บริหารการเปลี่ยนแปลงให้สอดคล้องบริบทใหม่

หากคุณเป็น Knowledge Workers ในองค์กรที่กำลังเติบโตหรือมีผลประกอบการที่ดี

แต่คุณรู้สึกว่า งานมันเยอะและยากมากขึ้นกว่าเดิมมาก

อาจจะเป็นสัญญาณว่า คุณหรือทีมงานของคุณ 

ยังไม่ได้ปรับทัศนคติ และพฤติกรรม

ให้สอดคล้องกับการบริบทใหม่ที่ต่างจากเดิมไปมาก

ลองดูภาพใหญ่กันก่อน 

ขณะนี้ในระดับมหภาค การเติบโตทางเศรษฐกิจของประเทศเราไม่ได้ดีแบบเดิม

กำลังซื้อของลูกค้าในเกือบทุกอุตสาหกรรมก็ไม่ได้ดีแบบเดิม

ในขณะที่การแข่งขันที่มีผู้เล่นจาก Platforms ใหม่ ๆ มากขึ้น

และความคาดหวังของพนักงานก็ไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป

หากเราจำแนกประเภทงานของเราเป็นสองลักษณะคือ

1. งาน Routine ที่เป็นกิจกรรมที่ทำเป็นประจำตามกำหนดเวลาหรือแบบแผนที่วางไว้

2. งาน Ad hoc หมายถึง สิ่งที่ทำขึ้นเฉพาะกิจ หรือเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะหน้า โดยไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า 

ตาราง: เปรียบเทียบ Ad hoc และ Routine

ลักษณะ	Ad hoc	Routine
การวางแผน	ไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า	วางแผนไว้ล่วงหน้า
ความถี่	เกิดขึ้นเป็นระยะ	เกิดขึ้นเป็นประจำ
ความยืดหยุ่น	ยืดหยุ่นสูง สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์	ยืดหยุ่นต่ำ ทำตามแผนที่วางไว้
ตัวอย่าง	การประชุมด่วนเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า  การจัดกิจกรรมพิเศษเนื่องในโอกาสสำคัญ งาน Projects ใหม่ / ธุรกิจ New S-Curve	การประชุมทีมประจำสัปดาห์ การตรวจสอบสต็อกสินค้าทุกสิ้นเดือน

Ad hoc เป็นการทำงานที่เน้นการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าหรือตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด                       ในขณะที่ Routine เป็นการทำงานที่เน้นความสม่ำเสมอและเป็นไปตามแผนที่วางไว้ 

ทั้งสองรูปแบบมีประโยชน์ในบริบทที่แตกต่างกัน การเลือกใช้รูปแบบใดขึ้นอยู่กับลักษณะของงานและสถานการณ์ที่เผชิญ

ในอดีต องค์กรที่เติบโตมักจะมีงานประจำ 80% และมีงาน Ad hoc 20%

ในขณะที่ปัจจุบัน องค์กรที่เติบโตมักจะมีงานประจำ 50% และมีงาน Ad hoc 50%

ในขณะที่ โครงสร้างองค์กร ทักษะพนักงาน สไตล์การทำงาน การบริหารผลงาน ยังเป็นแบบเดิมอยู่

ดังนั้น จึงไม่น่าแปลกใจว่า เราจะเจองานเยอะขึ้นและยากขึ้น

ทางแก้คืออะไร 

1. ปรับโครงสร้างองค์กรและระบบการจัดการงาน

สร้างทีมงานข้ามสายงาน (Cross-functional teams): การจัดตั้งทีมงานที่มีความหลากหลายทางด้านทักษะและหน้าที่จะช่วยให้สามารถตอบสนองต่อการทำงานแบบ Ad hoc ได้ดียิ่งขึ้น

กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบใหม่: ปรับโครงสร้างงานและบทบาทของพนักงานให้สอดคล้องกับการทำงานแบบใหม่ โดยเน้นความยืดหยุ่นและการทำงานร่วมกัน

2. พัฒนาทักษะการทำงานแบบ Agile และ Project Management

อบรมการทำงานแบบ Agile: การฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจและสามารถปฏิบัติงานตามหลักการของ Agile จะช่วยเพิ่มความสามารถในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงและการทำงานที่ไม่คาดคิด

ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการที่ทันสมัย: เพื่อช่วยในการติดตามและจัดการงาน Ad hoc ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรที่ยืดหยุ่นและเปิดกว้าง

ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดเผยและโปร่งใส: ให้พนักงานรู้สึกว่าพวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นและแบ่งปันไอเดียได้อย่างอิสระ

สร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้และการปรับตัว: ส่งเสริมให้พนักงานมีความพร้อมในการเรียนรู้และปรับตัวตามสถานการณ์ใหม่ ๆ

4. จัดการทรัพยากรและกำลังคนอย่างมีประสิทธิภาพ

การประเมินทรัพยากรที่จำเป็น: วิเคราะห์และจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสมกับงานที่เข้ามา โดยคำนึงถึงความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน

ใช้การทำงานร่วมกับ Freelancer หรือ Outsource: ในบางกรณี การจ้างงานภายนอกอาจช่วยลดภาระงาน Ad hoc ที่เพิ่มขึ้นได้

5. การใช้เทคโนโลยีและนวัตกรรมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

นำเทคโนโลยี AI และ Automation เข้ามาช่วย: เพื่อช่วยในการทำงาน Routine ที่สามารถทำอัตโนมัติได้ ทำให้ทีมงานมีเวลามากขึ้นในการจัดการงาน Ad hoc

ส่งเสริมการใช้นวัตกรรมและแนวคิดใหม่ ๆ: กระตุ้นให้พนักงานใช้เทคโนโลยีและวิธีการทำงานใหม่ ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การนำข้อแนะนำเหล่านี้ไปปฏิบัติสามารถช่วยให้ทีมงานของคุณปรับตัวและสามารถจัดการกับความท้าทายที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงในบริบทใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความสุขมากขึ้นครับ