เมื่อหัวหน้ามอบหมายงานให้ลูกทีม
อาจมีงานหลายงานที่ต้องไปประสานกับหน่วยงานอื่น
และเกิดการสะดุด ล่าช้า หรือติดขัด เกิดขึ้น
หัวหน้าจึงควรช่วยกรุยทางให้ลูกทีม
บ่อยครั้ง ลูกทีมเกรงใจไม่บอกให้หัวหน้าทราบ
หัวหน้าที่เก่ง ๆ จึงต้องมีเทคนิคที่จะช่วยให้ทราบว่า
ถึงเวลาที่ต้องเข้าไปช่วยกรุยทางให้ลูกทีมแล้ว
ซึ่งมีทางเลือกหลายวิธี เช่น
1. การสื่อสารอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมา:
– กระตุ้นให้ลูกน้องกล้าพูดคุย: สร้างบรรยากาศที่ลูกน้องรู้สึกสบายใจที่จะพูดคุยถึงปัญหาและอุปสรรคในการทำงาน โดยอาจพูดคุยเป็นการส่วนตัว หรือเปิดโอกาสให้ลูกน้องแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม
– ถามคำถามปลายเปิด: แทนที่จะถามว่า “มีปัญหาอะไรไหม” อาจถามว่า “งานที่ได้รับมอบหมายเป็นอย่างไรบ้าง มีอะไรที่ผมพอจะช่วยได้” เพื่อเปิดโอกาสให้ลูกน้องได้เล่ารายละเอียดมากขึ้น
– รับฟังอย่างตั้งใจ: เมื่อลูกน้องมาปรึกษาปัญหา ให้รับฟังอย่างตั้งใจ ไม่ตัดสิน และแสดงความเข้าใจในความกังวลของลูกน้อง
2. การสังเกตพฤติกรรมและความคืบหน้าของงาน:
– ติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ: สอบถามความคืบหน้าของงานเป็นระยะ ๆ เพื่อให้ทราบว่างานดำเนินไปตามแผนหรือไม่ หากพบว่างานมีความล่าช้าหรือติดขัด อาจเป็นสัญญาณว่าลูกน้องต้องการความช่วยเหลือ
– สังเกตพฤติกรรมที่เปลี่ยนไป: หากลูกน้องมีพฤติกรรมที่เปลี่ยนไป เช่น ดูเครียด วิตกกังวล หรือไม่กระตือรือร้นในการทำงาน อาจเป็นสัญญาณว่าลูกน้องกำลังเผชิญปัญหาในการทำงาน
3. การสร้างช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย:
– การประชุมทีม: จัดประชุมทีมเป็นประจำเพื่อให้ลูกน้องมีโอกาสรายงานความคืบหน้าของงาน แลกเปลี่ยนความคิดเห็น และขอความช่วยเหลือจากหัวหน้าและเพื่อนร่วมทีม
– ช่องทางการสื่อสารออนไลน์: ใช้เครื่องมือสื่อสารออนไลน์ เช่น อีเมล แชท หรือแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน เพื่อให้ลูกน้องสามารถติดต่อสื่อสารกับหัวหน้าได้สะดวกและรวดเร็ว
– กล่องรับความคิดเห็น: จัดเตรียมกล่องรับความคิดเห็นที่ไม่เปิดเผยชื่อ เพื่อให้ลูกน้องสามารถแจ้งปัญหาหรือข้อเสนอแนะได้โดยไม่ต้องกังวล
4. การสร้างความไว้วางใจและความสัมพันธ์ที่ดี:
– ให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์: สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกน้อง โดยให้ความสนใจ ใส่ใจ และให้กำลังใจในการทำงาน
– แสดงความขอบคุณและชื่นชม: เมื่อลูกน้องทำงานได้ดี หรือมีความพยายามในการแก้ไขปัญหา ควรแสดงความขอบคุณและชื่นชม เพื่อสร้างขวัญกำลังใจและความไว้วางใจ
5. การฝึกอบรมและพัฒนาทักษะ:
– ฝึกอบรมทักษะการสื่อสาร: จัดอบรมให้ลูกน้องมีทักษะการสื่อสารที่ดีขึ้น ทั้งการพูด การฟัง และการเขียน เพื่อให้ลูกน้องสามารถสื่อสารความต้องการและปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
– ฝึกอบรมทักษะการแก้ปัญหา: จัดอบรมให้ลูกน้องมีทักษะในการวิเคราะห์และแก้ไขปัญหา เพื่อให้ลูกน้องสามารถรับมือกับอุปสรรคในการทำงานได้ด้วยตนเอง
6. การใช้ชุดคำถาม Check In ทุกสัปดาห์:
นอกจากนี้ การมีการพูดคุยรายสัปดาห์ด้วยคำถาม Check In ชุดนี้น่าจะช่วยได้
โดยหัวหน้าให้เวลาสัปดาห์ละ 15 นาทีต่อลูกทีม 1 คน ถามเขาว่า
ก. สัปดาห์ที่ผ่านมา ภาพรวมงานที่รับผิดชอบเป็นอย่างไรบ้าง
ข. สัปดาห์ที่ผ่านมา งานที่คุณทำ ด้วยความถนัด คืองานอะไรบ้าง
ค. สัปดาห์ที่ผ่านมา งานที่คุณทำ แต่ไม่ถนัด คืองานอะไรบ้าง
ง. สัปดาห์หน้า ลำดับความสำคัญ ของงานคุณคืออะไรบ้าง
จ. สัปดาห์หน้า คุณต้องการการสนับสนุน อะไรจากหัวหน้าบ้าง
