นำเสนอชนะใจบอร์ด

บทความโดย: โค้ชเกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศัย
ภาพ: Werner Pfennig

Suzanne Bates ผู้เขียนหนังสือ Speak Like a CEO: Secrets for Commanding Attention and Getting Results ได้แชร์แง่คิดใน YouTube ความยาวสองนาทีเกี่ยวกับการนำเสนอต่อบอร์ด หรือ Give a presentation to the Board of Directors https://www.youtube.com/watch?v=OS47YXwwW2U

ซูซานบอกว่าการนำเสนอต่อบอร์ดนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย คนส่วนมากประหม่าแม้จะรู้จักสมาชิกบอร์ดแต่ละท่านอยู่ แล้ว เพราะบอร์ดฉลาด มีคำถามยาก ๆ มากมาย แถมคุณยังไม่มีเวลามากพอนักในการนำเสนอ ต่อไปนี้คือ สิบแง่คิดจากซูซาน ซึ่งผมได้แปลมาให้ครับ

1.เช็คให้แน่ใจว่าการนำเสนอของคุณตรงกับความต้องการและความสนใจของบอร์ด คุณเชี่ยวชาญในเรื่องที่ เตรียมมาแต่ต้องไม่ลืมที่จะให้ความสำคัญกับความสนใจเชิงกลยุทธ์ของบอร์ด หน้าที่ของบอร์ดคือหาทิศทาง เชิงกลยุทธ์ขององค์กร และหน้าที่ของคุณคือให้คำแนะนำที่ทำให้บอร์ดสามารถตัดสินใจได้ดีที่สุด

2.นำเสนอภาพรวมและพร้อมจะลงรายละเอียด บอร์ดต้องการข้อมูลเชิงกลยุทธ์ ขณะเดียวกันก็อยากรู้ให้แน่ชัด ว่าคุณมีข้อมูลสนับสนุน ถ้าไม่แน่ใจว่าจะถูกถามคำถามในแง่มุมใด ให้เช็คกับผู้บริหารระดับอาวุโสบางคน เพื่อเตรียมหาข้อมูลไว้ก่อน

3.อย่ารอให้โชคช่วย ระบุคำถามที่น่าจะถูกถามออกมาให้มากที่สุด และหาคำตอบให้ครบทุกข้อ

4.เตรียมบทพูดสำหรับ 2 นาที อย่าแน่ใจถ้าได้รับแจ้งว่ามีเวลา 15 หรือ 30 นาที องค์กรส่วนมากให้เวลานำ

เสนอต่อบอร์ด ประมาณ 7 นาทีหรือน้อยกว่า ฉะนั้นจงเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับบทการนำเสนอ 2 นาที

5.ศึกษาประวัติศาสตร์ของเรื่องที่คุณนำเสนอ เพราะไอเดียของคุณอาจเคยถูกนำเสนอมาก่อนโดยใครบางคน

ตรวจสอบก่อนว่าใครเป็นผู้นำเสนอ และเพราะอะไรจึงเคยนำเสนอไม่ผ่าน

6.ตรวจสอบกับคนอื่นที่นำเสนอก่อนหน้าคุณว่ามีการนำเสนอซํ้าซ้อนกันหรือไม่ อย่าทำให้บอร์ดเสียเวลาเพราะ

คุณไปพูดซํ้ากับคนอื่น บอร์ดอาจไม่ทนและตัดบทคุณได้

7.เตรียมถูกขัดจังหวะ น้อยมากที่เราจะได้นำเสนอตั้งแต่ต้นจนจบโดยไม่ถูกขัดจังหวะจากบอร์ด เตรียมตัวและ

เตรียมใจว่าอาจจะมีคำถามที่ไม่คาดคิด หรือมีความเห็นแทรกเป็นระยะๆ

8.ซ้อม ๆ ๆ ๆ การซ้อมสำคัญมาก แม้คุณจะรู้เรื่องที่เตรียมมาและซ้อมเป็นอย่างดีแล้วก็ตาม แต่ถ้าเกิดออกตัว

ไม่ดีในตอนต้นก็อาจทำให้กู้สถานการณ์ได้ยาก ดังนั้นให้จึงควรจำบทเปิดและเนื้อหาของตนเองให้แม่น

9.ใช้ศัพท์ที่เข้าใจง่าย การใช้ศัพท์เทคนิคทำให้บอร์ดมองคุณว่าเป็นผู้ชำนาญการหรือระดับปฏิบัติการ มากกว่าเป็นผู้บริหารระดับสูง

10.เตรียมสไลด์ที่เรียบง่าย หรือไม่ต้องมีสไลด์เลย การมีรายละเอียดมากอาจทำให้การหารือออกนอกเส้นทาง

ได้ง่าย ถ้าต้องนำเสนอด้วยสไลด์ ให้ส่งให้พวกเขาก่อนวันนำเสนอ ขณะนำเสนอให้พวกเขามุ่งความสนใจมา ที่คุณ ไม่ใช่ที่สไลด์