ทีมงานคือกลุ่มคนที่มาทำงานร่วมกัน ในองค์กรขนาดใหญ่ กลุ่มผู้บริหารระดับสูงจะทำหน้าที่บริหารผ่านการประชุมฝ่ายบริหาร บางองค์กรประชุมฝ่ายบริหารสัปดาห์ละครั้งหรือเดือนละครั้ง
ห้องประชุมนี้คือเวทีของการบริหาร คือสถานที่การทำงานเป็นทีมเกิดขึ้น โดยมีหัวหน้าทีมเป็นกัปตัน
หัวหน้าทีมมักจะจัดทำ วิสัยทัศน์/พันธกิจ/ยุทธศาสตร์ (Vision, Mission, Strstegy – VMS) เอง แล้วสื่อสารให้ทีมงานรับทราบเพื่อเป็นแนวทางการทำงาน
ที่มักขาดไปคือ “เพื่อให้บรรลุ VMS นั้น ทีมควรทำงานร่วมกันอย่างไร”
โดยการกำหนดเป็น Team Norms หรือบรรทัดฐานในการทำงานร่วมกัน
ทำไมต้องมี Team Norms
เพราะว่าเราแต่ละคนมีวิธีทำงานร่วมกันแตกต่างกัน
ขึ้นอยู่กับว่า แต่ละคนมีพื้นฐานมาอย่างไร
– ประสบการณ์ที่ผ่านมา เคยทำงานกับทีมแบบไหน
– คุ้นกับวิธีทำงานแบบ Command & Control หรือ Engage & Inspire
– ถูกจริตกับการเปชิญความขัดแย้งแบบตรง ๆ หรือ อ้อม ๆ
– มีสไตล์การทำงานของแต่ละคนอย่างไร
– มีความเชื่อในการทำงานร่วมกับคนอื่นอย่างไร
– มีเป้าหมายและแรงจูงใจอย่างไร
พื้นฐานของแต่ละคน จะหล่อหลอม “ชุดความคิด” ในการทำงานเป็นทีมที่แตกต่างกัน
ยิ่งคนเก่งที่มาจากหลากหลายที่ หากมีอัตตาสูง ก็ยิ่งมีโอกาสขัดแย้งกัน
เรามาดูทีมงานที่จัดทำ Team Norms กันก่อนลงมือทำงานดูครับ
จากหนังสือ “7 อุปนิสัยสำหรับผู้ทรงประสิทธิผลยิ่ง” โดย Stephen R. Covey ในบทที่ว่าด้วยอุปนิสัยที่ 6 เรื่อง ผนึกพลังประสานความต่าง ผู้เขียนได้เล่าเรื่องที่เป็นตัวอย่างของทีมงานที่ยอดเยี่ยมว่า
หลังสงครามโลกครั้งที่สอง รัฐบาลสหรัฐแต่งตั้งเดวิด ลิเลียนธัล เป็นหัวหน้าคณะกรรมการพลังงานปรมาณู ลิเลียนธัลรวบรวมกลุ่มคนมีชื่อเสียงในวงการต่าง ๆ ที่มีอัตตาสูงและมีกรอบอ้างอิงของแต่ละคนที่แตกต่างกัน
กลุ่มคนหลายวงการเหล่านี้มีความคิดเห็นที่แหลมคม เอาแต่ใจตนเอง อยากผลักดันผลงานให้เป็นรูปธรรมโดยเร็ว ยิ่งไปกว่านั้น สื่อมวลชนก็กดดันอยากเห็นผลงาน
แต่ลิเลียนธัลใช้เวลานานหลายสัปดาห์สร้างบัญชีออมใจ (ความไว้วางใจกัน) เขาแนะนำให้คนกลุ่มนี้รู้จักสนิทสนมกัน เผยใจให้เห็นความสนใจ ความหวัง เป้าหมาย ความกังวลใจ กรอบอ้างอิง และกรอบความคิดของแต่ละคน เขาดึงผู้คนมาประชุมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างกัน สร้างพันธะผูกพันระหว่างกัน ในระหว่างนั้นเขาอดทนต่อเสียงวิพากษ์วิจารณ์ว่าใช้เวลานานเกินไปกับสิ่งที่ “ไร้ประสิทธิภาพ”
