ควรรับมือคำถามของบอร์ดอย่างไร

7 พฤษภาคม 2013 4:38 am Coaching

“คุณเกรียงศักดิ์ ผมตอบคำถามบอร์ดได้ไม่ดีเลย สัปดาห์ที่แล้ว ผมนำเสนอโครงการลงทุนที่มีความสำคัญมาก ผมทำได้ไม่ดี  ข้อเสนอเลยไม่ผ่าน ผมไม่ชอบช่วงถาม-ตอบเลย ผมควรทำอย่างไรดีครับ”

“คุณพจน์ ขั้นแรกคือคุณต้องปรับทัศนคติที่คุณมีต่อคำถาม คนส่วนมากมองว่าคำถามของบอร์ดเป็นสิ่งน่ากลัว แต่จริงๆแล้วต้องมองเป็นโอกาส การที่บอร์ดถามก็เป็นการทำตามหน้าที่ พวกเขามีความรู้ ประสบการณ์ มุมมอง และความคิดเห็นที่กว้างขวาง มากมาย  คำถามของพวกเขาเกี่ยวข้องโดยตรงและช่วยให้คุณมองเห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้”

“แล้วผมจะรับมือพวกเขาอย่างไรดีครับ”

“เบนจามิน แฟรงคลิน กล่าวใว้ว่า ถ้าคุณล้มเหลวในการเตรียมตัว เท่ากับคุณเตรียมตัวที่จะล้มเหลว  คุณจะทำอย่างไรเพื่อเตรียมตัวตอบคำถามของพวกเขาได้”

“โค้ชครับ ผมจะศึกษาบันทึกการประชุม เพื่อดูว่าแนวของคำถามคืออะไรบ้าง

บอร์ดหลายท่านเป็นคนมีชื่อเสียง ออกสื่อกันบ่อยๆ ผมสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีคิดของพวกท่านผ่านสื่อเหล่านั้น หรือค้นจากกูเกิ้ล ถ้าทำแบบนี้ผมจะสามารถคาดเดาได้ว่าลักษณะของคำถามจะมาในแนวใหน”

“ดีมากๆเลยครับคุณพจน์ อีกวิธีที่คุณสามารถใช้ในการคาดเดาคำถามคือศึกษาว่าบอร์ดท่านอ่านหนังสืออะไรอยู่  เพราะหนังสือจะบ่งให้เห็นถึงความสนใจของพวกท่าน  นอกจากนั้นปูมหลัง ประสบการณ์ และอาชีพการงานเดิมก็มีความสำคัญเช่นกัน

บอร์ดส่วนมากมองไกลไปในอนาคต คุณควรเรียนรู้เกี่ยวกับแนวโน้มของการเมือง เทคโนโลยี สภาพแวดล้อม พฤติกรรมลูกค้า และคู่แข่ง”

“ต้องเตรียมเยอะขนาดนี้เชียวหรือครับ”

“คุณเจอกับบอร์ดแค่เดือนละหนึ่งครั้ง การนำเสนอของคุณมีการเดิมพันที่สูงเกินไปที่จะรับความเสี่ยงเพราะไม่เตรียมตัว แล้วยังอาจมีผลต่อภาพลักษณ์ และความน่าเชื่อถือของคุณในระยะยาวอีกด้วย

โดยปกติแล้วผู้นำเสนอที่ประสบความสำเร็จจะซ้อมหลายครั้งและคาดเดาถึงคำถามให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ อีกสิ่งที่คุณควรทำคือเชิญท่านอื่นๆที่มีความสำคัญมาร่วมฟังคุณซ้อมและตั้งคำถามแก่คุณด้วย เช่น ซีเอฟโอ ซีโอโอ และซีเอ็มโอ”

“เป็นขั้นตอนการเตรียมตัวที่เยี่ยมมากเลยครับ  แล้วในส่วนของการนำเสนอจริงล่ะครับ”

