การประชุมเป็นส่วนสำคัญของการทำงานในองค์กร แต่หลายครั้งที่การประชุมกลับกลายเป็นการเสียเวลาและไม่มีประสิทธิภาพ บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจข้อมูลเกี่ยวกับการประชุมและวิธีการทำให้การประชุมมี
ประสิทธิภาพมากขึ้น
1. Knowledge Workers ส่วนใหญ่ใช้เวลาประมาณร้อยละเท่าไรในการประชุม
จากการวิจัยพบว่า Knowledge Workers ใช้เวลาประมาณ 35% ของเวลาทำงานไปกับการประชุม ในขณะที่ผู้จัดการหรือผู้บริหารอาจใช้เวลาถึง 50-80% ของเวลาทำงานไปกับการประชุม การประชุมจึงเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลามากและมีผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กร
2. ในการประชุมโดยทั่วไปมีประสิทธิภาพดีเพียงใด
การประชุมโดยทั่วไปมักถูกวิจารณ์ว่าไม่มีประสิทธิภาพ มีการสำรวจพบว่า 67% ของการประชุมไม่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่มีคุณค่าได้ และ 92% ของผู้เข้าร่วมประชุมยอมรับว่าตนเองเสียสมาธิระหว่างการประชุม ซึ่งชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นในการปรับปรุงการจัดการประชุม
3. อะไรบ้างอาจจะเป็นสาเหตุทำให้การประชุมด้อยประสิทธิภาพ
สาเหตุที่ทำให้การประชุมด้อยประสิทธิภาพมีหลายประการ ได้แก่:
– ไม่มีวาระการประชุมที่ชัดเจน: การขาดวาระที่ชัดเจนทำให้การประชุมออกนอกประเด็นและใช้เวลานานเกินไป
– จำนวนผู้เข้าร่วมมากเกินไป: การมีผู้เข้าร่วมมากเกินไปทำให้การสื่อสารไม่คล่องตัวและเสียเวลา
– การเตรียมตัวไม่เพียงพอ: ผู้เข้าร่วมที่ไม่ได้เตรียมตัวมาก่อนทำให้การประชุมต้องใช้เวลาในการอธิบายรายละเอียดมากเกินไป
– การขาดผู้นำที่มีประสิทธิภาพ: การไม่มีผู้นำที่สามารถควบคุมการประชุมได้ดีทำให้การประชุมไม่สามารถหาข้อสรุปได้
4. มีวิธีการป้องกันการประชุมที่ด้อยประสิทธิภาพอย่างไร
การป้องกันการประชุมที่ด้อยประสิทธิภาพสามารถทำได้โดย:
– กำหนดวาระการประชุมที่ชัดเจน: ระบุหัวข้อที่จะพูดคุยและกำหนดเวลาให้แต่ละหัวข้อ
– จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วม: เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการประชุมเท่านั้น
– เตรียมตัวล่วงหน้า: ส่งวาระการประชุมและข้อมูลที่เกี่ยวข้องให้ผู้เข้าร่วมล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนเตรียมตัวมาอย่างดี
– มีผู้นำการประชุมที่มีประสิทธิภาพ: ผู้นำการประชุมควรสามารถควบคุมเวลาและดึงผู้เข้าร่วมกลับเข้าสู่ประเด็นหลักได้
5. หากมีความเห็นขัดแย้งกันประธานควรจัดการอย่างไร
เมื่อเกิดความขัดแย้งในการประชุม ประธานสามารถใช้วิธีการดังนี้:
– ฟังความคิดเห็นของทุกฝ่าย: ให้ทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นและฟังอย่างตั้งใจ
– หาข้อตกลงร่วมกัน: พยายามหาจุดร่วมที่ทุกฝ่ายยอมรับได้
– ใช้การประนีประนอม: หากไม่สามารถหาข้อตกลงได้ ให้ใช้วิธีการประนีประนอมเพื่อให้ทุกฝ่ายพอใจ
– สรุปและยืนยันความเข้าใจร่วมกัน: สรุปประเด็นที่ได้พูดคุยและยืนยันว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน
6. เราจะฝึกฝนตนเองอย่างไรให้ประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การฝึกฝนตนเองให้ประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพสามารถทำได้โดย:
– เตรียมตัวล่วงหน้า: ศึกษาข้อมูลและเตรียมคำถามหรือข้อเสนอแนะก่อนการประชุม
– มีส่วนร่วมอย่างตั้งใจ: ฟังอย่างตั้งใจและมีส่วนร่วมในการอภิปราย
– จดบันทึก: จดบันทึกประเด็นสำคัญและข้อสรุปของการประชุมเพื่อใช้ในการติดตามผล
– ฝึกการสื่อสาร: ฝึกฝนทักษะการสื่อสารเพื่อให้สามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างชัดเจนและตรงประเด็น
– ซักซ้อมหน้ากระจกก่อนการประชุม: หากเราเป็นผู้ร่วมการประชุม เราควรถามและมีส่วนร่วม ดังนั้นเราควรฝึกการตั้งคำถามหน้ากระจกเพื่อลดความเขินอาย/ประหม่า นอกจากนี้หากมีคนมีความเห็นต่างเราควรสามารถถกแถลงกับเขาได้ด้วยการซ้อมไว้ก่อน
การประชุมที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังสามารถสร้างผลลัพธ์ที่มีคุณค่าและช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
นอกาจากนี้ ห้องประชุมคือเวทีที่ผู้บริหารระดับสูงประเมินศักยภาพของคนทำงาน
เราจึงควรเตรียมตัวอย่างดีเยี่ยมในทุกการประชุม แม้ว่าเราอาจจะเป็นเพียงผู้ร่วมประชุม
