เมื่อทีมงานมีผลงานไม่ดี ผจก.ส่วนใหญ่มักจะโทษว่าเป็นเพราะทีมงานที่มีด้อยคุณภาพ
อาจจะถูกบางส่วน แต่จากประสบการณ์ของผม ผู้จัดการส่วนใหญ่มีส่วนเป็นสาเหตุของปัญหา
เท่าที่เห็นสิ่งผิดพลาดที่ผู้จัดการเหล่านั้นมีคือ
1. เลือกรับคนที่มีค่านิยมไม่สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรเข้ามาทำงานด้วย
2. ไม่ให้ความสำคัญกับการสอนงานในตอนเริ่มต้น
3. ไม่ให้ feedback ในตอนเริ่มงานใหม่ 2 เดือนแรก
4. ให้พ้นทดลองงาน ทั้งที่รู้ว่าไม่ควรให้ผ่าน
5. เมื่อเขาทำได้ดีไม่มีการชมเชย
6. เมื่อเขาทำพลาดไม่มีการให้ feedback
7. ไม่ให้การสนับสนุนเพียงพอเมื่อเขาเผชิญปัญหา
8. ไม่มีการพูดคุยเรื่องแผนงานความก้าวหน้าในอาชีพ
ในสี่ประเด็นแรกเป็นเรื่องของการคัดสรรและช่วงเวลาในตอนเริ่มต้นของพนักงาน ผมขอยกคำพูดที่ชี้ให้เห็นความสำคัญในการสรรหาของ Claudio Fernández-Arroz ผู้เขียน It’s Not the How or the What but the Who: Succeed by Surrounding Yourself with the Best เขาเขียนว่า “ในบริษัททั่วไป คนใช้เวลา 2% ในการสรรหาคน และใช้เวลา 75% ในการแก้ปัญหาจากการสรรหาคนที่ด้อยคุณภาพ”
เอาเป็นว่า หากคุณมีโอกาสในการหาสมาชิกทีมงานคนใหม่เข้ามา ผมขอแนะนำแนวทางการลดปัญหาจากสี่ข้อแรกไว้ดังนี้ครับ
1. เลือกรับคนที่มีค่านิยมไม่สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กรเข้ามาทำงานด้วย
ทางแก้:
ระบุบรรทัดฐานในการทำงานของทีมคุณออกมา “เราจะทำงานร่วมกันอย่างไร” “อะไรคือค่านิยมที่พวกเรามีคล้าย ๆ กันบ้าง” หลังจากนั้น ให้จัดทำเป็นค่านิยมร่วมหรือบรรทัดฐานของทีมงาน ใช้มันเป็นแนวทางในการคัดสรรคนที่มีลักษณะร่วมกันให้มาทำงาน พยายามให้ทีมงานหลาย ๆ คน ได้มีโอกาสสัมภาษณ์และร่วมคัดเลือกสมาชิกทีมใหม่ เปิดโอกาสให้เขาได้สังเกตและให้ข้อมูลย้อนกลับว่า ใครที่มีความเหมาะสมที่สุดในเรื่องวัฒนธรรมองค์กรของพวกเรา
2. ไม่ให้ความสำคัญกับการสอนงานในตอนเริ่มต้น
ทางแก้:
ผู้จัดการต้องมีส่วนในการปฐมนิเทศน์งานของพนักงานใหม่ อย่าหวังพึ่งแต่การปฐมนิเทศน์ของฝ่ายบริหารทรัพยากรมนุษย์เท่านั้น ในวันแรกที่พนักงานใหม่มาทำงาน ผู้จัดการต้องแนะนำให้เขารู้ว่า วิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยมร่วม และบรรทัดฐานของทีมคืออะไร นอกจากนี้ ควรจะมอบหมายให้ใครเป็น “พี่เลี้ยง” ให้คนใหม่ปรับตัวได้ดีในช่วงแรก เช่นพาพนักงานใหม่ไปทานข้าวเที่ยงในสองสามวันแรก วิธีนี้จะทำให้คนใหม่มั่นใจมากขึ้น และยังทำให้เขาเกิดความรู้สึกว่า “ฉันเป็นส่วนหนึ่งของที่นี่”
