“คุณเกรียงศักดิ์ ผมเป็นประธานบอร์ดของบริษัทหนึ่งที่ประกอบไปด้วยกรรมการที่เป็นผู้บริหารหกท่านและกรรมการอิสระสองท่าน ผมคิดว่าตนเองน่าจะสามารถทำหน้าที่ประธานที่ดีกว่านี้ได้ครับ”
“ผมจะช่วยคุณได้อย่างไรบ้างครับคุณภิวัฒน์”
“ผมอ่านหนังสือ Chairing the Board โดย John Harper ผู้เขียนพูดไว้ว่า ประธานบอร์ดที่ทันสมัยนั้นต้องทำหน้าที่เป็นโค้ชด้วย เพื่อช่วยให้กรรมการท่านอื่นๆนั้นมีความรู้ ความสามารถ และมีประสิทธิภาพสูงในฐานะกรรมการ
สัปดาห์หน้าจะมีการประชุมบอร์ดประจำเดือน ผมจะบันทึกเทปไว้เพื่อดูว่าตนเองดำเนินการประชุมอย่างไรบ้าง เพื่อเราจะได้มาวิเคราะห์ร่วมกัน จากนั้นผมอยากได้รับการโค้ชเพื่อเป็นโค้ชที่ดีในการประชุมบอร์ดครับ”
สัปดาห์ถัดมา เรานั่งดูและวิเคราะห์เทปการประชุมเป็นเวลาสองชั่วโมง
เมื่อดูจบ ผมจึงถามว่า “คุณคิดว่าตนเองทำอะไรได้ดีในฐานะประธานบอร์ดที่ทันสมัย”
“ผมบริหารเวลาได้ดี เริ่มและจบตรงเวลา เนื้อหาการประชุมเป็นไปตามที่กำหนดไว้ ได้ทำการตัดสินใจในเรื่องสำคัญต่างๆที่วางแผนไว้ แล้วยังมีเวลาเหลือพอที่จะให้กรรมการแต่ละท่านแชร์ประสบการณ์และมุมมอง”
“มีอะไรบ้างที่สามารถทำได้ดีกว่านี้ครับ”
“คราวหน้า ผมจะเริ่มการประชุมด้วยการคุยเรื่องสารทุกสุขดิบสักสองสามนาทีก่อนเพื่อทำให้ทุกๆคนผ่อนคลายมากขึ้น
ผมต้องการให้กำลังใจคุณสยาม ที่เป็นกรรมการอิสระ ให้แสดงออกและพูดมากขึ้น เขาเป็นคนฉลาดมากแต่มักนิ่งเงียบในการประชุม เขาสามารถที่จะให้ประโยชน์กับที่ประชุมมากกว่านี้ ผมควรทำอย่างไรดีครับ”
“คุณต้องการทำอะไรครับ”
“ทำให้คุณสยามมีส่วนร่วมมากขึ้นครับ”
“เพราะอะไรเขาถึงยังไม่มีส่วนร่วมมากพอครับ เจ้าตัวไม่ทราบหรือครับว่าตนควรเป็นผู้ให้ในที่ประชุมมากกว่านี้”
“ผมคิดว่าเจ้าตัวคงไม่ทราบครับ”
“คุณคิดว่าควรทำอย่างไรเพื่อให้คุณสยามตระหนักและเข้าใจเรื่องนี้ครับ”
“ผมควรให้ข้อมูลย้อนกลับที่ตรงไปตรงมาครับ”
“โอเคครับ แล้วเป็นไปได้มั๊ยครับที่หลังจากคุณให้ข้อมูลย้อนกลับแล้วแต่เขาก็ยังคงเป็นเหมือนเดิม”
“เป็นไปได้อย่างสูงเลยครับ”
“อะไรทำให้คุณมั่นใจขนาดนี้ครับ”
“เพราะผมอาจไม่ได้พูดถึงประเด็นที่ต้องการจริงๆ ว่าทำไมเขาจึงไม่แสดงออกมากอย่างที่ผมคาดหวังใว้”
“อะไรน่าจะเป็นต้นตอของปัญหานี้ครับ”
“ผมเชิญคุณสยามมาร่วมในบอร์ดนี้เพราะเขาเป็นกรรมการให้แก่บริษัทลูกของเราด้วย ในการประชุมครั้งนั้นเขาแสดงออก แสดงความคิดเห็น แชร์ไอเดียในเชิงวิพากย์มากมายเลยครับ”
