ปัญหาการสื่อสารที่สำคัญระหว่าง หัวหน้า-ลูกน้อง

**เนื้อหาในบทความนี้ได้รับความช่วยเหลือจาก ChatGPT 4.0 ในการรวบรวมข้อมูล (2 ตุลาคม 2567)**

ปัญหาการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและลูกน้องเกิดขึ้นได้เสมอ 

โดยเฉพาะเมื่อ **เจตนาของหัวหน้า** 

กับ **ความเข้าใจของลูกน้อง** 

ไม่ตรงกัน 

การสื่อสารที่ไม่ชัดเจนมักนำไปสู่ความเข้าใจผิด 

และในระยะยาว อาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน

**เจตนาของหัวหน้า** คือสิ่งที่หัวหน้าต้องการให้ลูกน้องทำหรือนำไปปฏิบัติ 

แต่บ่อยครั้ง **ความเข้าใจของลูกน้อง** ไม่ได้ตรงกับสิ่งที่หัวหน้าสื่อออกมา

ตัวอย่างที่ชัดเจนนี้สามารถพบได้ในหนังสือ *Bringing Out the Best in People* ของ Aubrey C. Daniels 

ซึ่งกล่าวว่า 85% ของเวลาผู้บริหารหมดไปกับการพยายามอธิบายสิ่งที่ต้องการให้ลูกน้องทำ 

แต่ลูกน้องกลับไม่สามารถทำตามได้ตามที่คาดหวัง

**การสำรวจตนเอง: หัวหน้าและลูกน้อง**

ลองใช้ “ชุดคำถามสำรวจตนเอง” ต่อไปนี้เพื่อสำรวจว่าการสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด:

**สำหรับหัวหน้า:**

1. เมื่อคุณสื่อสารกับลูกน้อง คุณคิดว่าพวกเขาควรเข้าใจคุณได้กี่เปอร์เซ็นต์? (0-100%)

2. หลังจากสื่อสารแล้ว คุณคิดว่าพวกเขาเข้าใจคุณได้กี่เปอร์เซ็นต์? (0-100%)

**สำหรับลูกน้อง:**

1. เมื่อคุณสื่อสารกับหัวหน้า คุณคิดว่าหัวหน้าควรเข้าใจคุณได้กี่เปอร์เซ็นต์? (0-100%)

2. หลังจากสื่อสารแล้ว คุณคิดว่าหัวหน้าเข้าใจคุณได้กี่เปอร์เซ็นต์? (0-100%)

**ความจริงที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ:**

1. ผู้พูดมักจะ **ไม่สามารถสื่อสารได้ครบถ้วน** ตามที่ตั้งใจ อาจอยู่ที่ 50-75%

2. ผู้ฟังมักจะ **ไม่ได้รับข้อมูลครบถ้วน** ตามที่ได้ยิน อาจอยู่ที่ 50-75%

3. แต่ทั้งหัวหน้าและลูกน้องกลับ **คิดว่าตัวเองสื่อสารครบถ้วน 100%** และอีกฝ่ายเข้าใจได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งเป็นสิ่งที่มักไม่เกิดขึ้นจริง

**แนวทางแก้ไข:**

1. **เรียบเรียงความคิดให้ชัดเจน** ก่อนที่จะสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นการพูดหรือการเขียน

   – ตัวอย่าง: หัวหน้าที่มีความคิดซับซ้อน ควรแยกเป็นหัวข้อที่ชัดเจน เพื่อไม่ให้ลูกน้องสับสน

2. **สื่อสารอย่างชัดเจน** และตรงกับสไตล์การรับฟังของผู้รับสาร

   – ตัวอย่าง: หากลูกน้องชอบข้อมูลที่เป็นระบบ ควรใช้การอธิบายที่เป็นขั้นตอนและมีตัวอย่างประกอบ

3. **ตั้งใจฟัง** และพยายามเข้าใจเจตนาที่แท้จริง

   – ตัวอย่าง: ลูกน้องควรฟังให้ครบถ้วนก่อนตอบโต้ เพื่อไม่ให้ตัดสินจากความเข้าใจส่วนตัว

4. **สรุปเนื้อหา** หลังจากฟังจบ และถามแจกแจงเพื่อความเข้าใจตรงกัน

   – ตัวอย่าง: ลูกน้องสามารถพูดว่า “ขอสรุปว่าสิ่งที่คุณต้องการให้ผมทำคือ…” เพื่อยืนยันว่าเข้าใจถูกต้อง

5. **ประเมินตนเอง** ด้วยการตอบคำถาม “ชุดคำถามสำรวจตนเอง” เพื่อวิเคราะห์การสื่อสารของตัวเอง

6. **ประเมินผลลัพธ์ของงาน** ว่าตรงตามเจตนาที่ได้สื่อสารไว้หรือไม่

   – ตัวอย่าง: เมื่องานเสร็จ หัวหน้าควรกลับมาดูผลลัพธ์ว่างานนั้นตรงตามที่ตนต้องการหรือไม่ และหากไม่ตรง ควรมีการปรับปรุงการสื่อสารในครั้งถัดไป

การสื่อสารที่ดีจะนำไปสู่ความเข้าใจที่ชัดเจนและลดปัญหาการทำงาน