ผู้บริหารที่ดีจะต้องรู้บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตัวเองอย่างชัดเจน และต้องสามารถทำหน้าที่เหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ แนวทางหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตัวเองได้อย่างเหมาะสม คือ การถามตัวเองเป็นประจำว่า
1. อะไรคืองานสำคัญเพื่อให้ทีมบรรลุวิสัยทัศน์
ผู้บริหารต้องกำหนดวิสัยทัศน์ขององค์กรให้ชัดเจน และกำหนดแนวทางในการบรรลุวิสัยทัศน์นั้น จากนั้นจึงต้องพิจารณาว่างานใดเป็นงานสำคัญที่จะทำให้ทีมบรรลุวิสัยทัศน์ได้ เช่น หากวิสัยทัศน์ขององค์กรคือ “เป็นผู้นำด้านนวัตกรรม” งานสำคัญสำหรับผู้บริหารอาจได้แก่ การส่งเสริมให้พนักงานคิดค้นนวัตกรรมใหม่ๆ หรือการจัดตั้งทีมวิจัยและพัฒนา เป็นต้น
ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
ผู้บริหารของบริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งมีวิสัยทัศน์ว่า “จะเป็นผู้นำด้านปัญญาประดิษฐ์” ผู้บริหารจึงให้ความสำคัญกับงานด้านวิจัยและพัฒนาปัญญาประดิษฐ์เป็นอย่างมาก โดยจัดตั้งทีมวิจัยและพัฒนาขนาดใหญ่ และสนับสนุนให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการคิดค้นนวัตกรรมด้านปัญญาประดิษฐ์
2. อะไรคืองานที่ต้องทำสำหรับโครงการสำคัญ
ผู้บริหารต้องกำหนดโครงการสำคัญต่างๆ ขององค์กร และกำหนดผู้รับผิดชอบโครงการเหล่านั้น จากนั้นจึงต้องพิจารณาว่างานใดเป็นงานสำคัญสำหรับแต่ละโครงการ เช่น หากองค์กรมีโครงการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ผู้บริหารอาจต้องพิจารณาว่างานสำคัญสำหรับโครงการนี้คือ การวิจัยตลาด การออกแบบผลิตภัณฑ์ และการผลิต เป็นต้น
ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
ผู้บริหารของโรงพยาบาลแห่งหนึ่งมีโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศทางการแพทย์ ผู้บริหารจึงให้ความสำคัญกับงานด้านการออกแบบระบบสารสนเทศ โดยจัดตั้งทีมออกแบบระบบสารสนเทศและจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วย
3. อะไรคืองานที่ต้องทำในการจัดการวิกฤตวันนี้
ผู้บริหารต้องเตรียมพร้อมรับมือกับวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ ดังนั้นจึงต้องกำหนดแนวทางในการจัดการวิกฤต และพิจารณาว่างานใดเป็นงานสำคัญที่ต้องเร่งดำเนินการเมื่อเกิดวิกฤต เช่น หากเกิดการแพร่ระบาดของโรคระบาด ผู้บริหารอาจต้องพิจารณาว่างานสำคัญคือการจัดหาอุปกรณ์ป้องกันส่วนบุคคล การจัดหาเตียงผู้ป่วย และการจัดหายารักษาโรค เป็นต้น
ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
ผู้บริหารของสายการบินแห่งหนึ่งได้เตรียมพร้อมรับมือกับการแพร่ระบาดของโรคระบาด โดยจัดตั้งทีมเฉพาะกิจเพื่อติดตามสถานการณ์และกำหนดแนวทางในการจัดการหากเกิดการแพร่ระบาดของโรคระบาด เมื่อเกิดการแพร่ระบาดของโรคระบาดจริง ทีมเฉพาะกิจจึงสามารถดำเนินการได้อย่างทันท่วงที
4. อะไรคือสิ่งที่ต้องทำเพื่อป้องกันวิกฤตในอนาคต
ผู้บริหารควรวิเคราะห์สาเหตุของวิกฤตที่เกิดขึ้นแล้ว และกำหนดมาตรการเพื่อป้องกันไม่ให้วิกฤตเหล่านั้นเกิดขึ้นอีก เช่น หากเกิดอุบัติเหตุในโรงงาน ผู้บริหารอาจต้องพิจารณาว่าสาเหตุของอุบัติเหตุคืออะไร และกำหนดมาตรการเพื่อป้องกันไม่ให้อุบัติเหตุเกิดขึ้นอีก เช่น ปรับปรุงระบบความปลอดภัยในโรงงาน ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับความปลอดภัยในการทำงาน เป็นต้น
ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
ผู้บริหารของโรงงานแห่งหนึ่งเกิดอุบัติเหตุในโรงงานบ่อยครั้ง ผู้บริหารจึงวิเคราะห์สาเหตุของอุบัติเหตุและพบว่าสาเหตุหลักคือพนักงานขาดความรู้เกี่ยวกับความปลอดภัยในการทำงาน ผู้บริหารจึงจัดอบรมพนักงานเกี่ยวกับความปลอดภัยในการทำงานเป็นประจำ
5. อะไรคือสิ่งที่ต้องทำเพื่อสนับสนุนทีมให้สำเร็จ
ผู้บริหารมีหน้าที่สนับสนุนทีมให้ประสบความสำเร็จ ดังนั้นจึงต้องพิจารณาว่างานใดเป็นงานสำคัญที่ต้องดำเนินการเพื่อสนับสนุนทีม เช่น หากทีมมีเป้าหมายในการเพิ่มยอดขาย ผู้บริหารอาจต้องพิจารณาว่างานสำคัญคือการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ และการสร้างแคมเปญการตลาด เป็นต้น
ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
ผู้บริหารของทีมขายมีเป้าหมายในการเพิ่มยอดขาย ผู้บริหารจึงให้ความสำคัญกับงานด้านการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า โดยจัดอบรมพนักงานเกี่ยวกับเทคนิคการขายและการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า
6. อะไรคือสิ่งที่ควรเปลี่ยนแปลงเพื่อความสำเร็จ
ผู้บริหารควรพิจารณาว่าสิ่งใดที่ควรเปลี่ยนแปลงเพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จ เช่น หากองค์กรมีวัฒนธรรมการทำงานที่ไม่เป็นมิตร ผู้บริหารอาจต้องพิจารณาเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทำงานให้เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน เป็นต้น
ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
ผู้บริหารขององค์กรแห่งหนึ่งมีวัฒนธรรมการทำงานที่ไม่เป็นมิตร ผู้บริหารจึงพิจารณาเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทำงานโดยจัดกิจกรรมต่างๆ เพื่อส่งเสริมให้พนักงานมีความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
7. อะไรคือสิ่งที่ไม่ควรทำ
ผู้บริหารควรพิจารณาว่าสิ่งใดที่ไม่ควรทำเพื่อไม่ให้องค์กรเกิดความเสียหาย เช่น หากองค์กรมีการแข่งขันสูง ผู้บริหารไม่ควรทำการตัดสินใจที่อาจส่งผลเสียต่อองค์กรในระยะยาว เป็นต้น
ตัวอย่างที่เป็นรูปธรรม
ผู้บริหารขององค์กรแห่งหนึ่งมีการแข่งขันสูง ผู้บริหารจึงพิจารณาว่าไม่ควรทำการตัดสินใจที่อาจส่งผลเสียต่อองค์กรในระยะยาว เช่น ไม่ควรลดค่าจ้างพนักงานโดยไม่จำเป็น
โดยสรุปแล้ว ผู้บริหารที่เก่งจะต้องรู้บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตัวเองอย่างชัดเจน และสามารถทำหน้าที่เหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ แนวทางหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้บริหารสามารถกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของตัวเองได้อย่างเหมาะสม คือ การถามตัวเองเป็นประจำว่า อะไรคืองานสำคัญเพื่อให้ทีมบรรลุวิสัยทัศน์ อะไรคืองานที่ต้องทำสำหรับโครงการสำคัญ อะไรคืองานที่ต้องทำในการจัดการวิกฤตวันนี้ อะไรคือสิ่งที่ต้องทำเพื่อป้องกันวิกฤตในอนาคต อะไรคือสิ่งที่ต้องทำเพื่อสนับสนุนทีมให้สำเร็จ อะไรคือสิ่งที่ควรเปลี่ยนแปลงเพื่อความสำเร็จ และอะไรคือสิ่งที่ไม่ควรทำ
