บทความโดย: โค้ชเกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศัย
ภาพ: Rodnae Productions
เรากำลังพูดถึงการนำเสนอสำคัญทางธุรกิจ
เช่น การนำเสนอ บอร์ด / โครงการสำคัญ / แผนงานสำคัญ ต่อคณะกรรมการ (Board) หรือคณะผู้บริหารระดับสูง
จะนำเสนอได้ดี ต้องเข้าใจเรื่องธรรมชาติการฟังของคนก่อน คนทั่วไปจะมีสามกลุ่มคือ
ก. ฟังได้ดี เพราะมีสมาธิดี ฟังตามเนื้อหาตลอด
ข. ฟังได้ปานกลาง เพราะจิตใจคิดเรื่องอื่น เป็นระยะ
ค. ฟังได้แย่ เพราะจิตใจคิดเรื่องอื่น เป็นส่วนใหญ่
ในที่ทำงาน ฝ่ายบริหาร และคณะกรรมการ ส่วนใหญ่จะเป็นคนกลุ่มใน ก.และข.
ส่วนกลุ่มค. มักจะไม่สามารถก้าวขึ้นเป็นฝ่ายบริหารได้
หากเรามีสมมติฐานว่า ฝ่ายบริหาร 20% ฟังได้ดี และ 80% ฟังได้ปานกลาง
โดยเฉลี่ย คนเราไม่สามารถจะรับฟังฝ่ายเดียวนาน ๆ ได้ คนส่วนใหญ่น่าจะรับฟังได้น้อยลงเมื่อเวลาผ่านไปนานขึ้น
หากเราตั้งสมมติฐานว่า… คนที่ฟังได้ปานกลางสามารถรับฟังได้โดยมีแนวโน้มเช่นนี้
ฟังได้เนื้อหา 80% จากการฟัง 5 นาที ฟังได้เนื้อหา 50 % จากการฟัง 10 นาที ฟังได้เนื้อหา 25 % จากการฟัง 15 นาที ฟังได้เนื้อหา 10 % จากการฟัง 30 นาที
= 4 นาที = 5 นาที = 3.8 นาที = 3 นาที
ดังนั้น หากเราเตรียมการนำเสนอแก่นให้ได้ภายใน 3-5 นาที เราจะสามารถประหยัดเวลาของคนฟังไปได้ถึง 25 นาที สำหรับการนำเสนอ 30 นาที หากผู้บริหารรับฟัง 10 คน = เราประหยัดเวลาผู้บริหารรวม 250 นาที = 4.2 ชม. ซึ่งหากคำนวณออกมาเป็นค่าตัวของผู้บริหารก็คงมีมูลค่าสูง
และหากปีละ 200 วันทำงาน = ประหยัดเวลาผู้บริหาร 840 ชั่วโมง
ความท้าทายก็คือ
เราอาจจะต้องใช้เวลา 3 ชั่วโมงในการเตรียมตัวเพื่อนำเสนอ 30 นาทีให้เหลือ 3 นาที หากใครสามารถพัฒนาการพูด ให้เข้าใจได้ง่ายในเวลาอันสั้น เขาก็จะเป็นที่ต้องการของทุกที่ เพราะเขาคือคนที่ประหยัดเวลาฟังของผู้บริหารลงอย่างมาก ทำให้ผู้บริหารมีเวลาไปจัดการงานยุทธศาสตร์สำคัญมากขึ้น
