การจัดการและการมอบหมายหน้าที่อย่างชาญฉลาดเป็นกุญแจสำคัญในการนำทีมหรือองค์กรไปสู่ความสำเร็จ บ่อยครั้งที่เราพบว่าผู้นำที่เก่งกาจในงานของตนเองถูกโปรโมตเป็นตำแหน่งหัวหน้างาน แต่กลับไม่สามารถทำงานผ่านทีมของตนได้เท่าที่ควร ทำให้งานของตนเองและของทีมสะสมเป็นภาระที่ไม่มีทีท่าจะจบสิ้น
เมื่อตำแหน่งและบทบาทไม่ชัดเจน ก็มักจะนำไปสู่การที่ผู้นำทำงานล้นมือแต่ผลลัพธ์ที่ได้กลับไม่เป็นไปตามที่คาดหวัง การจัดสรรเวลาที่เหมาะสมสำหรับการวางแผน การจัดการ และการอำนวยการจึงเป็นสิ่งที่จำเป็น เพื่อให้ผู้นำสามารถมีส่วนร่วมในการสร้างนวัตกรรมและขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้า
ในการปรับปรุงสถานการณ์นี้ ผู้นำควรทำการวิเคราะห์และทบทวนแผนงานเป็นประจำ เพื่อหาจุดที่สามารถปรับปรุงได้ และดำเนินการตามแผนใหม่ที่วางไว้ สิ่งสำคัญคือการมีวินัยในการติดตามผลและประเมินผลงานอย่างต่อเนื่อง ซึ่งจะช่วยให้สามารถปรับแผนได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างเช่น หากผู้จัดการทีมที่มีหน้าที่ในการวางแผนและการจัดการงานประจำวัน พบว่าตัวเองต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าแทนที่จะวางแผนระยะยาว ผู้นั้นควรจะทบทวนและเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดสรรเวลาของตน เพื่อให้สามารถมอบหมายงานที่เป็นปัญหาให้กับผู้อื่นและมุ่งเน้นไปที่การพัฒนากลยุทธ์ที่จะขับเคลื่อนทีมของตนไปข้างหน้า
ในทางปฏิบัติ การจัดทำตารางเวลาที่ชัดเจนและการทบทวนผลงานเป็นประจำสามารถช่วยให้ผู้นำสามารถจัดสรรเวลาของตนได้อย่างเหมาะสม และสามารถส่งมอบหน้าที่ให้กับผู้อื่นในทีมได้อย่างมีประสิทธิผล นี่คือการใช้งานตารางเวลาในการวางแผนและการจัดสรรเวลาให้ตรงกับบทบาทและความรับผิดชอบของแต่ละตำแหน่ง ส่งผลให้ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืนครับ.
ตารางนี้อาจพอช่วยให้เราเข้าใจบทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ และการจัดสรรเวลาของแต่ละตำแหน่งได้ดีขึ้น และนำไปสู่การขับเคลื่อนงาน การจัดการงาน และการอำนวยการงานที่เหมาะสม
% ที่ให้ไว้ในแต่ละช่องนั้น ไม่ได้เป็นการตายตัวว่าจะต้องเป๊ะ ๆ แบบนั้นไปทุกช่อง แต่ให้ไว้เพื่อให้เห็นเป็นการเปรียบเทียบการจัดสรรเวลาของแต่ละระดับ เช่น หัวหน้า วางแผนน้อยกว่า ผู้จัดการ และผู้จัดการวางแผนน้อยกว่าผู้อำนวยการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริบทและประเภทธุรกิจของแต่ละองค์กรด้วยครับ
แนวทางการประยุกต์ใช้แนวคิดนี้
1. ทบทวนแผนที่คิดว่าควรจะเป็น: นั่งลงแล้วประเมินว่า ในเดือนที่ผ่านมา เราควรจัดสรรเวลาอย่างไร
2. วิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้นจริง: ลองเก็บข้อมูลจากตารางการทำงานในเดือนที่ผ่านมา แล้วเทียบแผน
3. วางแผนใหม่: หากมีสิ่งที่ควรปรับปรุง ให้จัดทำแผนใหม่สำหรับเดือนถัดไป
4. ติดตามประเมินผล: ลงมือทำตามแผน และเมื่อผ่านไปหนึ่งเดือน ลองวิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้นจริง
