“ทำไมคุณต้องพกเครื่องคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก 2 เครื่อง มาเวิร์กช็อปนี้ละคะ” คุณแดงผู้ประสานงานถาม
“Mark Spitz นักว่ายน้ำ 9 เหรียญทอง โอลิมปิกในช่วงปี 1965 – 1972 บอกว่า ถ้าคุณล้มเหลวในการเตรียมตัว คุณก็เตรียมตัวไปพบกับความล้มเหลว”
“เตรียมมากมายอย่างนี้ไม่เครียดไปหรือคะ”
“ก็ถูกครับ แต่ว่ามันเครียดกว่านะ หากเตรียมไปน้อยแล้วเกิดปัญหา จากหนังสือ Made to stick โดย Chip Heath และ Dan Heath เขายกคำพูดของผู้พัน Tom Kolditz อาจารย์ที่วิทยาลัยทหารเวสต์ปอยต์ บอกว่า ไม่มีแผนการรบไหนดีเมื่อเผชิญหน้าศัตรู เมื่อเราวางแผนการรบกับเวลารบจริงมันจะแตกต่างกันไป เพราะสถานการณ์เปลี่ยน อากาศเปลี่ยน ศัตรูลงมือต่างจากที่วางแผนไว้ แผนการรบส่วนใหญ่ไร้ค่าหลังการรบ 10 นาที”
คุณแดงพยักหน้า “ก็จริงคะ ไม่มีโครงการไหนที่เป็นไปตามแผนที่วางไว้เลย”
“เราวางแผนเก่งทุกคนครับ แต่เราเตรียมตัวไม่ดีพอ ผมจะเล่าตัวอย่างให้ฟัง
1. ครั้งหนึ่งผมไปโค้ชผู้บริหาร 6 คน จากบริษัทที่ขายคอมพิวเตอร์แห่งหนึ่ง เมื่อผมบรรยายไปครึ่งชั่วโมง ผมก็มอบหมายให้แต่ละคนทำแบบสอบถามจิตวิทยาทางอินเทอร์เน็ต ทุกคนหยิบโน้ตบุ๊กขึ้นมาแล้วเข้าสู่อินเทอร์เน็ตทาง Wireless แต่ว่ามีท่านหนึ่งไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้ นี่เป็นการโค้ชในบริษัท เขาจึงตามเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบ Computer Helpdesk มาช่วย 15 นาที ผ่านไปก็ไม่เวิร์ก ผมจึงให้ยืมเครื่องสำรองของผม ที่จริงผมเตรียมมาเผื่อว่าหากเครื่องหลักของผมมันเกิดไม่เวิร์ก
2. อีกกรณีหนึ่ง ผมเป็นที่ปรึกษาให้กับแผนการเปลี่ยนแปลงที่บริษัทอีกแห่ง เขาจ้างบริษัทวิจัยให้เก็บข้อมูล แล้วนำมาเสนอฝ่ายบริหาร เมื่อถึงเวลานัด 9 โมงเช้า ทีมวิจัยมาถึงแล้วก็ต่อโน้ตบุ๊กเข้ากับเครื่องฉาย ปรากฏว่าไม่เวิร์ก พวกเขาเรียกทีม IT Helpdesk ผ่านไป 15 นาที ดูท่าจะแก้ไขไม่ได้ ผมจึงกลับไปที่รถนำเครื่องโปรเจกเตอร์มาให้เขายืม
สัปดาห์ต่อมาบริษัทวิจัยนี้ มานำเสนอให้ทีมบริหารอีกทีมในห้องประชุมอีกห้อง 9 นาฬิกาตามนัด ทีมวิจัยต่อเครื่องเวิร์กครับ แต่จอกลายเป็นสีฟ้าแก่ ดูไม่ออก ทีม IT Helpdesk ถูกตามมา คราวนี้ 20 นาที เขาแก้ไขได้
ผมมีเรื่องราวเหล่านี้เป็นร้อย”
“ทำไมคนจึงไม่เตรียมตัวให้ดีพอละคะ”
“ผมคิดว่ามีหลายสาเหตุครับ
1. ส่วนใหญ่จะบอกว่าไม่มีเวลา ผมว่าเป็นข้ออ้างมากกว่า ที่จริงผมว่าขาดความมุ่งมั่นรับผิดชอบ (Accountability) มากกว่า เราไม่มีเวลาเตรียมตัวให้ดีพอ จึงเกิดปัญหามาก แต่ว่าเรากลับมีเวลามากมายในการแก้ไขปัญหา ทำไมไม่ทำให้มันดีแต่แรกละครับ
2. คิดเชิงบวก กรณีนี้แหละครับที่ผมคิดว่าเป็นการคิดเชิงบวกผิดสถานการณ์ คนส่วนใหญ่วางแผนพอประมาณแล้วก็คิดว่า มองโลกในแง่ดีคงไม่มีปัญหาอะไรเกิดขึ้นหรอกนะ ผมชอบคำพูดจากหนังสือ The rules of management โดย Richard Templar เวลาวางแผนให้คิดถึงกรณีเลวร้ายสุด ๆ แล้วภาวนาอย่าให้มันเกิด (Plan for the worst – pray for the best)
3. คิดว่าคนอื่นเขาคงอะลุ่มอล่วย อาจจะใช่ คนส่วนใหญ่มักจะยอมให้อภัยในความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่เป็นไร แต่ว่าถ้าเรามีความเป็นมืออาชีพมากเพียงพอ เราจะไม่คิดอย่างนั้น เราต้องคิดว่าเรากำลังติดต่อกับลูกค้าพวก Perfectionism พวกทำอะไรแบบสมบูรณ์แบบ คิดไว้ก่อนว่าพวกนี้เขาต้องการแต่คุณภาพที่เป็นเลิศเท่านั้น แล้วเรามีความรับผิดชอบที่จะต้องส่งมอบแต่คุณภาพที่ดีที่สุดเช่นกัน รับรองว่าลูกค้าไม่หลุดไปคู่แข่งแน่
4. อีกกรณีหนึ่งคือ ไม่สนุกและรักในสิ่งที่ทำ คือไม่มี Passion คนส่วนใหญ่มาทำงานเพื่อ แลกกับเงิน มาทำแบบพอผ่านๆ ไป ไม่ได้มีใจรักหรือสนุกกับงาน เหมือนถูกบังคับให้ทำเสียมากว่า การเตรียมตัวที่ดีหมายถึงการใส่ใจในรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ทุกขั้นตอน ไม่มีรายละเอียดไหนที่เล็กเกินไป จากหนังสือ Inside Steve’s brain โดย Leander Kahney ซึ่งเขียนเกี่ยวกับ สตีฟ จ๊อปส์ ซีอีโอของบริษัท Apple Inc. เขาเล่าว่า เวลาสตีฟตรวจสอบเครื่องคอมพิวเตอร์ต้นแบบ เขาดูจนถึงรายละเอียดเป็นจุด ๆ สตีฟจะก้มไปดูที่จอจนกระทั่งจมูกแนบกับจอ บ่อยครั้งที่เขาพบจุดบกพร่องที่วิศวกรต้นแบบมองข้าม”
