ปัญหาในการสื่อสารในที่ทำงาน
หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยในองค์กรคือ
ความคลาดเคลื่อนในการสื่อสารระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง
โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเจตนาของหัวหน้าและความเข้าใจของลูกน้องไม่ตรงกัน
สถิติที่น่าสนใจ
หนังสือ “Bringing out the Best in People” โดย Aubrey C. Daniels ระบุว่า
85% ของเวลาผู้บริหารหมดไปกับการนั่งคิดแทนลูกน้อง
แล้วบอกลูกน้องว่าต้องทำอย่างไร
แล้วกลับมาคิดใหม่ว่าจะทำอย่างไรดีเมื่อลูกน้องไม่ทำตามที่บอก
ซึ่งนี่เป็นสัญญาณของการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ
การประเมินความเข้าใจ
สำหรับหัวหน้า
- เวลาที่คุณสื่อสารถึงลูกน้อง คุณคิดว่าเขาควรจะเข้าใจคุณเพียงใด (0-100%)
- หลังจากสื่อสารแล้ว คุณคิดว่าลูกน้องเข้าใจคุณได้ดีเพียงใด (0-100%)
สำหรับลูกน้อง
- เวลาที่คุณสื่อสารถึงหัวหน้า คุณคิดว่าหัวหน้าควรจะเข้าใจคุณเพียงใด (0-100%)
- หลังจากสื่อสารแล้ว คุณคิดว่าหัวหน้าเข้าใจคุณได้ดีเพียงใด (0-100%)
ความจริงในการสื่อสาร
- ผู้พูดมักจะสื่อสารได้ประมาณ 50-75% ของเจตนา
- ผู้ฟังมักจะเข้าใจได้ประมาณ 50-75% ของที่ได้ยิน
- แต่ทั้งสองฝ่ายมักจะคิดว่าเข้าใจเจตนาของกันและกัน 100%
แนวทางแก้ไข
- ลำดับความคิดก่อนพูด: ก่อนพูด เรียบเรียงความคิดให้ชัดเจนก่อนในใจ แล้วจึงพูดออกไป
- สื่อสารอย่างชัดเจน: ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและถูกต้อง
- ฟังอย่างตั้งใจ: พยายามเข้าใจเจตนาของผู้พูด
- สรุปและถามแจกแจง: หลังจากการสื่อสาร สรุปเนื้อหาและเจตนา และถามเพื่อความชัดเจน
- ประเมินตนเอง: ใช้ชุดคำถามที่กล่าวมาข้างต้นเพื่อประเมิน
- ประเมินผลลัพธ์: ดูว่างานที่ได้รับมอบหมายถูกดำเนินการตามเจตนาหรือไม่
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะสร้างความเข้าใจร่วมกันระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง
ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรให้ประสบความสำเร็จ
หลายคนอ่านมาถึงตรงนี้แล้วอาจจะบอกว่ามันดู พื้น ๆ มากเลย (Simple)
แต่ว่าขนาด พื้น ๆ แบบนี้ พวกเรายังสื่อสารกันไม่ค่อยเข้าใจเลย
ลองคิดดูครับว่า “มันเป็นเพราะอะไรครับ”
