เชื่อมช่องว่างการสื่อสาร: สร้างความสอดคล้องระหว่างเจตนาและความเข้าใจในสถานที่ทำงาน

ปัญหาการสื่อสารผิดพลาดเป็นความท้าทายที่พบได้บ่อยในสภาพแวดล้อมการทำงานที่รวดเร็วในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งระหว่างผู้จัดการและทีมงานของพวกเขา บ่อยครั้งที่เกิดช่องว่างระหว่างความตั้งใจของผู้จัดการและความเข้าใจของพนักงาน ซึ่งนำไปสู่ความคับข้องใจ การพลาดกำหนดเวลา และผลลัพธ์ที่ไม่ดีที่สุด

ในหนังสือ “Bringing Out the Best in People” ของ Aubrey C. Daniels เน้นย้ำว่าผู้จัดการใช้เวลาถึง 85% ในการคิดแทนพนักงานของตน เพียงเพื่อจะพบว่าตัวเองกลับมาที่จุดเริ่มต้นเมื่อสิ่งที่คิดแแทนเหล่านั้นไม่ได้ถูกนำไปใช้อย่างที่ตั้งใจไว้ วงจรของการสื่อสารที่ผิดพลาดนี้เน้นย้ำถึงความจำเป็นในการใช้วิธีการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การประเมินตนเอง: ก้าวแรกที่สำคัญ

เพื่อเชื่อมช่องว่างการสื่อสารนี้ ทั้งผู้จัดการและพนักงานต้องมีส่วนร่วมในการประเมินตนเองอย่างตรงไปตรงมา

สำหรับผู้จัดการ:

– ในระดับ 0 ถึง 100% คุณเชื่อว่าพนักงานของคุณเข้าใจการสื่อสารของคุณมากน้อยเพียงใด

– หลังจากการสื่อสาร คุณประเมินว่าข้อความของคุณเป็นที่เข้าใจอย่างแท้จริงกี่เปอร์เซ็นต์

สำหรับพนักงาน:

– ในระดับ 0 ถึง 100% คุณเชื่อว่าผู้จัดการของคุณเข้าใจการสื่อสารของคุณมากน้อยเพียงใด

– หลังจากสื่อสารกับผู้จัดการของคุณ คุณเชื่อว่าข้อความของคุณได้รับอย่างถูกต้องกี่เปอร์เซ็นต์

ความจริงของการสื่อสาร

ในความเป็นจริง บุคคลส่วนใหญ่:

– แสดงเพียง 50-75% ของข้อความที่ตั้งใจไว้

– เข้าใจเพียง 50-75% ของสิ่งที่ได้ยิน

– ประเมินประสิทธิภาพการสื่อสารของตนเองสูงเกินไป โดยสมมติว่าพวกเขาได้สื่อถึงความตั้งใจ 100% และอีกฝ่ายได้รับข้อความ 100%

กลยุทธ์เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อส่งเสริมวัฒนธรรมของการสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ลองพิจารณาขั้นตอนที่นำไปปฏิบัติได้เหล่านี้:

1. จัดระเบียบความคิดของคุณก่อนที่จะพูด ความชัดเจนเริ่มต้นด้วยข้อความที่มีโครงสร้างที่ดี

2. ปรับรูปแบบการสื่อสารของคุณให้เหมาะกับผู้ฟัง ปรับวิธีการของคุณให้สอดคล้องกับบุคคลที่คุณกำลังพูดถึง

3. ฟังอย่างตั้งใจพยายามทำความเข้าใจเจตนาที่แท้จริง มุ่งเน้นไปที่การเข้าใจความหมายที่แท้จริงของคำพูด

4. สรุปและชี้แจง หลังจากฟังแล้ว ให้สรุปประเด็นสำคัญและยืนยันความเข้าใจของคุณ

5. ประเมินประสิทธิผลการสื่อสารของคุณเป็นประจำ ใช้คำถามการประเมินตนเองด้านบนเพื่อวัดความคืบหน้าของคุณ

6. ประเมินผลลัพธ์ วัดความสอดคล้องระหว่างผลลัพธ์ที่คุณตั้งใจไว้กับผลลัพธ์จริง

ด้วยการใช้กลยุทธ์เหล่านี้ องค์กรต่างๆ สามารถปลูกฝังสถานที่ทำงานที่การสื่อสารเป็นตัวเร่งให้เกิดความร่วมมือ นวัตกรรม และความสำเร็จ จำไว้ว่าการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไม่ได้เป็นเพียงการส่งข้อมูล มันเกี่ยวกับการส่งเสริมความเข้าใจ สร้างความไว้วางใจ และบรรลุเป้าหมายร่วมกัน