เตรียมตัวก่อนประชุมแบบมืออาชีพ

ห้องประชุมคือเวทีแสดงศักยภาพ เพราะการประชุมเป็นเวทีที่ 

– รับทราบนโยบาย

– รับฟังปัญหาและข้อเสนอแนะ

– แสดงความคิดเห็น

การแสดงความคิดเห็นในที่ประชุมจะมีนัยสำคัญสำหรับเราแต่ละคนในอนาคต

คนส่วนใหญ่ จะมองว่าเรามีความสามารถเพียงใด 

ขึ้นอยู่กับวิธีการแสดงความคิดเห็นของเราในที่ประชุม

ดังนั้น การเตรียมตัวก่อนเข้าประชุมจึงสำคัญมาก 

แนวทางการเตรียมตัวก่อนประชุมแบบมืออาชีพ

1. อ่านบันทึกการประชุมครั้งก่อน ระบุประเด็นสำคัญ

2. เตรียมตัวหาข้อมูลสำหรับหัวข้อการประชุมในครั้งนี้

3. ประเมินสไตล์ของประธานและคนที่มีบทบาทสูง

4. ปรับตัวให้สอดคล้องบรรทัดฐานของสมาชิกส่วนใหญ่

5. ระบุคำถามที่เราอาจจะถูกถาม และแนวทางตอบ

6. ระบุคำถามที่อยากจะถาม และถามอย่างเหมาะสม 

7. ระบุประเด็นที่ควรออกความเห็น และหาจังหวะพูด  

8. ประเมินตนเองหลังจบ เพื่อนำไปพัฒนาในครั้งต่อไป

เรามาดูรายละเอียดของแต่ละข้อกัน

1. อ่านบันทึกการประชุมครั้งก่อนระบุประเด็นสำคัญ

ก่อนเข้าร่วมประชุมครั้งต่อไป ควรอ่านบันทึกการประชุมครั้งก่อน เพื่อทราบถึงประเด็นสำคัญหรือข้อสรุปที่ได้จากการหารือในครั้งก่อน สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจประเด็นและสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากการประชุมครั้งก่อนได้หารือเกี่ยวกับแผนงานประจำปี การประชุมครั้งต่อไปอาจมีการติดตามความคืบหน้าของแผนงานหรือหารือเกี่ยวกับแผนงานเพิ่มเติม ผู้เข้าร่วมประชุมที่อ่านบันทึกการประชุมครั้งก่อน ก็จะสามารถเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องมานำเสนอหรือแสดงความคิดเห็นได้อย่างเหมาะสม

2. เตรียมตัวหาข้อมูลสำหรับหัวข้อการประชุมในครั้งนี้

ผู้เข้าร่วมประชุมควรหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับหัวข้อการประชุมในครั้งนี้ เพื่อเตรียมความพร้อมในการเข้าร่วมประชุมและมีส่วนร่วมอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอาจรวมถึงเอกสารประกอบการประชุม รายงาน บทความ หรือการวิจัยที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่างเช่น หากการประชุมครั้งต่อไปจะหารือเกี่ยวกับแผนการตลาดใหม่ ผู้เข้าร่วมประชุมควรหาข้อมูลเกี่ยวกับแนวโน้มตลาด พฤติกรรมผู้บริโภค และคู่แข่ง เพื่อเตรียมข้อมูลมานำเสนอหรือแสดงความคิดเห็นได้อย่างมีข้อมูล

3. ประเมินสไตล์ของประธานและคนที่มีบทบาทสูง

ผู้เข้าร่วมประชุมควรประเมินสไตล์ของประธานและคนที่มีบทบาทสูงในการประชุม เพื่อปรับตัวให้เข้ากับสไตล์และบรรทัดฐานของการประชุม สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างเหมาะสมและเป็นธรรมชาติ

