หน้าที่ผู้จัดการคือ “ทำงานให้สำเร็จผ่านคนอื่น” ผ่านการมอบหมายและติดตามงานที่ดี
บทความนี้จะเริ่มที่การมอบหมายงานแบบมืออาชีพก่อน
คนส่วนใหญ่มักไม่ให้เวลาในการมอบหมายงานให้ดี
แต่มักมีเวลาแก้ปัญหาที่เกิดจากการที่มอบหมายงานไม่ดีของเขาเอง
ศิลปะการมอบหมายงานแบบมืออาชีพเขาทำกันอย่างไร
1. เข้าใจเป้าหมายในอาชีพของแต่ละคนก่อน
2. สื่อสารให้เห็นว่างานสอดคล้องเป้าหมายฯอย่างไร
3. สื่อสารให้ถูกจริตแต่ละบุคคล
4. ถามระดับความมั่นใจ
5. แนะนำปัญหาที่เกิดบ่อย
6. ตกลงวิธีติดตามงาน
ลองมาดูตัวอย่าง ประกอบหลักการนี้ดูครับ
ผู้จัดการฝ่ายการตลาด (ผจก.) จะมอบหมายให้ ดอน เจ้าหน้าที่การตลาดคนใหม่ ซึ่งยังไม่มีประสบการณ์ ให้ไปทำรายงานวิเคราะห์คู่แข่งซึ่งเป็นงานยากพอสมควรสำหรับพนักงานใหม่ ต่อไปนี้คือบทสนทนาของทั้งคู่
ผจก.
“ดอน ตอนสัมภาษณ์งานคุณบอกว่าอยากเป็นหัวหน้าทีมวิจัยในสามปีข้างหน้า ผมมีงานจะมอบหมายให้ทำ ซึ่งเป็นก้าวสำคัญก้าวแรกที่จะเป็นหัวหน้าทีมวิจัยในอนาคต
เท่าที่สังเกต ดอนเป็นคนที่มั่นใจในตนเอง และชอบทำอะไรโดยคิดเองทำเอง พี่จะมอบหมายงานให้ แต่พี่จะไม่ลงรายละเอียดว่าจะทำอย่างไรนะ ขอให้ลองไปศึกษาโครงการเดิมที่เคยทำปีที่แล้ว
พี่ต้องการทราบความเคลื่อนไหวของคู่แข่งหลักสามรายคือ… โดยขอให้ทำรายงานวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อน โดยยึดรูปแบบเดิมประมาณ 75% และอีก 25% ให้ดอนคิดริเริ่มเอง
หากสงสัยอะไรก็มาถามพี่ได้ตลอด
ถ้าจะถามดอนว่าหากระดับความมั่นใจ 100% ดอนคิดว่าตัวเองมั่นใจจะทำออกมาได้ดีเพียงใด”
ดอน “คิดว่าซัก 70% ครับพี่”
ผจก. “ดีแล้ว ปัญหาที่เกิดบ่อย ๆ เวลาทำรายงานลักษณะนี้คือ ทำรายงานจากข้อมูลแหล่งเดียว ดอนควรดูจากแหล่งต่าง ๆ เช่น…..ประกอบด้วย อย่างน้อย 2-3 แหล่ง”
ผจก. “งานนี้ 5 วันน่าจะทำเสร็จ ขอให้ดอนไลน์ให้พี่ทุกเช้านะ พี่จะได้ดูว่าจะช่วยเหลือสนับสนุนอะไรได้บ้าง เวลาไลน์มา ดอนก็ตอบคำถามง่าย ๆ ว่า
1. วันนี้วางแผนจะทำอะไรในโครงการนี้
2. มีอะไรที่หนักใจบ้าง
3. อยากให้พี่ช่วยอะไรอีก”
ดอน “ได้เลยครับพี่”
เมื่อมอบหมายงานได้ดีแล้ว
อย่าลืมเรื่อง การติดตามงานแบบมืออาชีพด้วย
การทำงานต้องมีกำหนดเสร็จ
มืออาชีพ จะไม่รอให้ถึงกำหนดเสร็จแล้วค่อยติดตามงาน
เขาจะวางแผนร่วมกับคนทำงานว่า
วิธีการที่ถูกจริตของแต่ละคนเป็นอย่างไร
ตกลงวิธีติดตามงานตั้งแต่ตอนมอบหมายงาน
นอกจากนี้ ดราสามารถใช้ระบบสนับสนุนในการติดตามงาน
ระบบสนับสนุน เช่น
ก. ใส่วัน/เวลา ที่จะติดตามลงใน E-Calendar
ข. มอบหมายให้มีคน ติดตามในวัน/เวลาที่ตกลงกัน
ข้อควรระวังในการติดตามงานก็คือ
– อย่าใช้ตัวเองเป็นบรรทัดฐาน
– ถามและตรวจสอบวิธีการที่ถูกจริตของแต่ละคน