“ความแตกต่างของบอร์ดของบริษัทลูกและบอร์ดของคุณต่างกันอย่างไรครับ”
คุณภิวัฒน์หยุดคิดสักพัก แล้วจึงพูดออกมาว่า “ในการประชุมที่บริษัทลูก เราสองคนเป็นกรรมการด้วยกันทั้งคู่ แต่ที่บอร์ดนี้ผมเป็นประธาน นี่อาจเป็นประเด็นที่ทำให้เกิดช่องว่างครับ”
“คิณคิดว่าอะไรคือต้นเหตุของปัญหาครับ”
“อย่างแรก คือ ความเกรงใจครับ”
“มีอะไรอีกครับ”
“อาจเป็นเพราะบรรทัดฐานของบอร์ดนี้ครับ”
“ขยายความหน่อยครับ”
“ในการประชุมครั้งแรก ผมกำหนดกฏต่างๆเพื่อใช้เป็นบรรทัดฐานในการประชุม กฏข้อหนึ่งพูดถึงการโต้แย้งในที่ประชุม ว่าผมจะไม่รับฟังการโต้แย้งต่างๆที่ไม่มีข้อมูลสนับสนุน เพราะการตัดสินใจของบอร์ดจะต้องมาเหตุผลมารองรับเสมอ จึงไม่ต้องการให้ใช้สัญชาตญาณ หรือความรู้สึกในการตัดสินใจเรื่องต่างๆในที่ประชุมบอร์ด”
“และอย่างไรอีกครับ” ผมยังคงรับฟังโดยไม่ตัดสินสิ่งที่คุณภิวัฒน์พูด
“และ ผมคิดว่ากฏพวกนี้ช่างเป็นสิ่งที่โง่จริงๆ มันบั่นทอนทำให้กรรมการไม่ต้องการแชร์มุมมอง และความคิดเห็นที่มีค่าต่างๆ เป็นกฏที่ไม่สมเหตุสมผลเลยครับ”
“คุณภิวัฒน์ คุณคิดว่าในการประชุมครั้งหน้า คุณจะทำอะไรแตกต่างไปจากเดิมบ้างครับ”
“ผมจะใช้เวลาห้านาทีแรกพูดคุยเรื่อทั่วไปกับกรรมการทุกท่านเพื่อให้เกิดความเป็นกันเอง จากนั้นแจ้งให้ทุกท่านทราบว่าผมต้องการปรับบรรทัดฐานในการประชุมให้ยืดหยุ่นมากขึ้น โดยเฉพาะข้อที่เป็นตัวบั่นทอนการแสดงออกของพวกเขา เพราะมุมมองและความคิดเห็นนั้นอาจไม่มีข้อมูลมาสนับสนุนในบางครั้ง ผมจึงควรที่จะเปิดรับความคิดเห็นของพวกเขาไม่ว่าจะเห็นด้วยหรือไม่ก็ตาม”
“เยี่ยมเลยครับ”
“โค้ชครับ ผมอยากเป็นผู้ฟังที่ดีอย่างโค้ชบ้าง ผมควรทำอย่างไรครับ”
“คุณคิดว่าผมทำอะไรได้ดีครับ”
“โค้ชฟังเงียบๆ แม้บางสิ่งที่ผมพูดออกไปสมควรได้รับการท้าทาย แต่โค้ชก็ไม่ได้ทำครับ”
“ทำไมผมจึงต้องท้าทายคำพูด หรือการกระทำของคุณครับ”
“เพื่อชนะการสนทนาครั้งนั้นๆไงครับ”
“เพื่ออะไรครับ”
“เพื่อแสดงให้เห็นว่าคุณฉลาดกว่าผมครับ”
“ผมจะได้ประโยชน์อะไรจากการกระทำเช่นนั้นครับ”
ภิวัฒน์เงียบไปสักพัก “อ๋อ นี่คือการฟังอย่างไม่ตัดสินผู้พูด ผมไม่จำเป็นต้องเป็นผู้ชนะในการสนทนาเสมอไป ผมไม่จำเป็นต้องพิสูจน์ตนเองว่าฉลาดกว่าผู้อื่น สิ่งที่ผมต้องการจากคู่สนทนาคือให้เขาเปิดใจพูดมากขึ้นต่างหาก”