3. ไม่ให้ feedback ในตอนเริ่มงานใหม่ 2 เดือนแรก
ทางแก้:
ผู้จัดการต้องหมั่นสังเกตและติดตามพนักงานใหม่ เพื่อจะได้มีข้อมูลว่า เขาปรับตัวได้ดีเพียงใด เขามีความถนัดในการเรียนรู้แบบไหน อะไรคือจุดแข็งของเขา อะไรคือจุดอ่ออน หากเป็นไปได้ ให้ข้อมูลย้อนกลับยิ่งเร็วยิ่งดี ตอนสิ้นเดือนแรกบอกเขาในสิ่งที่เราเห็น ในสิ้นเดือนที่สองบอกเขาว่าเราเห็นพัฒนาการอะไรเพิ่มเติมบ้าง และมีสิ่งไหนที่เขาควรปรับปรุง
4. ให้พ้นทดลองงานทั้งที่รู้ว่าไม่ผ่าน
ทางแก้:
เมื่อถึงเวลาในการที่จะต้องให้ผ่านพ้นการทดลองงาน หากคิดว่าไม่เหมาะสมอย่าให้ผ่านการทดลองงาน ผู้จัดการบางคนยอมให้ผ่านทั้ง ๆ ที่รู้ว่าคุณสมบัติไม่ถึงแต่เพราะงานมันเยอะไม่มีคนทำ นั่นคือความผิดอย่างยิ่ง มันลำบากเวลาขาดคนทำงานในขณะที่งานท่วม แต่ว่ามันลำบากยิ่งกว่านั้นอีกเยอะเลย เมื่อคุณปล่อยให้คนที่ทำงานไม่ได้คุณภาพทำงานที่เยอะอยู่แล้ว เท่ากับว่าคุณได้เพิ่มงานที่ต้องการแก้ไขเพิ่มขึ้นมาอีก หนักแน่นที่จะให้เขาไม่พ้นทดลองงาน คุณได้ช่วยเขาให้พ้นทุกข์เพื่อให้เขาไปทำในสิ่งที่เหมาะกับเขาที่สุด มีคนที่ประสบความสำเร็จจำนวนมากที่ถูกให้ออกจากงานที่เขาไม่เหมาะในอดีต
เรามาดูในสี่ข้อที่เหลือกัน
5. เมื่อเขาทำได้ดีไม่มีการชมเชย
6. เมื่อเขาทำพลาดไม่มีการให้ feedback
7. ไม่ให้การสนับสนุนเพียงพอเมื่อเขาเผชิญปัญหา
ทางแก้:
สามข้อนี้แก้ง่าย ๆ ด้วยวิธีเดียว คือการจัดให้มีการสนทนากันแบบตัวต่อตัวกับพนักงานแต่ละคน
ผู้จัดการยอดเยี่ยมควรจะใช้เวลา 20-30 นาทีต่อสัปดาห์ คุยกับทีมงานแต่ละคน หากมีทีมงานเยอะ ควรจะคุยกับทุกคนอย่างน้อย ทุก ๆ สองสัปดาห์
ในแต่ละครั้ง ถาม
– สิ่งที่ทำได้ดีในสัปดาห์นี้คืออะไร คุณทำอย่างไร
– สิ่งที่คิดว่าควรทำให้แตกต่างจากเดิมคืออะไร คุณได้บทเรียนอะไร
– มีอุปสรรคอะไรบ้าง มีแผนจัดการมันอย่างไร ต้องการการสนับสนุนจากฉันอย่างไร
– มีอะไรอีกที่คุณอยากแชร์ให้ฉันทราบ
8. ไม่มีการพูดคุยเรื่องแผนงานความก้าวหน้าในอาชีพ
ทางแก้:
ในทุก ๆ สามหรือหกเดือน สนทนาตัวต่อตัวกับลูกน้องที่รายงานตรงกับเรา
– คิดว่าในสามปีข้างหน้าอยากจะทำงานในตำแหน่งอะไร
– งานนั้นต้องการคุณสมบัติอะไรบ้าง
– มีคุณสมบัติข้อไหนที่คุณต้องการพัฒนาจากประสบการณ์ในงานในปัจจุบันบ้าง
– มีเรื่องไหนที่คุณคิดว่าฉันน่าจะเป็นโค้ช/พี่เลี้ยง ให้คุณได้
– มีเรื่องไหนที่คุณอยากไปเข้าอบรม
ผู้จัดการที่ยอดเยี่ยม จะใช้เวลา 30-40% ของเขาในการทำงานรว่มกับทีมงานจากกิจกรรมทั้งหมดที่กล่าวมา