ตัวอย่างเช่น หากประธานการประชุมเป็นคนที่มีสไตล์เป็นทางการ ผู้เข้าร่วมประชุมควรแต่งกายให้สุภาพเรียบร้อยและเตรียมข้อมูลมานำเสนออย่างเป็นระบบ หากประธานการประชุมเป็นคนที่มีสไตล์เป็นกันเอง ผู้เข้าร่วมประชุมอาจแต่งกายให้สบายขึ้นและแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา

4. ปรับตัวให้สอดคล้องบรรทัดฐานของสมาชิกส่วนใหญ่

ผู้เข้าร่วมประชุมควรปรับตัวให้สอดคล้องบรรทัดฐานของสมาชิกส่วนใหญ่ในการประชุม สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างกลมกลืนและไม่สร้างความประหลาดใจให้กับผู้อื่น

ตัวอย่างเช่น หากสมาชิกส่วนใหญ่ในการประชุมเป็นคนที่มีความคิดเห็นตรงไปตรงมา ผู้เข้าร่วมประชุมก็ควรแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาเช่นกัน หากสมาชิกส่วนใหญ่ในการประชุมเป็นคนที่มีความคิดเห็นรอบคอบ ผู้เข้าร่วมประชุมก็ควรแสดงความคิดเห็นอย่างรอบคอบเช่นกัน

5. ระบุคำถามที่เราอาจจะถูกถามและแนวทางตอบ

ผู้เข้าร่วมประชุมควรระบุคำถามที่เราอาจจะถูกถามในการประชุม และเตรียมแนวทางในการตอบคำถามเหล่านั้น สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถตอบคำถามได้อย่างมั่นใจและตรงประเด็น

ตัวอย่างเช่น หากการประชุมครั้งนี้จะหารือเกี่ยวกับแผนงานใหม่ ผู้เข้าร่วมประชุมอาจถูกถามเกี่ยวกับความเป็นไปได้ของแผนงานหรือผลกระทบของแผนงานต่อองค์กร ผู้เข้าร่วมประชุมควรเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาตอบคำถามเหล่านี้ล่วงหน้า

6. ระบุคำถามที่อยากจะถามและถามอย่างเหมาะสม

ผู้เข้าร่วมประชุมควรระบุคำถามที่อยากจะถามในการประชุม และถามอย่างเหมาะสม สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพและได้รับข้อมูลที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น หากการประชุมครั้งนี้จะหารือเกี่ยวกับแผนการตลาดใหม่ ผู้เข้าร่วมประชุมอาจอยากถามเกี่ยวกับรายละเอียดของแผนการตลาดหรือผลกระทบของแผนการตลาดต่อผู้บริโภค ผู้เข้าร่วมประชุมควรถามคำถามเหล่านี้อย่างสุภาพและตรงประเด็น

7. ระบุประเด็นที่ควรออกความเห็นและหาจังหวะพูด

ผู้เข้าร่วมประชุมควรระบุประเด็นที่ควรออกความเห็นในการประชุม และหาจังหวะพูดที่เหมาะสม สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างสร้างสรรค์และสร้างผลกระทบ

ตัวอย่างเช่น หากการประชุมครั้งนี้จะหารือเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กร ผู้เข้าร่วมประชุมอาจอยากเสนอแนวทางในการแก้ไขปัญหา ผู้เข้าร่วมประชุมควรเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องมานำเสนอและหาจังหวะพูดที่เหมาะสมเพื่อให้ความคิดเห็นของตนได้รับการพิจารณา

8. ประเมินตนเองหลังจบเพื่อนำไปพัฒนาในครั้งต่อไป

หลังจบการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมควรประเมินตนเองว่ามีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ และสามารถพัฒนาอะไรได้อีกบ้าง สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถปรับปรุงการมีส่วนร่วมในการประชุมครั้งต่อไปให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกว่าตนเองมีส่วนร่วมในการประชุมได้ไม่เต็มที่ ผู้เข้าร่วมประชุมอาจต้องหาข้อมูลให้มากขึ้นหรือเตรียมคำถามให้มากขึ้นเพื่อมีส่วนร่วมในการประชุมครั้งต่อไป

การเตรียมตัวก่อนประชุมแบบมืออาชีพจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายของการประชุม