โน้มน้าวด้วยการนำเสนอ

เรากำลังพูดถึงการนำเสนอสำคัญทางธุรกิจ เช่น การนำเสนอ บอร์ด โครงการสำคัญ และแผนงานสำคัญต่อคณะกรรมการ (Board) หรือคณะผู้บริหารระดับสูง 

การจะนำเสนอได้ดีต้องเข้าใจเรื่องธรรมชาติการฟังของแต่ละคนก่อน ซึ่งคนทั่วไปจะมี 3 กลุ่มคือ

1. ฟังได้ดี เพราะมีสมาธิดี ฟังตามเนื้อหาตลอด

2. ฟังได้ปานกลาง เพราะจิตใจคิดเรื่องอื่นไปด้วยเป็นระยะ

3. ฟังได้แย่ เพราะจิตใจคิดแต่เรื่องอื่นเป็นส่วนใหญ่

ในที่ทำงาน ฝ่ายบริหารและคณะกรรมการส่วนใหญ่จะเป็นคนกลุ่มในที่ 1 และ2 ส่วนในกลุ่มที่ 3 มักจะไม่สามารถก้าวขึ้นเป็นฝ่ายบริหารได้

หากเราตั้งสมมติฐานว่า ฝ่ายบริหาร 20% ฟังได้ดี และ 80% ฟังได้ปานกลาง เพราะโดยเฉลี่ยคนเราไม่สามารถรับฟังฝ่ายเดียวนาน ๆ ได้ และคนส่วนใหญ่น่าจะรับฟังได้น้อยลงเมื่อเวลาผ่านไปนานขึ้น

หากเราตั้งสมมติฐานว่า คนที่ฟังได้ปานกลางสามารถรับฟังได้โดยมีแนวโน้มดังนี้

– ฟังได้เนื้อหา 80% จากการฟัง 5 นาที = 4 นาที

– ฟังได้เนื้อหา 50% จากการฟัง 10 นาที = 5 นาที

– ฟังได้เนื้อหา 25% จากการฟัง 15 นาที = 3.8 นาที

– ฟังได้เนื้อหา 10% จากการฟัง 30 นาที = 3 นาที

ดังนั้น หากเราเตรียมการนำเสนอหลักสำคัญให้ได้ภายใน 3-5 นาที จะสามารถประหยัดเวลาของคนฟังไปได้ถึง 25 นาที สำหรับการนำเสนอ 30 นาที หากผู้บริหารรับฟัง 10 คน = จะประหยัดเวลาผู้บริหารได้รวม 250 นาที = 4.2 ชม. ซึ่งหากคำนวณออกมาเป็นค่าตัวของผู้บริหารก็จะมีมูลค่าสูง และหากนำเสนอปีละ 200 วันทำงาน = จะประหยัดเวลาผู้บริหารได้ถึง 840 ชั่วโมง

ความท้าทายก็คือ เราอาจจะต้องใช้เวลา 3 ชั่วโมงในการเตรียมตัวเพื่อการนำเสนอ 30 นาทีให้เหลือ 3 นาที หากใครสามารถพัฒนาการพูดให้เข้าใจได้ง่ายในเวลาอันสั้น เขาก็จะเป็นที่ต้องการของทุกที่ เพราะเขาคือคนที่ประหยัดเวลาฟังของผู้บริหารลงอย่างมาก ทำให้ผู้บริหารมีเวลาไปจัดการงานยุทธศาสตร์ที่สำคัญมากขึ้น

ที่มา: Leadership Mentor – พี่เลี้ยงผู้นำภาคปฏิบัติ โดยเกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศัย