ในการทำงานของ Knowledge Workers
การรายงานผลความคืบหน้าในงานต่อหัวหน้างานเป็นบทบาทที่สำคัญ
ส่งผลต่อความสำเร็จของเราและหัวหน้า
แง่คิดเกี่ยวกับการรายงานความคืบหน้า
1. หัวหน้าไม่ชอบความแปลกใจ
หากมีเหตุการณ์ใด ๆ ที่ไม่เป็นไปตามแผนหรือคาดการณ์ไว้ หัวหน้าจะรู้สึกไม่สบายใจ หากเราแจ้งให้หัวหน้าทราบตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยให้หัวหน้าเตรียมรับมือและแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที
ตัวอย่าง
สมมติว่าเราได้รับมอบหมายให้พัฒนาแอปพลิเคชันใหม่ กำหนดส่งมอบภายใน 3 เดือน แต่ปรากฏว่าเกิดความล่าช้าเนื่องจากปัญหาด้านเทคโนโลยี เราควรแจ้งให้หัวหน้าทราบทันที เพื่อให้หัวหน้าสามารถหาทางแก้ไขและกำหนดแผนสำรองได้
2. เรื่องร้ายควรบอกตั้งแต่ความเสียหายเล็กๆ
หากมีเหตุการณ์ที่อาจส่งผลกระทบต่องานของเราหรือองค์กร ให้รีบแจ้งให้หัวหน้าทราบทันที ดีกว่าปล่อยให้ปัญหาบานปลายจนแก้ไขได้ยาก
ตัวอย่าง
สมมติว่าเรากำลังทำงานวิจัยชิ้นหนึ่ง พบว่าข้อมูลบางส่วนไม่ถูกต้อง เราควรรีบแจ้งให้หัวหน้าทราบทันที เพื่อให้หัวหน้าสามารถหาข้อมูลมาแก้ไขได้ทันเวลา
3. คาดการณ์สถานการณ์และบริบทหัวหน้าล่วงหน้า
ก่อนรายงานความคืบหน้า ควรพิจารณาถึงสถานการณ์และบริบทของหัวหน้า เช่น ภารกิจอื่น ๆ ของหัวหน้า ความสนใจของหัวหน้า ฯลฯ เพื่อให้การรายงานมีความเหมาะสม
ตัวอย่าง
สมมติว่าหัวหน้าของเรากำลังเร่งงานโปรเจกต์สำคัญอยู่ เราควรเน้นย้ำความคืบหน้าของงานโปรเจกต์นั้นเป็นพิเศษ
4. เตรียมคำตอบสำหรับคำถามที่อาจถูกถาม
ก่อนรายงานความคืบหน้า ควรเตรียมคำตอบสำหรับคำถามที่อาจถูกถามจากหัวหน้า เช่น ปัญหาที่อาจเกิดขึ้น อุปสรรคที่อาจเจอ แผนแก้ไข ฯลฯ
ตัวอย่าง
สมมติว่าหัวหน้าของเรามีแนวโน้มที่จะถามคำถามเชิงลึกเกี่ยวกับงานของเรา เราควรเตรียมข้อมูลเชิงลึกมานำเสนอให้หัวหน้า
5. ให้ข้อมูลเหมาะสมไม่มากไปเขาอยากรู้เขาถามเอง
ในการรายงานความคืบหน้า ควรให้ข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอ ไม่ควรให้ข้อมูลมากเกินไป เพราะอาจทำให้หัวหน้าสับสนหรือเสียเวลา
ตัวอย่าง
สมมติว่าหัวหน้าของเรามีเวลาจำกัดในการรับฟังรายงาน เราควรสรุปประเด็นสำคัญให้กระชับ
6. สื่อสารเป็นระยะจากเราดีกว่าถูกตามเป็นระยะ
ควรสื่อสารความคืบหน้าของงานให้หัวหน้าทราบเป็นระยะ ๆ ตามความเหมาะสม ดีกว่ารอให้หัวหน้ามาตามงาน
ตัวอย่าง
สมมติว่างานของเรามีกำหนดส่งมอบภายใน 1 เดือน เราควรรายงานความคืบหน้าให้หัวหน้าทราบทุกสัปดาห์
7. ตกลงกับหัวหน้าถึงแนวทางที่ถูกจริตเขา
ควรพูดคุยกับหัวหน้าเพื่อตกลงเกี่ยวกับแนวทางการรายงานความคืบหน้าที่ตรงกับความต้องการของหัวหน้า
ตัวอย่าง
สมมติว่าหัวหน้าของเราชอบการรายงานแบบสรุปสั้น ๆ เราควรรายงานความคืบหน้าให้หัวหน้าทราบแบบนั้น
โดยสรุป
การรายงานความคืบหน้าในงานอย่างมีประสิทธิภาพ ควรคำนึงถึงแง่คิดทั้ง 7 ข้อข้างต้น เพื่อให้หัวหน้าได้รับข้อมูลที่จำเป็นและเพียงพอ ช่วยให้หัวหน้าสามารถวางแผนและตัดสินใจได้อย่างเหมาะสม ส่งผลต่อความสำเร็จของเราและองค์กร