สุดท้าย คนกลุ่มนี้ก็มีความผูกพันกันอย่างเหนียวแน่น เปิดใจต่อกัน กล้าเสนอความคิดสร้างสรรค์ ผนึกพลังสานความต่าง มีความนับถือซึ่งกันและกันสูง แม้จะเกิดความคิดเห็นที่แตกต่างขัดแย้งกัน แทนที่จะตั้งตัวเป็นศัตรูหรือคิดปกป้องอัตตาตนเอง คณะกรรมการจะทุ่มเทเต็มกำลังเพื่อทำความเข้าใจกัน โดยกลุ่มมีทัศนคติว่า “ถ้าคนที่มีสติปัญญาระดับนี้ มีความรู้ความสามารถและความทุ่มเทกันในระดับนี้ หากเขาไม่เห็นพ้องกับฉัน เขาน่าจะต้องมีแง่มุมมบางอย่างที่ฉันยังมองไม่เห็น ฉันอยากเข้าใจจุดนั้น เขามีมุมมอง มีกรอบอ้างอิงที่ฉันอยากจะศึกษาทำความเข้าใจเขา” ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลไร้การป้องกันตนเองก่อตัวขึ้น บรรทัดฐานใหม่ที่ดีงามได้ก่อตัวขึ้น
ดังนั้น ทีมงานควรจะจัดทำ Team Norms ก่อนลงมือทำงานร่วมกัน
หรือทีมที่ทำงานร่วมกันมาระยะหนึ่งแล้ว
ก็อาจจะถือโอกาส การเริ่มต้นปีใหม่ หรือการกลับมาทำงานใหม่หลังวิกฤติโควิด-19 เป็นจุดเริ่มต้น
วิธีการจัดทำ Team Norms
1. ให้แต่ละคนเล่าประสบการณ์/สไตล์/ค่านิยม ให้ทีมฟัง
2. ให้แต่ละคนแชร์ Profile ของแบบสอบถามทางจิตวิทยาให้ทีมฟัง ส่วนตัวแล้วผมชอบใช้ Gallup CliftonStrengths
3. หัวหน้าทีม แชร์ วิสัยทัศน์/พันธกิจ/ยุทธศาสตร์
4. แบ่งกลุ่มทีม เพื่อจัดทำ Team Norms โดยใช้คำถามว่า “เพื่อให้บรรลุ วิสัยทัศน์/พันธกิจ/ยุทธศาสตร์ นั้น ทีมควรทำงานร่วมกันอย่างไร”
5. นำเสนอ และสรุป แนวทางเป็น Team Norms
คำถามเพิ่มเติม เพื่อช่วยหา Team Norms เช่น
“เพื่อให้บรรลุ วิสัยทัศน์/พันธกิจ/ยุทธศาสตร์ นั้น ทีมควรทำงานร่วมกันอย่างไร”
ก. การสื่อสารควรเป็นอย่างไร
ข. หากเกิดปัญหาขึ้น เราควรทำงานร่วมกันอย่างไร
ค. หากต้องตัดสินใจเป็นกลุ่ม
๑. จะตัดสินใจโดยเสียงข้างมาก ในกรณีไหน
๒. จะตัดสินใจโดยมติเอกฉันท์ ในกรณีไหน
๓. ให้ใครบางคนตัดสินใจโดยลำพัง ในกรณีไหน
ง. หากมีความคิดเห็นต่างกันควรสื่อสารกันอย่างไร
จ. สิ่งไหนควรทำ / สิ่งไหนไม่ควรทำ
หลังจากนั้น ก็ใช้แนวทางนี้ในการประชุม
ในช่วงแรก หัวหน้าทีมควรสื่อสารแนวทางนี้ก่อนเริ่มประชุม
และเมื่อจบการประชุม ก็ทบทวนว่า สิ่งที่ทำได้ดี / สิ่งที่ควรปรับปรุง คืออะไร
หากทำไประยะหนึ่ง เช่น สามหรือหกเดือน แล้วคิดว่า Norms ควรมีการปรับปรุง
ก็นำประเด็นมาหารือ ปรับแต่งให้เหมาะกับบริบทของทีมต่อไป
