เชื่อว่าหลายคนคงเคยบ่นว่า “ไม่มีเวลา” ไม่ว่าจะทำงาน เรียนหนังสือ หรือแม้แต่ทำกิจกรรมส่วนตัว ทั้งที่วันหนึ่งมี 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ทำไมบางคนถึงรู้สึกไม่มีเวลา ในขณะที่บางคนกลับรู้สึกว่าเวลาเหลือเฟือ
สาเหตุหลักของปัญหานี้อาจเกิดจากการบริหารจัดการเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพ
หากเรารู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เราก็จะสามารถจัดการกับงานและกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างลงตัว ส่งผลให้มีเวลาเหลือมากขึ้นสำหรับสิ่งที่เราต้องการ บทความนี้จึงขอแนะนำเทคนิคบริหารเวลา 7 ข้อที่จะช่วยให้คุณเลิกบ่นว่า “ไม่มีเวลา” ได้อย่างแท้จริง
1. จัดลำดับความสำคัญให้ดีขึ้น
งานทุกงานมีความสำคัญไม่เท่ากัน ดังนั้นเราจึงควรจัดลำดับความสำคัญให้กับงานต่างๆ เพื่อให้สามารถโฟกัสไปที่งานที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน งานที่ไม่สำคัญหรือไม่เร่งด่วนก็ควรเลื่อนออกไปก่อนหรือมอบหมายให้ผู้อื่นทำแทน
ตัวอย่างการแบ่งลำดับความสำคัญของงาน เช่น
– งานสำคัญและเร่งด่วน เช่น งานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้างาน งานที่จะต้องส่งภายในกำหนดเวลา งานที่มีผลกระทบต่อผู้อื่น
– งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เช่น งานที่ต้องวางแผนล่วงหน้า งานที่ต้องรวบรวมข้อมูล งานที่ต้องคิดวิเคราะห์
– งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน เช่น งานที่ได้รับแจ้งจากผู้อื่น งานที่ต้องรีบดำเนินการทันที งานที่ต้องแก้ไขข้อผิดพลาด
– งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน เช่น งานอดิเรก งานส่วนตัว งานที่ไม่ได้กำหนดระยะเวลา
2. มอบหมายงานไหนให้ใครได้บ้าง
หากเราทำงานคนเดียว เราก็ต้องใช้เวลาในการทำงานทั้งหมดด้วยตัวเอง แต่ถ้าเรารู้จักมอบหมายงานให้ผู้อื่น เราก็จะสามารถประหยัดเวลาได้มาก สิ่งสำคัญคือต้องเลือกมอบหมายงานให้กับคนที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมกับงานนั้นๆ
ตัวอย่างการมอบหมายงาน เช่น
– มอบหมายงานให้กับผู้ที่มีความรู้ความสามารถเฉพาะทาง เช่น งานที่ต้องอาศัยทักษะหรือประสบการณ์เฉพาะ
– มอบหมายงานให้กับผู้ที่ว่างหรือมีเวลาว่าง เช่น งานที่ไม่เร่งด่วน งานที่ไม่ต้องการความเชี่ยวชาญมาก
– มอบหมายงานให้กับผู้ที่สนใจหรืออยากเรียนรู้ เช่น งานใหม่ที่ท้าทาย งานที่สามารถพัฒนาทักษะใหม่ๆ
3. กระบวนการไหนควรปรับเปลี่ยนให้ดีขึ้นได้
บางครั้งปัญหาการไม่มีเวลาอาจเกิดจากกระบวนการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ เช่น ขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน ขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยาก หรือขั้นตอนการทำงานที่ใช้เวลานานเกินไป ดังนั้นเราจึงควรพิจารณาปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ตัวอย่างการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน เช่น
– ปรับลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็น
– ปรับปรุงขั้นตอนการทำงานให้ง่ายขึ้น
– หาวิธีทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. ทรัพยากรใดที่อาจทำให้เสียเวลาเกินควร
ทรัพยากรต่างๆ เช่น อุปกรณ์ เครื่องมือ ข้อมูล หรือคน ก็สามารถเป็นสาเหตุที่ทำให้เสียเวลาได้เช่นกัน ดังนั้นเราจึงควรพิจารณาว่าทรัพยากรใดที่อาจทำให้เสียเวลาเกินควร และหาวิธีจัดการกับทรัพยากรเหล่านั้นให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ตัวอย่างการลดการใช้ทรัพยากร เช่น
– เลือกใช้อุปกรณ์หรือเครื่องมือที่เหมาะสมกับงาน
– จัดระเบียบข้อมูลให้ค้นหาได้ง่าย
– แบ่งงานให้ผู้อื่นทำแทน
5. จะสื่อสารอย่างไรให้เกิดผลดีกว่าเดิม
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้เราทำงานได้อย่างราบรื่นและรวดเร็วขึ้น ดังนั้นเราจึงควรเรียนรู้วิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น การสื่อสารที่ชัดเจน การสื่อสารที่ตรงประเด็น การสื่อสารที่ทันเวลา
ตัวอย่างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เช่น
– สื่อสารให้ชัดเจนและกระชับ
– สื่อสารให้ตรงประเด็น ไม่วกวน
– สื่อสารให้ทันเวลา ไม่ล่าช้า
6. มีวิธีไหนอีกที่ใช้เวลาน้อยลงและได้ผลดีเท่าเดิม
นอกจากเทคนิคต่างๆ ที่กล่าวมาแล้ว เรายังสามารถหาวิธีอื่นๆ ที่จะช่วยให้เราใช้เวลาน้อยลงและได้ผลดีเท่าเดิม เช่น การใช้เทคโนโลยีช่วยในการทำงาน การทำงานเป็นทีม การแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ เป็นต้น
ตัวอย่างวิธีใหม่ๆ ที่ช่วยให้ประหยัดเวลา เช่น
– ใช้โปรแกรมช่วยทำงานอัตโนมัติ
– ทำงานร่วมกันเป็นทีม
– แบ่งงานออกเป็นส่วนๆ แล้วมอบหมายให้ผู้อื่นทำ
หากเรานำเทคนิคบริหารเวลาเหล่านี้ไปปรับใช้ เราก็จะสามารถจัดการกับงานและกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้เรามีเวลาเหลือมากขึ้นสำหรับสิ่งที่เราต้องการ เลิกบ่นว่า “ไม่มีเวลา” แล้วมา “บริหารเวลา” กันดีกว่า
