1. Onboarding คืออะไร
คือกระบวนการที่ใช้ในการเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่เข้าเริ่มงานได้อย่างมีประสิทธิลสูงสุด
Onboarding เริ่มตั้งแต่ก่อนที่พนักงานจะเริ่มทำงาน จนกระทั่งมาทำงานวันแรก และเข้าสู่ขั้นตอนการ On the job Training (OJT)
ใน YouTube “How to Design The Perfect Onboarding Process” ได้แนะนำแนวทางที่น่าสนใจดังนี้
ในวิดีโอ ได้นำเสนอแนวทางสำหรับการออกแบบกระบวนการ Onboarding พนักงานใหม่
2. ทำไมเราจำเป็นต้องมี Onboarding ที่ดี
2.1 การต้อนรับทำให้พนักงานใหม่รู้สึกยินดีตั้งแต่วันแรกที่มาทำงาน
2.2 เป็นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ทำให้ทุกคนรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม
2.3 ทำให้พนักงานใหม่สามารถทำงานได้เร็วขึ้นและลดระยะเวลาในการเริ่มต้นทำงาน
3. Onboarding ที่ดีทำอย่างไร
Onboarding ที่ดีมีได้หลายรูปแบบ ไม่มีรูปแบบเดียวที่เหมาะกับทุกองค์กร
ต่อไปนี้ตัวอย่างแนวทางปฏิบัติที่ดีและกระบวนการที่คุณสามารถปรับใช้ให้เข้ากับองค์กรของคุณได้
A. ช่วงก่อนเริ่มงาน (Preboarding)
สำหรับช่วงก่อนเริ่มงาน ซึ่งเป็นช่วงตั้งแต่พนักงานได้รับการจ้างงานจนถึงวันแรกที่พวกเขามาทำงาน เราแนะนำให้คุณมุ่งเน้นที่สามประเด็นสำคัญต่อไปนี้
A.1 ส่งข้อความต้อนรับ
ก่อนอื่น ส่งข้อความต้อนรับพนักงานใหม่เพื่อสร้างความตื่นเต้นในการที่พวกเขาได้รับการจ้างงาน บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณรู้สึกตื่นเต้นที่จะได้พบพวกเขาในอีกไม่กี่สัปดาห์
A.2 แนะนำทีมล่วงหน้า
ควรพิจารณาแนะนำทีมให้พนักงานใหม่รู้จักก่อนวันแรก การเริ่มงานใหม่มักจะต้องพบปะกับคนใหม่ ๆ จำนวนมาก ดังนั้นแม้ก่อนที่จะเริ่มทำงาน คุณอาจจะส่งวิดีโอที่มีสมาชิกทีมแนะนำตัวเอง พนักงานใหม่จะได้จำหน้าเพื่อนร่วมงานในวันแรก
A.3 ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์
คือการเตรียมข้อมูลที่จำเป็นให้พนักงานใหม่ เช่น อาจกำหนดเพื่อนคู่หู (Buddy)ให้พนักงานใหม่เพื่อช่วยนำทางและทำความคุ้นเคยกับสถานที่ใหม่ นอกจากนี้ ควรพิจารณาให้ตารางเวลาเพื่อให้พนักงานใหม่รู้ว่าต้องเจอใครและจะเกิดอะไรขึ้นในวันแรก
B. วันแรก
ตอนนี้ถึงเวลาที่พนักงานใหม่จะมาเริ่มทำงานในวันแรก และเรากำลังย้ายจากช่วงก่อนเริ่มงานไปสู่การต้อนรับในวันแรกอย่างแท้จริง
B.1. วางแผนวันแรกที่ดี
การวางแผนวันแรกที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งจะประกอบไปด้วยการพบปะเพื่อนร่วมงานใหม่ มี Buddy พาชมสถานที่ทำงาน บอกพวกเขาว่าที่ไหนมีเครื่องดื่มหรือถ้าคอมพิวเตอร์เสียควรทำอย่างไร พนักงานจะได้รู้จักกับการทำงานในสถานที่ใหม่
B.2 จัดเตรียมอุปกรณ์
ขั้นตอนต่อไปในโปรแกรมการต้อนรับคือการช่วยพนักงานใหม่จัดเตรียมอุปกรณ์ทุกอย่าง เช่น คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ และอุปกรณ์ที่จำเป็นในการทำงาน นอกจากนี้ยังควรเริ่มการฝึกอบรมเบื้องต้นให้พวกเขารู้จักกระบวนการโดยรวมก่อนที่จะไปสู่การฝึกอบรมเชิงลึก
4. On the job training ทำอย่างไร
On the job traiing (OJT) คือการสอนและฝึกปฎิบัติเพื่อให้คนทำงานได้
เอาจเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในกระบวนการ Onboaridng
เพราะเป็นขั้นตอนที่พนักงานใหม่จะได้เรียนรู้ทุกอย่างที่จำเป็นเพื่อความสำเร็จในหน้าที่การงาน
เมื่อพูดถึง OJT ควรพิจารณาการใช้วิธีการเรียนรู้ที่หลากหลาย
ไม่ใช่ทุกอย่างจะต้องอยู่ในห้องเรียนหรือออนไลน์ทั้งหมด
ควรผสมผสานวิธีต่าง ๆ เช่นการใช้การเรียนรู้แบบเกม การแสดงบทบาทสมมติ ฯลฯ
สรุป
สรุปคือ ประเด็นสำคัญที่ควรจดจำมีดังนี้
1. แบ่งการฝึกอบรมออกเป็นส่วนย่อย
อย่ามอบข้อมูลทั้งหมดให้พนักงานใหม่ทีเดียว แต่แบ่งเป็นส่วนเล็ก ๆ ที่ย่อยได้ง่าย
2. การเตรียมตัวก่อนวันแรกเป็นสิ่งสำคัญ
เริ่มสื่อสารกับพนักงานใหม่ตั้งแต่ก่อนที่พวกเขาจะมาถึงวันแรก
3. มีการพูดคุยแบบตัวต่อตัวอย่างสม่ำเสมอ
แม้ว่าเราไม่ได้กล่าวถึงในรายละเอียด แต่สิ่งนี้เป็นสิ่งสำคัญมากในการตรวจสอบความคืบหน้าของพนักงาน
4. กำหนดเพื่อนคู่หู
สุดท้าย กำหนดเพื่อนคู่หูให้พนักงานใหม่ เพราะนี่เป็นวิธีง่าย ๆ ที่จะทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจในงานใหม่