“ก่อนเริ่มการนำเสนอ คุณควรแจ้งให้ทราบว่าเป้าหมายของการนำเสนอคืออะไร การนำเสนอนี้ยังอยู่ในขั้นตอนการทำงานและต้องการข้อมูลเพิ่มจากบอร์ด หรือต้องการการอนุมัติจากบอร์ด  จากนั้นแจ้งให้บอร์ดทราบว่ากำหนดการของแต่ละหัวข้อเป็นอย่างไร โดยคุณต้องเผื่อเวลาให้กับการ ถาม-ตอบ ในช่วงท้าย  บอกพวกเขาว่าคุณยินดีตอบทุกคำถามในระหว่างการนำเสนอ  แต่ถ้าคำถามใดที่มีคำตอบอยู่ในการนำเสนอ แจ้งให้พวกเขารอฟังต่อไปก่อน  โดยคุณจะจดคำถามใว้แล้วตอบอีกครั้งในภายหลัง”

“พวกเขาจะยอมทำตามหรือครับ”

“ส่วนมากทำตามครับ  และคุณควรพยายามลดจำนวนคำถามให้น้อยที่สุดก่อนเริ่มนำเสนอ  บอร์ดชาวไทยส่วนมากมีเหตุมีผลและไม่ก้าวร้าวมากนักกับผู้นำเสนอ”

“ต่อไปล่ะครับ”

“หลังแจ้งกำหนดการ ให้เริ่มนำเสนอ เมื่อมีคำถาม ให้ขอบคุณผู้ถาม ทำความเข้าใจคำถามโดยการสรุปสิ่งที่ได้ยินโดยใช้คำพูดของตนเอง ถ้าคุณเห็นผู้ถามพยักหน้า ให้ไปที่ขั้นตอนต่อไป

ตอนนี้คุณต้องพิจารณาว่าคำถามนั้นต้องตอบด้วย ข้อมูล หรือความคิดเห็น”

“เพราะอะไรครับ”

“ถ้าเป็นคำถามที่ต้องการ ข้อมูล คุณอาจตอบได้ทันที หรือถ้าคุณไม่มีข้อมูลให้แจ้งตรงๆว่าไม่ทราบแล้วจะหาข้อมูลมาให้ในภายหลัง เป็นเรื่องปกติที่จะไม่รู้ข้อมูลบางอย่าง เช่น บอร์ดถามหาจำนวนประชากรในประเทศไทยเป็นต้น

แต่ถ้าบอร์ดถามเกี่ยวกับแนวโน้มของจำนวนประชากรในสิบปีข้างหน้า คุณต้องตอบโดยใช้วิจารณญาณของตนเอง คุณไม่สามารถตอบว่า ไม่มีความคิดเห็น คุณมีความเห็นแต่ความเห็นของคุณนั้นจะดีพอในสายตาของบอร์ดหรือไม่นั้น  เป็นอีกเรื่องหนึ่ง”

“นอกจากนี้ล่ะครับ”

“ปกติแล้วคำถามของบอร์ดแบ่งออกเป็นสามกลุ่ม – เข้าใจผิด ไม่เห็นประโยชน์ หรือ ไม่ซื้อไอเดียที่คุณนำเสนอ  คุณจะรับมือกับคำถามแต่ละประเภทอย่างไร”

“ความเข้าใจผิด รับมือได้ง่าย เพียงแค่อธิบายใหม่ให้พวกท่านเข้าใจ

ถ้าพวกท่านไม่เห็นประโยชน์ ผมก็ต้องอธิบายให้ทราบว่าประโยชน์ที่แท้จริงมีอะไรบ้างอย่างชัดเจน

แต่หากพวกท่านไม่ซื้อไอเดียที่ผมนำเสนอ ผมต้องโชว์ให้พวกท่านเห็นว่าข้อดี ประโยชน์ของข้อเสนอของผมคืออะไร”

“สิ่งสุดท้ายที่ต้องทราบก็คือ บอร์ดก็คือมนุษย์ บางครั้งก็ยากที่จะคาดเดาว่าคิดอะไรอยู่ จึงจำเป็นที่คุณต้องเตรียมตัวอย่างดีที่สุด  ชีวิตก็แบบนี้แหละครับ แพ้บ้าง ชนะบ้าง”