แผนงานส่วนใหญ่มักไม่เป็นไปตามแผน
เพราะคนมักจะคิดว่างานทุกอย่างมัน “คงที่” (Static)
แต่ในความเป็นจริง ไม่มีอะไร “คงที่” โดยเฉพาะเมื่อมีคนเข้ามาเกี่ยวข้อง
คนแต่ละคนมีความหลากหลายในวิธีคิด สไตล์ และแรงจูงใจ
แต่ละคน “ลงแรง” และ “ลงใจ” ในงานแต่ละงานไม่เท่ากัน
บางครั้งอาจมีปัจจัยภายนอกเข้ามากระทบ เช่น การเปลี่ยนแปลงของนโยบายหรือสถานการณ์ เป็นต้น
นอกจากนี้ แผนงานมักจะมี “จุดวิกฤติ” ที่คนไม่ได้นึกถึงไว้ก่อนในตอนวางแผน
โดยเฉพาะหากแผนเขียนโดยคนขาดประสบการณ์ในงานนั้น
หรือขาดประสบการณ์ในการวางแผนงานนั้น
ตัวอย่างจุดวิกฤติ
1. งานที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายหน่วยงาน
2. งานที่ต้องอาศัยคนใหม่หลายคนทำงานร่วมกัน
3. งานใหม่ที่ยังไม่เคยทำมาก่อน
4. งานที่มีผลกระทบต่องานอื่น ๆ
5. งานที่เคยเกิดปัญหาบ่อย ๆ ในอดีต
6. งานที่ต้องเร่งให้เสร็จด้วยเวลาที่เฉียดฉิว
7. งานที่มีการเปลี่ยนแปลงหลายเรื่องพร้อมกัน
วิธีระบุจุดวิกฤติ
ในการระบุจุดวิกฤติ เราสามารถพิจารณาจากลักษณะของงานดังต่อไปนี้
– เกี่ยวข้องกับหน่วยงานหรือบุคคลหลายฝ่าย
– มีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดปัญหา
– มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ
– ส่งผลกระทบต่องานอื่น ๆ
เมื่อระบุจุดวิกฤติได้แล้ว ควรวางแผนป้องกันความเสี่ยงในแต่ละจุดวิกฤตินั้น ๆ
โดยอาจพิจารณาจากแนวทางต่อไปนี้
– กำหนดขอบเขตความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายให้ชัดเจน
– กำหนดขั้นตอนการทำงานและกำหนดเวลาให้เหมาะสม
– เตรียมแผนสำรองไว้หากเกิดปัญหา
การนำไปใช้
การระบุจุดวิกฤติและวางแผนป้องกันความเสี่ยงจะช่วยให้แผนงานมีความเป็นไปได้มากขึ้น
ลดความสูญเสีย และช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จได้
ตัวอย่างการประยุกต์ใช้
บริษัทแห่งหนึ่งต้องการสร้างโรงงานใหม่ โดยแผนงานกำหนดให้ก่อสร้างเสร็จภายใน 1 ปี
โรงงานแห่งนี้ต้องใช้วัสดุและอุปกรณ์จำนวนมาก
รวมถึงต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายหน่วยงาน
จากการวิเคราะห์จุดวิกฤติ พบว่าจุดวิกฤติของโครงการนี้คือ
– วัสดุและอุปกรณ์อาจล่าช้า
– หน่วยงานที่เกี่ยวข้องอาจไม่ประสานงานกัน
บริษัทจึงวางแผนป้องกันความเสี่ยงดังนี้
– ประสานงานกับซัพพลายเออร์ให้จัดส่งวัสดุและอุปกรณ์ให้ตรงตามเวลาที่กำหนด
– กำหนดให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องมีการประชุมร่วมกันเป็นประจำ
จากแผนป้องกันความเสี่ยงที่วางไว้ ทำให้โครงการก่อสร้างโรงงาน
สำเร็จลุล่วงตามกำหนดเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้
