปต่างประเทศ ต้องเลิกเที่ยงตรง ดีไม่ดีถึงเวลาจริง ๆ ผมอาจจะเหลือเพียง 10 นาทีเท่านั้น”
“จะทำอย่างไรดีครับ”
“ผมอาจจะทำดังนี้ครับ
บอร์ดชุดนี่มีสองคนที่มีบทบาทและอำนาจมาก คือท่านประธานฯ และกรรมการอีกท่าน ผมอาจจะนำเสนอกับสองท่านก่อน เป็นการประชุมนอกรอบ เพื่อให้ท่านเห็นภาพคร่าว ๆ ก่อน
มีสองคนก่อนหน้าผมที่มีแนวโน้มจะพูดเกินเวลา ผมอาจจะต้องขอความร่วมมือและซักซ้อมกับทั้งสองท่านก่อนเพื่อให้เขาทำเวลาให้ดีที่สุด
แผนสำรองคือ ผมต้องเตรียมนำเสนอแบบสิบนาที ซึ่งท้าทายมาก แต่ผมจะเตรียม คิดว่าพอทำได้”
“เป็นแผนที่ดีครับ ผมขอออกความเห็นบ้าง สนใจไหมครับ”
“เชิญเลยโค้ช”
“ผมเคยมีโอกาสทำงานร่วมกับทีมผู้บริหารเครือปตท. ในโครงการ Mentoring Program หนึ่งใน Mentor คือ ดร.วิโรจน์ มาวิจักขณ์ กรรมการผู้จัดการไทยออยล์ เป็น Mentor ให้ผู้บริหารในเครือ ปตท.บางคน ดร.วิโรจน์เป็นคนเก่ง ท่านได้รับรางวัล CEO of the year 2008 SET Award และรางวัล Thailand Business Leader of the Year จากสถานีทีวี CNBC ในการประกาศผลครั้งที่ 7 ของ Asia Business Leader Award ปี 2008
ท่านได้แนะนำ Mentee ท่านหนึ่งเกี่ยวกับการนำเสนอบอร์ดว่า
ต้องเข้าใจบุคลิกของกรรมการแต่ละคน เพื่อจะได้นำเสนอได้ตรงจริตของแต่ละท่าน
หากประธานฯเป็นคนที่ลงรายละเอียด ต้องมั่นใจว่าทุกแง่มุมมีคำตอบ และควรทบทวนกับท่านประธานฯ ก่อนประชุม หากมีคำถามไหนติดใจ ก็ต้องเตรียมคำตอบไว้ดี ๆ
ซ้อมการนำเสนอมาก ๆ
ระบุคำถามยาก ๆ ให้เยอะและเตรียมคำตอบด้วย เช่นหากเป็นเรื่องการลงทุน คุณอาจจะซ้อมการนำเสนอโดยให้ CFO มานำเสนอแทนคุณ แล้วคุณนั่งลงเป็นบอร์ด ตั้งคำถามจากทุกแง่มุม ขุดคุ้ยเต็มที่ และดูว่า CFO คุณจะตอบอย่างไร เพื่อเป็นการเตรียมตัวคุณเอง โดยมองจากมุมมองกรรมการ
อย่านำเสนอด้านดีด้านเดียว ต้องวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแผนงาน ระบุความเสี่ยงออกมา พร้อมทั้งเสนอแนะแนวทางลดความเสี่ยงทุกแง่มุม”
“ดีครับ” ถาวรจด
“คุณถาวร เมื่อเร็ว ๆ นี้ ผมมีโอกาสแนะนำทีมผู้บริหารที่ธนาคารแห่งประเทศไทยเรื่องการสื่อสารเพื่อการนำเสนอสำหรับกรรมการ ก่อนถึงเวลานำเสนอของผม ธปท. ได้เชิญกรรมการท่านหนึ่งคือ คุณนนทพล นิ่มสมบุญ มาถ่ายทอดประสบการณ์ในฐานะกรรมการเมื่อต้องรับฟังผู้บริหารนำเสนอในคณะกรรมการ ท่านนนทพลได้บอกว่า ที่ธปท. มีคนเก่ง ๆ จำนวนมาก คนเก่งเหล่านี้หลายครั้งที่นำเสนอโดยใช้ศัพท์ชั้นสูง และศัพท์เทคนิคเฉพาะทางการเงินนำเสนอต่อคณะกรรมการ หลายครั้งที่ความยากของศัพท์เหล่านี้อาจจะทำให้ความเข้าใจของคณะกรรมการลดลง หรือคลาดเคลื่อนไปได้
ท่านแนะนำว่า ควรจะพูดให้เข้าใจง่ายและชัดเจนจะเป็นหัวใจสำคัญของการสื่อสาร”
